Ontworpen om op te schalen: gelijktijdige vertaling toevoegen aan evenementen op locatie

Het toevoegen van taalinterpretatie aan evenementen op locatie is traditioneel een logistieke uitdaging geweest. Het betrof vaak het vinden van tolken en vervolgens het organiseren van hun reis, eten en accommodatie — om nog maar te zwijgen over het vinden en opzetten van interpretatieapparatuur.

Gelukkig heeft sinds 2014 de technologie voor Remote Simultaneous Interpretation (RSI) interpretatie sneller, gemakkelijker en kosteneffectiever gemaakt om te organiseren dan ooit tevoren. In dit artikel onderzoeken we hoe RSI werkt voor evenementen op locatie, de voordelen van RSI, en waar evenementplanners op moeten letten bij een ideale RSI-oplossing.

Inhoud

1. Hoe gelijktijdige interpretatie werkt voor evenementen op locatie
2. Vergelijken van traditionele on‑site interpretatie met RSI
3. Hoe RSI het gemakkelijker maakt om taaltoegang te organiseren bij uw evenement op locatie
4. Voorbeelden van RSI‑opstellingen voor on‑site evenementen
5. Wat u nodig heeft om RSI toe te voegen aan uw on‑site evenement

1. Hoe simultane interpretatie werkt voor evenementen op locatie

Simultane vertaling is de handeling waarbij spraak van de ene taal naar de andere wordt vertaald, terwijl die spraak nog wordt uitgesproken. Bij traditionele opstellingen vereist dit dat tolken in geluidsdichte cabines op de locatie zitten, terwijl het publiek naar hun vertaling luistert via headsets.

Met RSI wordt deze taak uitgevoerd zonder dat tolken fysiek aanwezig hoeven te zijn op evenementen. In plaats daarvan gebruiken tolken een cloudgebaseerd RSI-platform om hun diensten in realtime vanuit elke locatie ter wereld te leveren.

Alle tolken hebben nodig: een laptop, toegang tot het door u gekozen RSI-platform, een sterke internetverbinding, een microfoon en een hoogwaardige stream van het evenement. In tegenstelling tot traditionele on‑site vertaling, waarbij u beperkt wordt door ruimte en de kosten van het opzetten van meerdere tolkencabines, heeft RSI geen ruimtebeperkingen voor het aantal talen dat u kunt aanbieden.

Dit lijkt eenvoudig genoeg. Maar hoe krijgt het publiek toegang tot taalvertaling? Evenementorganisatoren hebben twee opties. Ze kunnen het publiek voorzien van draadloze headsets die een live feed van het RSI-platform uitzenden. Of deelnemers kunnen de app van uw RSI-partner’s op hun apparaat downloaden, zodat ze de vertaling in de door hen gekozen taal kunnen beluisteren. Veel RSI-platforms zijn toegankelijk via een app of webbrowser.

Een andere optie is dat u RSI altijd kunt combineren met traditionele persoonlijke vertaling. Een voordeel van deze aanpak is dat dezelfde vertaling die het publiek in de evenementruimte hoort, wordt gedeeld met iedereen die het nodig heeft, ongeacht waar ze zich bevinden — bijvoorbeeld een journalist in een pers tent of een spreker op afstand.

2. Vergelijking van traditionele on-site interpretatie met remote interpretatie

Bij het organiseren van on‑site interpretatie zijn evenementplanners verantwoordelijk voor het huren en installeren van interpretatie‑apparatuur en het vinden, instrueren en beheren van tolken. Bij de traditionele on‑site route moet je ook rekening houden met hoe tolken naar de locatie reizen, of ze op tijd kunnen zijn, of ze accommodatie nodig hebben en welke voorzieningen ze daar nodig hebben. Dat is veel werk bovenop alles wat er komt kijken bij het plannen en uitvoeren van een evenement.

Als RSI maakt remote taalinterpretatie voor on‑site evenementen mogelijk, het kan de logistieke last aanzienlijk verminderen en kosten van het inhuren van tolken. Bovendien zullen RSI‑platformen, zoals Interprefy, de belangrijkste verantwoordelijkheden voor het organiseren van interpretatie overnemen, inclusief het werven, instrueren en het dagelijkse beheer van talent. Evenementplanners moeten bepalen welke talen ze willen aanbieden, en hun RSI‑partner zal de rest afhandelen.

Andere voordelen van het gebruik van RSI zijn:

• Grotere keuze van locatie — zonder de noodzaak om grote interpretatiecabines op te zetten, heb je meer keuze tussen locaties.
• Het is milieuvriendelijker — met minder mensen die naar het evenement reizen, RSI helpt de milieu-impact van evenementen te verminderen.
• Toegang tot een bredere talentenpool — in plaats van te vertrouwen op lokaal beschikbare tolken, maakt RSI toegang tot een grote en wereldwijde talentenpool mogelijk, waardoor het gemakkelijker wordt om de best passende tolken te vinden.
• RSI is betrouwbaarder — van last-minute wijzigingen tot annuleringen, en vertraagde vluchten, kunnen minder variabelen fout gaan wanneer tolken op afstand werken. En, als een tolk niet beschikbaar is, RSI-platformen benutten hun netwerk van talent om snel een vervanging te vinden.
• Taalinterpretatie kan worden opgeschaald — als je een online element toevoegt aan je fysieke evenement, kan taalinterpretatie worden opgenomen, vaak zonder extra kosten. Meerdere talen kunnen ook gemakkelijk aan je evenement worden toegevoegd zonder extra inspanning van jouw kant.
• Efficiëntere configuratie — het verzenden en ontvangen van vertaling is aanzienlijk efficiënter, omdat je RSI‑partner al het logistieke zware werk doet. Dit is efficiënter dan het organiseren van apparatuur, tolken en het opzetten van apparatuur en stands op de locatie.
• Toegang tot gebruikersstatistieken — met RSI, je zult weten welke talen je publiek heeft beluisterd, in tegenstelling tot alleen weten hoeveel ontvangers er zijn verdeeld. Op deze manier kun je beoordelen hoe goed je budget wordt besteed aan taalvoorziening.
• Verbeterde gebruikerservaring — met meertalige vergadertechnologieproviders zoals Interprefy, kun je je publiek een breder scala aan taaltoegankelijkheidsopties bieden, inclusief live ondertiteling en gebarentaal. Maar met traditionele on‑site interpretatie, ben je beperkt tot audio‑gebaseerde taalinterpretatie.

Significant, deze voordelen worden genoten zonder concessies te doen aan de kwaliteit of betrouwbaarheid van de dienst.

3. Hoe RSI het gemakkelijker maakt om taaltoegang te organiseren bij fysieke evenementen

4. Voorbeelden van RSI-opstellingen voor op locatie

Zoals we hebben gezien, RSI is niet altijd een vervanging voor interpretatie op locatie. In feite kan het worden gebruikt als een middel om bereik, schaalbaarheid en veelzijdigheid te vergroten. Hier is hoe RSI kan worden toegepast op drie verschillende soorten on‑site‑evenementen.

Scenario 1: Alle tolken zijn ter plaatse, maar RSI wordt gebruikt om taalinterpretatie te streamen.

Stel je voor dat je een grote meertalige conferentie organiseert en je klant wil on‑site interpretatie gefaciliteerd door traditionele stands en IR‑ontvangers. Het maakt de zaak ingewikkelder dat het hoofdpodium naar zeven zalen wordt uitgezonden. Tegelijkertijd moet je simultane interpretatie mogelijk maken voor maximaal 10 talen. De traditionele oplossing zou inhouden dat er kilometers aan kabels over een enorm gebied worden gelegd. Deze kabels zouden worden aangesloten op tientallen laptops terwijl ze tussen elke zaal, het hoofdpodium en de interpreter‑stands kruisen.

RSI lost deze uitdagingen op door een cloud‑gebaseerde oplossing te bieden die ononderbroken taalinterpretatie streamt naar het lokale audionetwerk van elk gebied in het evenement. Het publiek kan vervolgens het evenement via headsets beluisteren in de door hen gekozen taal.

Interprefy leverde RSI voor dit exacte scenario — en hielp de logistiek voor de World Government Summit te vereenvoudigen.

Scenario 2: Alle tolken werken op afstand

U moet taalinterpretatie bieden aan meer dan 18.000 aanwezige gasten. Dit vereist het vinden van meer dan 50 tolken, waarvoor u transport en accommodatie moet regelen. Het veiligstellen van zoveel tolken is een uitdaging, omdat u alleen kunt kiezen uit talent dat naar de locatie kan reizen, waar meer gekwalificeerde kandidaten niet beschikbaar zijn.

Herbalife was in een vergelijkbare situatie toen ze kozen voor remote interpretatie. Onze technologie maakte realtime professionele interpretatie in 27 talen mogelijk, terwijl onze AV-partners het evenement monitoren om een soepele ervaring voor organisatoren, deelnemers en technici te garanderen.

Met onze RSI-oplossing had Herbalife toegang tot een breder scala aan talent en AV-technici hadden eenvoudig en professioneel beheer van taalkoppelingen.

Scenario 3: Een mix van remote en on‑site interpretatie

U heeft on‑site tolken nodig, maar het vervoeren van uw tolken is een uitdaging. Sommigen kunnen bijvoorbeeld ziek worden, of de bestemming kan het reizen tot een te grote logistieke uitdaging maken.

De Interparlementaire Unie (IPU)heeft een mix van remote en on‑site interpretatie aangenomen om twee van hun interpretatieproblemen op te lossen. Het eerste is dat het vervoeren van tolken de CO₂-voetafdruk van evenementen vergroot. Het tweede is dat IPU‑evenementen elk jaar op verschillende locaties plaatsvinden. Dit verhoogt de logistieke complexiteit — vooral omdat voor elk evenement verschillende audio‑visuele leveranciers nodig zijn.

Het omarmen van een mix van interpretatiemethoden verminderde de logistieke last, omdat er minder stands en apparatuur nodig waren. Als hun RSI‑provider hebben wij ook projectmanagementondersteuning geboden. Tegelijkertijd werden hun CO₂‑emissies verminderd, omdat minder tolken en hardware vervoerd moesten worden naar en van het evenement.

5. Wat moet je doen om RSI toe te voegen aan je on‑site‑evenement?

Om te beginnen met het genieten van de voordelen van remote interpretatietechnologie in uw volgende fysieke evenement, neem contact op met ons team. We bespreken hoe onze oplossing kan voldoen aan de live vertaalbehoeften van uw evenementen.

Op de dag van het evenement heeft uw AV-team alleen een computer nodig die de live audio- en videostreams van uw on-site evenement naar Interprefy kan streamen via een eenvoudige browserpagina.

Onze oplossing heeft vele meertalige hybride evenementen mogelijk gemaakt — en onze klanten omvatten onder andere Google, UEFA, en J.P. Morgan.

Met een lange geschiedenis in het leveren van interpretatie voor on-site evenementen, omvat onze service uitgebreide technische en projectondersteuning. Wij geloven dat u precies moet krijgen waarvoor u betaalt, dus passen wij onze offertes aan om te voldoen aan de exacte eisen en omstandigheden van elk evenement.