Hoe u succesvol meertalige zakelijke vergaderingen organiseert

Bij het houden van vergaderingen met partners, klanten, leveranciers of collega's in verschillende landen, kan taal vaak een grote belemmering vormen voor succesvolle communicatie.

Om ervoor te zorgen dat de boodschap van de deelnemers aan de vergadering niet verloren gaat in vertaling, kiezen vergaderorganisatoren bij bedrijven, MKB's, NGO's, verenigingen en instellingen ervoor professionele simultane tolken naar hun vergaderingen te brengen.

Integraties van Remote Simultaneous Interpretation (RSI) oplossingenleveranciers zoals Interprefy in populaire vergadersoftware Microsoft Teams of Zoom maakt het gemakkelijk om dit te doen.

Na het ondersteunen van tienduizenden meertalige zakelijke vergaderingen, hebben we enkele belangrijke best practices geïdentificeerd om ervoor te zorgen dat uw meertalige vergaderingen met live-interpretatie soepel verlopen.

Wanneer u meertalige vergaderingen organiseert

Als u een meertalige bijeenkomst met simultaanvertolking organiseert of host, raden wij u aan de onderstaande tips te volgen om succes te garanderen:

1. Deel de gebruikershandleiding van het platform van uw keuze met uw deelnemers vóór de vergadering - Overschrijf nooit de technologische kennis van uw deelnemers en deel de platforminstructies met hen vóór de vergadering. Als ze al weten hoe ze het moeten gebruiken, mogen ze het negeren, maar als ze dat niet doen, kan deze eenvoudige handeling uw vergadering redden. Beter voorkomen dan genezen en het is net zo eenvoudig als het verzenden van de relevante link. Bij Interprefy hebben we alle gebruikershandleidingen van ons product verzameld en publiekelijk beschikbaar gesteld in onze Kennisbank.

2. Informeer uw deelnemers over de best practices voor meertalige vergaderingen' vóór het evenement - Sommige best practices voor online vergaderingen zijn nog belangrijker voor online meertalige vergaderingen. Dit geldt voor de geluidskwaliteit en de noodzaak om geschikte microfoons en koptelefoons te gebruiken. Bij Interprefy hebben we een eenvoudige huishoudvideo (hieronder beschikbaar) samengesteld die deelnemers door enkele basisregels leidt om ervoor te zorgen dat meertalige vergaderingen met tolkvoorziening een succes zijn. U kunt deze van tevoren delen zodat iedereen goed voorbereid is en deze ook afspelen aan het begin van uw vergadering als een snelle en krachtige herinnering.

3. Deel alle relevante presentaties of materialen met de tolken vóór uw vergadering - hoewel uw tolken experts zullen zijn in het onderwerp van uw vergadering, zal het verstrekken van relevante materialen hen helpen vertrouwd te raken met bedrijfsspecifieke termen, namen en jargon die anders mogelijk niet bij hen bekend zijn.
   
   
4. If you are the meeting host, run your audience through your actions verbally - Silence can make your audience feel disconnected from your meeting so try using verbal cues as much as possible to let your participants know what is going on. For example, if you haven't started the meeting because you are waiting for more participants to connect, you might say "I see some participants are still not connected, so we will wait 5 more minutes to start the call".

Wanneer u spreekt op een meertalige vergadering met simultane vertaling

Een succesvolle vergadering hangt sterk af van de kwaliteit van het geluid dat vertalers ontvangen. Hier zijn enkele aanbevelingen voor sprekers om ervoor te zorgen dat vertalers effectief kunnen vertalen en uw boodschap overbrengen:

1. Zorg ervoor dat u zich in een rustige, echo-vrije omgeving bevindt - dit zal niet alleen helpen om beter te concentreren tijdens de vergadering, maar zorgt er ook voor dat uw publiek en vertaler(s) alleen uw stem horen.
   
   
2. Kies plug-in, USB-stijl microfoons - vermijd het gebruik van ingebouwde of draadloze microfoons, omdat ze echo kunnen veroorzaken of tijdens de vergadering zonder batterij komen te zitten. Alstublieft don't gebruik uw computers' ingebouwde microfoons, of airbuds, omdat de geluidskwaliteit simpelweg niet voldoet.
   
   
3. Spreek altijd rechtstreeks in het audioapparaat en vermijd achtergrondgeluid - onbewuste handelingen zoals het ritselen van papier, het klikken van een pen of te ver van de microfoon staan, kunnen de geluidskwaliteit aantasten en een negatieve impact hebben op zowel het publiek als de tolken.
   
   
4. Zorg ervoor dat er slechts één persoon tegelijk spreekt en dat dit in een gematigd tempo gebeurt - wees attent op uw mededeelnemers, maar ook op de tolk. Het is heel gemakkelijk dat deelnemers zich niet betrokken voelen tijdens vergaderingen als ze niet goed kunnen horen of het gesprek niet kunnen volgen, maar dit is nog belangrijker voor de tolk, die de boodschap in een andere taal moet overbrengen. Dit kan eenvoudig worden voorkomen door om beurten te spreken en uw toespraak niet voor te lezen.
   
   
5. Vermijd het wisselen van talen midden in een zin - als u een meertalige spreker bent die vloeiend is in meer dan één taal, kunt u in de verleiding komen om van taal te wisselen tijdens uw toespraak. Als u dat van plan bent, laat dan iedereen van tevoren weten door te zeggen "Ik ga nu overschakelen naar taal X (Italian, Spanish, Arabic, etc.)" zodat mensen die die taal niet begrijpen, kunnen overschakelen naar het juiste taalkanaal en dat tolken ook hun instellingen in de interpretatietool kunnen aanpassen. 

    

Nu u' bent klaar. Zorg ervoor dat u deze stappen volgt, en er zal niets in de weg staan om ervoor te zorgen dat iedereen in de vergadering kan begrijpen en begrepen worden.

Als u'd meer willen weten over hoe Interprefy u kan helpen bij het organiseren van meertalige zakelijke vergaderingen, conferenties, townhalls en meer, aarzel dan niet om vandaag nog een kennismakingsgesprek met ons te boeken.