Ontworpen om op te schalen: gelijktijdige vertaling toevoegen aan evenementen op locatie

Het toevoegen van taalinterpretatie aan evenementen op locatie is traditioneel een logistieke uitdaging geweest. Het betrof vaak het vinden van tolken en vervolgens het organiseren van hun reis, maaltijden en accommodatie — om nog maar te zwijgen van het inkopen en installeren van interpretatieapparatuur.

Gelukkig heeft sinds 2014 de technologie voor Remote Simultaneous Interpretation (RSI) interpretatie sneller, eenvoudiger en kosteneffectiever gemaakt om te organiseren dan ooit tevoren. In dit artikel onderzoeken we hoe RSI werkt voor evenementen op locatie, de voordelen van RSI, en waar evenementplanners op moeten letten bij een ideale RSI-oplossing.

Inhoud

1. Hoe gelijktijdige interpretatie werkt voor evenementen op locatie
2. Vergelijken van traditionele on‑site interpretatie met RSI
3. Hoe RSI het gemakkelijker maakt om taaltoegang te organiseren bij uw evenement op locatie
4. Voorbeelden van RSI‑opstellingen voor on‑site evenementen
5. Wat u nodig heeft om RSI toe te voegen aan uw on‑site evenement

1. Hoe simultane interpretatie werkt voor evenementen op locatie

Simultane vertaling is de handeling waarbij gesproken tekst van de ene taal naar de andere wordt vertaald, terwijl de spreker nog aan het praten is. Bij traditionele opstellingen vereist dit dat tolken in geluidsdichte cabines op de locatie zitten, terwijl het publiek hun vertaling via headsets beluistert.

Met RSI wordt deze taak uitgevoerd zonder dat tolken fysiek aanwezig hoeven te zijn op evenementen. In plaats daarvan gebruiken tolken een cloudgebaseerd RSI‑platform om hun diensten in realtime vanuit elke locatie ter wereld te leveren.

Alle tolken hebben een laptop nodig, toegang tot het door u gekozen RSI‑platform, een sterke internetverbinding, een microfoon en een hoogwaardige stream van het evenement. In tegenstelling tot traditionele on‑site vertaling, waarbij u beperkt wordt door ruimte en de kosten van het opzetten van meerdere tolkencabines, kent RSI geen ruimtebeperkingen voor het aantal talen dat u kunt aanbieden.

Dit lijkt eenvoudig genoeg. Maar hoe krijgt het publiek toegang tot taalvertaling? Evenementorganisatoren hebben twee opties. Ze kunnen het publiek voorzien van draadloze headsets die een live‑feed van het RSI‑platform uitzenden. Of deelnemers kunnen de app van uw RSI‑partner’s downloaden op hun apparaat, zodat ze de vertaling in de door hen gekozen taal kunnen beluisteren. Veel RSI‑platforms zijn toegankelijk via een app of webbrowser.

Een andere optie is dat u RSI altijd kunt combineren met traditionele persoonlijke vertaling. Een voordeel van deze aanpak is dat dezelfde vertaling die het publiek in de evenementruimte beluistert, wordt gedeeld met iedereen die het nodig heeft, ongeacht waar zij zich bevinden — zoals een journalist in een pers tent of een spreker op afstand.

2. Vergelijking van traditionele on-site interpretatie met remote interpretatie

Wanneer u on-site interpretatie organiseert, zijn evenementplanners verantwoordelijk voor het huren en installeren van interpretatieapparatuur en het vinden, instrueren en beheren van tolken. Bij de traditionele on-site aanpak moet u ook rekening houden met hoe tolken naar de locatie reizen, of ze op tijd kunnen zijn, of ze accommodatie nodig hebben en welke voorzieningen ze daar nodig hebben. Dat’s een hoop werk bovenop alles wat komt kijken bij het plannen en uitvoeren van een evenement.

Als RSI maakt remote taalinterpretatie mogelijk voor on-site evenementen, het kan de logistieke last aanzienlijk verminderen en kosten van het inhuren van tolken. Bovendien zullen RSI-platformen, zoals Interprefy, de belangrijkste verantwoordelijkheden voor het organiseren van interpretatie overnemen, inclusief het werven, instrueren en het dagelijkse beheer van talent. Evenementplanners moeten bepalen welke talen zij willen aanbieden, en hun RSI-partner zal de rest afhandelen.

Andere voordelen van het gebruik van RSI zijn:

• Grotere keuze van locatie — zonder de noodzaak om grote interpretatiecabines op te zetten, heeft u meer keuze tussen locaties.
• It’s milieuvriendelijker — met minder mensen die naar het evenement reizen, RSI helpt de milieu-impact van evenementen te verminderen.
• Toegang tot een bredere talentenpool — in plaats van te vertrouwen op lokaal beschikbare tolken, RSI maakt toegang tot een grote en wereldwijde talentenpool mogelijk, waardoor het gemakkelijker wordt om de best passende tolken te vinden.
• RSI is betrouwbaarder — van last-minute wijzigingen tot annuleringen en vertraagde vluchten, kunnen minder variabelen fout gaan wanneer tolken op afstand werken. En, als een tolk niet beschikbaar is, benut RSI-platforms hun netwerk van talent om snel een vervanger te vinden.
• Taalinterpretatie kan worden opgeschaald — als u een online element toevoegt aan uw fysieke evenement, kan taalinterpretatie worden opgenomen, vaak zonder extra kosten. Meerdere talen kunnen ook gemakkelijk aan uw evenement worden toegevoegd zonder extra inspanning van uw kant.
• Meer efficiënte configuratie — Het verzenden en ontvangen van interpretatie is aanzienlijk efficiënter, aangezien uw RSI-partner al het logistieke zware werk uitvoert. Dit is efficiënter dan het organiseren van apparatuur, tolken en het opzetten van apparatuur en stands op de locatie.
• Toegang tot gebruikersstatistieken — met RSI, weet u welke talen uw publiek heeft beluisterd, in tegenstelling tot alleen weten hoeveel ontvangers er zijn verdeeld. Op deze manier kunt u beoordelen hoe goed uw budget wordt besteed aan taalvoorziening.
• Verbeterde gebruikerservaring — met meertalige vergadertechnologieproviders zoals Interprefy, kunt u uw publiek een breder scala aan taaltoegankelijkheidsopties bieden, inclusief live-ondertiteling en gebarentaal. Maar met traditionele on-site interpretatie, u’ bent beperkt tot audio-gebaseerde taalinterpretatie.

Significant, deze voordelen worden genoten zonder concessies te doen aan de kwaliteit of betrouwbaarheid van de dienst.

3. Hoe RSI het gemakkelijker maakt om taaltoegang te organiseren bij fysieke evenementen

4. Voorbeelden van RSI-opstellingen voor op locatie

Zoals we’ hebben gezien, is RSI niet altijd een vervanging voor on-site interpretatie. In feite kan het worden gebruikt als een middel om bereik, schaalbaarheid en veelzijdigheid te vergroten. Hier’ is hoe RSI kan worden toegepast op drie verschillende soorten on-site evenementen.

Scenario 1: Alle tolken zijn ter plaatse, maar RSI wordt gebruikt om taalinterpretatie te streamen.

Stel u zich voor dat u een grote meertalige conferentie organiseert en uw klant on‑site vertaling wil faciliteren via traditionele stands en IR‑ontvangers. De situatie wordt gecompliceerd doordat het hoofdpodium naar zeven zalen moet worden uitgezonden. Tegelijkertijd moet u simultane vertaling mogelijk maken voor maximaal tien talen. De traditionele oplossing zou inhouden dat er kilometers aan kabels over een uitgestrekt gebied moeten worden gelegd. Deze kabels zouden worden aangesloten op tientallen laptops en kruisen tussen elke zaal, het hoofdpodium en de vertaalstands.

RSI lost deze uitdagingen op door een cloudgebaseerde oplossing te bieden die ononderbroken taalinterpretatie streamt naar het lokale audionetwerk van elk gebied tijdens het evenement. Het publiek kan vervolgens via headsets naar het evenement luisteren in de door hen gekozen taal.

Interprefy leverde RSI voor dit exacte scenario — en hielp de logistiek voor de World Government Summit te vereenvoudigen.

Scenario 2: Alle tolken werken op afstand

U moet taalinterpretatie bieden aan meer dan 18.000 aanwezige gasten. Dit vereist het vinden van meer dan 50 tolken, waarvoor u transport en accommodatie moet regelen. Het veiligstellen van zoveel tolken is een uitdaging, omdat u alleen kunt kiezen uit talent dat naar de locatie kan reizen, waar meer gekwalificeerde kandidaten niet beschikbaar zijn.

Herbalife was in een vergelijkbare situatie toen ze kozen voor remote interpretatie. Onze technologie maakte realtime professionele interpretatie in 27 talen mogelijk, terwijl onze AV-partners het evenement monitoren om een soepele ervaring voor organisatoren, deelnemers en technici te garanderen.

Met onze RSI-oplossing had Herbalife toegang tot een breder scala aan talent en AV-technici hadden eenvoudig en professioneel beheer van taalkoppelingen.

Scenario 3: Een mix van remote en on‑site interpretatie

You need on-site interpreters but transporting your interpreters is a challenge. Some may fall sick, for instance, or the destination may make travel too large of a logistical challenge.

The Inter-Parliamentary Union (IPU) adopted a mix of remote and on-site interpretation to solve two of their interpretation issues. The first is that transporting interpreters increases the carbon footprint of events. The second is that IPU events happen in different locations every year. This increases logistical complexity — especially as different audio-visual providers are required for each event.

Embracing a mix of interpretation methods lessened the logistical burden as fewer booths and equipment were required. As their RSI provider, we also provided project management support. At the same time, their carbon emissions were reduced as fewer interpreters and hardware required transportation to and from the event.

5. Wat moet je doen om RSI toe te voegen aan je on‑site‑evenement?

To start enjoying the benefits of remote interpretation technology in your next in-person event, get in touch with our team. We’ll discuss how our solution can meet the live translation needs of your events.

On the day of the event, all your AV team will need is a computer that can stream the live audio and video feeds of your on-site event to Interprefy via a simple browser page.

Our solution has empowered many multilingual hybrid events — and our customers include the likes of Google, UEFA, and J.P Morgan.

With a long history of providing interpretation for on-site events, our service includes extensive technical and project support. We believe that you should get exactly what you pay for, so we tailor our quotes to match the exact requirements and circumstances of each event.