6 manieren om uw online evenementen te verbeteren

Consumers have recently undergone a dramatic shift in expectations. Now more and more consumers expect top digital experiences. Organisations are scrambling to update their offerings and the events industry is no different. But as McKinsey research shows, companies only have a short transition period before we settle into the “new normal.”

So what will online events look like under the “new normal?” In his new book, Reinventing Live, entrepreneur and events expert Marco Giberti predicts that online events will become significantly more sophisticated. He writes that “Post-Covid virtual events and webinars will be unrecognizable. It will be like comparing traditional TV with streaming.”

Soon, planners will no longer be able to get away with unprofessional events that “look like a bad video call.” Along with these shifts in customer expectations, event planners face another challenge that impacts event success: Zoom fatigue.

With the rise of remote working, viewers are spending more and more time in online meetings. This can be exhausting and can impact your audience’s drive to attend virtual events. After a long day at work, who wants to spend more time in front of their laptop?

To adapt to the new normal and overcome Zoom fatigue, event planners need to create engaging virtual experiences that win viewer attention. Drawing on some of the best recent online events, we’ve put together six key steps to improving your online events. Let’s dive in.

1. Verhoog de kwaliteit van uw uitzending

Het verbeteren van de kwaliteit van uw uitzending is de belangrijkste stap om meer professionele evenementen te creëren. Dit kan worden opgelost door uw apparatuurbudget te verhogen. Full HD- en 4K-camera's, bijvoorbeeld, helpen u om scherpe kijkervaringen te bieden. Afhankelijk van uw locatie en type evenement kunt u apparatuur huren, waardoor u het kapitaal bespaart dat nodig is om uw eigen uitrusting aan te schaffen.

Na het veiligstellen van de juiste uitrusting is het inhuren van technische ondersteuning cruciaal om ervoor te zorgen dat uw apparatuur optimaal wordt benut en dat uw uitzending vrij is van technische fouten. U kunt ook een videoconferentieplatform gebruiken dat u in staat stelt de kwaliteit van uw uitzending te controleren en technische ondersteuning biedt. Interprefy heeft bijvoorbeeld een pre‑call testfunctie die deelnemers een volledig overzicht geeft van hun audio en video, hun computerinstellingen en internetsnelheid — dit helpt deelnemers hun geluids- en video‑overdrachtskwaliteit te controleren. Het oefenen van het evenement en experimenteren met de plaatsing van camera en microfoon kan uw uitzending eveneens verbeteren.

Na het beheersen van deze elementen kunt u proberen de productiekwaliteit te verbeteren door meer camerahoeken toe te voegen en b‑roll (secundaire opnames) in uw uitzending te integreren. Een andere manier om te garanderen dat uw deelnemers een betrouwbare internetsnelheid hebben, is hen aan te moedigen via een ethernetkabel verbinding te maken. Deze kabels bieden een superieure breedbandverbinding ten opzichte van Wi‑Fi, dus zouden ze door sprekers van het evenement moeten worden gebruikt.

2. Onboard uw sprekers

Hoewel dit meer initiële inspanning vereist, helpt het onboarden van uw sprekers bij het creëren van gecoördineerde evenementen. U kunt bijvoorbeeld deelnemers voorzien van sprekerskits die event’s briefings, tijdschema’s en introductiescripts bevatten. Naast het begrijpen van de structuur van het event’s, moeten sprekers worden getraind in het gebruik van uw evenementplatform. Dit leidt tot een frictieloze ervaring en stelt uw sprekers in staat om volledig gebruik te maken van de functies van uw platform.

Een andere strategie om succesvolle spreekervaringen te waarborgen, is om een checklist voor sprekersetiquette die online spreekbest practices beschrijft, zoals verlichting, webcamhoeken en het dempen van microfoons wanneer er niet gepresenteerd wordt.

In verband met de vorige stap voor het verbeteren van de broadcastkwaliteit, moet u het verzenden van apparatuur naar externe sprekers niet uitsluiten. Hoewel dit enige technische onboarding kan vereisen, leidt dit tot een superieure presentatie ten opzichte van wat webcams en laptopmicrofoons kunnen bieden.

3. Betrek uw publiek

Uw publiek zal uw evenement bijwonen met verschillende apparaten en met uiteenlopende niveaus van digitale geletterdheid. Om deelname eenvoudig te maken, moeten evenementplanners rekening houden met deze verschillen. Dit kan worden bereikt door middelen te bieden die deelnemers helpen toegang te krijgen tot en vervolgens uw evenement te navigeren. Dit kan een sectie met veelgestelde vragen omvatten, samen met een gids voor het gebruik van publieks-evenementtools en functies zoals chatrooms. Interprefy heeft bijvoorbeeld een Kennisbank die gebruikershandleidingen en probleemoplossingstips bevat. 

Hoewel geautomatiseerde herinneringen deelnemers kunnen helpen het evenementenschema bij te houden, kan iets zo eenvoudigs als duidelijke en beknopte copywriting deelnemers de informatie geven die ze nodig hebben om van uw evenement te genieten.

4. Creëer boeiende presentaties en evenementervaringen

Om boeiende evenementbelevingen te creëren, moet u verder kijken dan PowerPoint‑presentaties. Voorzie uw sprekers van stijlvolle presentatiesjablonen die multimedia‑assets bevatten. Om een hoog energieniveau te behouden, overweeg een presentator in te huren die lezingen en sprekers introduceert en uitlegt waarom elk onderwerp waardevol is voor het publiek. U kunt ook muziek verkrijgen van websites zoals Jamendo en Bensound om een vergelijkbare rol te vervullen en het publiek te betrekken tijdens pauzes.

Afhankelijk van hoe functioneel uw evenementplatform is, kunt u tools gebruiken om online betrokkenheid bij evenementen te stimuleren. Online peilingen, quizzen en breakout‑chatrooms, bijvoorbeeld, zijn waardevol om Zoom‑vermoeidheid te doorbreken.

5. Creëer een meertalige conversatie die mensen echt begrijpen

Voor evenementdeelnemers zijn er maar weinig ervaringen die zo frustrerend zijn als het niet duidelijk begrijpen van de boodschap. Met simultane vertaaloplossingen bereiken berichten een breder publiek, maar de interpretatie kan rommelig worden als tolken don’t have de juiste hulpmiddelen om hun werk te doen.

Evenementplanners kunnen dit vermijden en de professionaliteit van hun evenementen verbeteren door te investeren in een professionele remote simultane interpretatieoplossing. Deze tools zijn specifiek ontworpen voor tolken en bevatten functies die u in staat stellen tolken efficiënt in te briefen. Deze oplossingen vereenvoudigen interpretatie door één gebruiksvriendelijk platform te bieden voor alle interpretatiebehoeften. Dit elimineert logistieke obstakels, waardoor tolken zich volledig kunnen richten op het leveren van hoogwaardige interpretatie terwijl deelnemers communiceren in hun voorkeurstaal. Bij Interprefy hebben we bijvoorbeeld een we’ve ontwikkeld een online interpretatieoplossing die’ is gebruikt voor meer dan 30.000 virtuele en hybride evenementen.

6. Maak realtime ondertiteling in verschillende talen mogelijk

Hoewel het geweldig is om uw inhoud in verschillende talen te hebben, voegt het hebben van een geschreven versie in realtime in die talen toe aan de kwaliteit van uw evenement. Real-time ondertiteling stelt deelnemers die niet duidelijk kunnen horen —zij het door een gehoorbeperking of omdat ze zich op een locatie bevinden waar het geluid niet hoorbaar is— in staat om de inhoud van uw evenement te volgen.

Verbeter uw online evenementen

Van het verbeteren van de uitzendkwaliteit tot het onboarden van sprekers en deelnemers, we hebben
gedeeld hoe evenementorganisatoren kunnen voldoen aan de groeiende verwachtingen en de aandacht van het publiek kunnen winnen.

Voor meer tips over het verbeteren van uw online evenement, bekijk onze gids 2021 voor remote en hybride evenementplanning. In deze gids leggen we uit hoe u online evenementtools zoals Zoom, Microsoft Teams en ON24 het beste kunt gebruiken, samen met tips om de opkomst te verhogen via online marketing. Download deze gratis via de onderstaande link.