De meeste gesprekken over duurzaamheid in de evenementenbranche beginnen met locaties, catering en compensatie. Reizen wordt meestal wel genoemd, maar vervolgens terzijde geschoven, omdat reizen van deelnemers en sprekers zelden ter discussie staan: het is immers de reden waarom evenementen op locatie plaatsvinden. Die gedachte klopt. Zakelijke reizen en accommodatie zijn doorgaans verantwoordelijk voor 70 tot 90 procent van de totale uitstoot van een evenement, en reizen van deelnemers vormen meestal de grootste bron binnen dat percentage. In de hele branche kunnen reizen, energie, catering en logistiek samen tot wel 10 procent van de wereldwijde broeikasgasemissies uitmaken.
Binnen datzelfde reisbudget valt een kleinere, minder onderzochte kostenpost: tolken en technische teams, die standaard worden ingevlogen en ter plaatse worden geïnstalleerd, samen met geluidsdichte cabines, mengpanelen en headsets die van land tot land worden verscheept. Al die reizen zijn er niet om deze teams te laten zien. Ze zijn er puur om de ruimte functioneel te maken, waardoor het een van de meest voor de hand liggende posten is om op te bezuinigen.
Tolken op afstand, technici op afstand, hybride leveringsmodellen en minder verplaatsing van apparatuur: dat is het begin, zonder dat er ook maar één deelnemer gevraagd wordt zijn of haar aanwezigheid aan te passen.
De waarde van aanwezigheid in de ruimte, en de beperkingen ervan
Aanwezigheid is het belangrijkst waar de waarde relationeel is. Deelnemers bouwen partnerschappen op. Leidinggevenden peilen de stemming en passen zich in realtime aan. Sponsors willen zichtbaarheid. Dit zijn legitieme, bedrijfskritische redenen om mensen naar een locatie te laten komen, en geen enkel duurzaamheidsbeleid zou deze redenen moeten proberen te ondermijnen.
Maar de ondersteunende cast van een evenement, de mensen wier taak het is om de ruimte mogelijk te maken in plaats van er zelf te zijn, is een andere categorie. Hun bijdrage is functioneel. Die is niet afhankelijk van fysieke nabijheid tot het podium, en steeds vaker is dat ook niet meer nodig.
Taal- en technische teams: een aparte categorie reizigers
Tolken voor conferenties reisden van oudsher standaard internationaal, waarbij ze arriveerden met of geluidsdichte cabines, mengtafels en headsets aantroffen die vervolgens moesten worden vervoerd, geïnstalleerd en weer afgebroken. Technici volgden hetzelfde patroon: in de zaal, achter de cabine, verantwoordelijk voor de geluidskwaliteit waar de deelnemers zich nooit zorgen over hoefden te maken, tenzij er iets misging.
Deze opzet was logisch toen de technologie om het anders te doen nog niet bestond. Simultaanvertaling was afhankelijk van vaste cabines en zichtlijnen tussen de zaal en de luisterruimte. Betrouwbaarheid betekende fysieke aanwezigheid, en decennialang vereiste elke vorm van tolken de aanwezigheid van tolken en audiovisuele teams ter plaatse, wat duizenden vliegreizen kostte die de uitstoot niet verminderden. Deze beperking bepaalde decennialang de evenementenplanning, tot het punt waarop "de tolken komen invliegen" een vanzelfsprekende kostenpost werd in plaats van een beslissing die actief werd genomen.
Die beperking is grotendeels verdwenen. Simultaan tolken op afstand stelt gekwalificeerde tolken in staat om vanuit een studio of een gecertificeerde thuisomgeving overal ter wereld te werken, verbonden met het evenement via een beveiligd platform in plaats van een kabel naar een tolkcabine. Hetzelfde geldt voor de technische productie: geluidstechnici kunnen de signalen op afstand monitoren en beheren, zonder een tolkcabine te hoeven verzenden of een crew te hoeven laten invliegen om deze na afloop af te breken.
Welke veranderingen treden er op in de praktijk?
Het schrappen van tolken en technici van de reisplanning heeft meer voordelen dan alleen het verminderen van vluchten. Het elimineert de kosten voor vrachtvervoer en de installatie van fysieke stands, vermindert de hoeveelheid apparatuur die tussen locaties moet worden verplaatst en verkort de opbouwtijd ter plaatse. Voor organisatoren betekent dit minder logistiek beheer. Voor de omvang van het evenement is het een van de meest eenvoudige bezuinigingen die mogelijk zijn, omdat het geen invloed heeft op de onderdelen van het evenement die afhankelijk zijn van de fysieke aanwezigheid van mensen.
De wiskunde achter duurzaamheid
Dit patroon is in de praktijk al enkele jaren zichtbaar. Toen de Interparlementaire Unie haar 144e Assemblee in Bali hield met een gemengd team van tolken ter plaatse en op afstand, zorgde de inzet van een deel van dat team voor tolken op afstand ervoor dat er tot wel 30 fysieke tolkcabines minder nodig waren, evenals de apparatuur die anders vervoerd, opgeslagen en afgebroken zou moeten worden. Minder tolken die reizen en minder apparatuur die verplaatst wordt, vertaalt zich direct in minder vluchten, minder vracht en een lichtere technische infrastructuur, zonder dat dit de ervaring van de afgevaardigden tijdens de Assemblee beïnvloedt.
Dat sluit aan bij de bredere trend rondom deelname op afstand: omdat reizen en een groot deel van de fysieke inspanning die normaal gesproken nodig is, komen te vervallen, kan een functie op afstand een fractie van de impact hebben van een fysieke bijeenkomst. Volledig virtuele formats zijn naar schatting 50 tot 300 keer kleiner dan fysieke bijeenkomsten. Deze besparing is specifiek van toepassing op tolken en technische teams, en niet op het publiek, en kan worden gerealiseerd zonder de onderdelen van het evenement aan te tasten waarvoor de deelnemers normaal gesproken reizen.
De beslissing nemen door ernaar te streven, in plaats van er standaard voor te kiezen
Een praktische duurzaamheidsstrategie begint met een eerlijke inventarisatie van wie er reist en waarom. Voor elke rol op de passagierslijst is de vraag eenvoudig: hangt de bijdrage van deze persoon af van fysieke aanwezigheid, of van een betrouwbare internetverbinding? Sprekers, medewerkers met klantcontact en iedereen wiens rol relationeel is, vallen doorgaans in de eerste groep. Tolken en technische teams vallen meestal in de tweede groep en kunnen op afstand worden ondersteund zonder kwaliteitsverlies, mits het platform voldoet aan erkende normen voor audio, redundantie en arbeidsomstandigheden van tolken.
Dit is geen eenmalige beslissing. Het is een standaardprocedure die vanaf het begin in de evenementplanning moet worden ingebouwd, zodat het invliegen van een volledig taalkundig en technisch team een bewuste keuze is in plaats van een aangeleerde gewoonte. Ontdek hoe Interprefy hybride levering ondersteunt zonder de kwaliteit van de tolken in gevaar te brengen en bekijk het platform.
Downloaden vanuit de App Store
Downloaden van Google Play
Meer downloadlinks
