5 dingen die u kunt leren van 2020’s beste online evenementen

Tot voor kort werden online‑evenementen beschouwd als een laatste redmiddel voor eventprofessionals. Gangbare digitale ervaringen liepen achter op hun fysieke tegenhangers en waren grotendeels het domein van kunsttentoonstellingen en de “echt gedurfde” (of bijna gimmickachtig). 

De komst van de COVID-19-pandemie veranderde dat vrijwel van de ene op de andere dag, toen evenementenprofessionals en bedrijven gedwongen werden over te schakelen op online evenementen, of het risico liepen op ernstige financiële en merkschade. Hoewel niemand ongeschonden is gebleven, hebben degenen die de sprong waagden en online evenementen omarmden niet alleen de financiële impact van de pandemie beperkt, ze hebben ook hun merken top-of-mind gehouden bij collega’s en consumenten, en een nieuwe norm gesteld in digitale ervaringen. 

We hebben 5 voorbeelden van wereldklasse online‑evenementen uit 2020 zorgvuldig geselecteerd om u te inspireren, nu online (en hybride) evenementenplanning de norm wordt. Het zijn onze favoriete voorbeelden van bedrijven die:

1) op het moment van een gepland fysiek evenement zijn overgeschakeld naar een digitale uitvoering, en

2) bedacht en voerde een volledig online ervaring uit van begin tot groot succes. 

Elk van hen belichaamt een onmisbare tip voor eventplanners wanneer u de nieuwe uitdagingen van de virtuele sfeer aangaat, dus neem ze ter harte en geniet van de voordelen van digitalisering! 

Draai met vertrouwen — HubSpot Inbound 2020

Het toonaangevende evenement voor inbound professionals, deze driedaagse marketing- en salesconferentie wordt gewoonlijk persoonlijk gehouden in het Boston Convention Exhibition Centre. Helaas sloeg de pandemie toe toen hun plannen al goed op weg waren, waardoor het HubSpot-team de keuze kreeg om te annuleren of volledig over te stappen op digitaal. 

Het team nam de sprong en ging live met hun allereerste 100% virtuele INBOUND ervaring in september 2020. Een hoge productiewaarde, gecombineerd met top-klasse keynote-sprekers, workshops, paneldiscussies, Q&A’s en een meeslepend platform, hield de deelnemers van begin tot eind betrokken.

Benut merkstem — Apple WWDC20

Juni 2020 zag Apple’s jaarlijkse Worldwide Developers Conference van start gaan met een volledig nieuw digitaal‑enkel formaat. Een aanzienlijke investering in productie zorgde ervoor dat Apple hun kenmerkende professionaliteit en trendsettende stijl behoudde, en bood de deelnemers een conferentie die niet alleen hun eerdere fysieke evenementen evenaarde, maar mogelijk zelfs overtrof.

Met meer dan 100 engineersessies geleid door Apple’s interne team, tot geheel nieuwe ontwikkelaarsforums, één-op-één ontwikkelaarslabs en meer, heeft Apple hun conferentie omgevormd tot meer dan alleen een uitgebreide Zoom‑bijeenkomst. Hoe? Door groeps‑ en individuele of kleine‑groepsinteracties in balans te brengen en zowel open forums als op afspraak georganiseerde workshops (zoals hun ontwikkelaarslabs), net zoals ze zouden hebben bij een fysiek evenement.

Gerelateerd: Het pionieren met nieuwe manieren om vertrouwde evenementen in het digitale domein te organiseren vereist technische ondersteuning, en niet iedereen heeft een intern Apple‑team om op te vertrouwen. Daarom hebben we een e‑book gemaakt over het plannen van uw volgende remote‑ en hybride‑evenement. Het bevat een overzicht van traditionele evenementtypen naast ons advies over hoe ze aangepast kunnen worden aan de online ruimte. Klik op de knop hieronder en download uw exemplaar.

Mis geen moment — World Boxing Association’s 99e Conventies

In juli bracht de World Boxing Association (WBA) de wereldwijde familie samen tijdens hun 100% virtuele, WBA 99th World Convention. In plaats van het evenement volledig te annuleren, schakelden ze over naar een online evenement georganiseerd met behulp van GoToWebinar, GoToMeeting, YouTube en Interprefy (lees de case study).

Meer dan 2,000 mensen wereldwijd namen deel aan dit evenement om te luisteren naar hun sportleiders en hun mening te geven over onderwerpen zoals de toekomst van boksen, gelijkheid en gender, en de strijd tegen doping. Via RSI-diensten konden ze zowel in het Spaans als in het Engels deelnemen, met gemak — waardoor de potentie van virtuele evenementen’ potentieel wordt gerealiseerd om toegangsbarrières weg te nemen en echt toegankelijk te zijn voor meerdere doelgroepen.

Houd mensen verbonden — World Teachers' Day 2020

Wereldonderwijzersdag 2020 op 5 oktober vormde een ongekend moment voor docenten wereldwijd. Live gestreamd op YouTube gedurende 24 uur, meer dan 500.000 mensen wereldwijd stemden af om de 100+ sessies te volgen, aangeboden in 7 talen, om opnieuw te verbinden over wat docenten hebben geleerd tijdens de pandemie en wat er nodig is om beter terug te bouwen.

Online gaan stelde het evenement in staat om verbinding te maken met een half miljoen deelnemers, waarbij de evenementhashtag (#5octLive) in meer dan 26,000 tweets verscheen. Senior Coördinator, Timo Linsenmaier, suggereerde zelfs dat de 22,000 luisterende naar Interprefy’s tolkkanalen zou hoger kunnen zijn geweest met meer gevraagde talen en dat de organisatie zal “definitief tegemoetkomen aan dat terwijl we onze volgende online evenementen plannen. Virtuele evenementen blijven bestaan, en we zullen moeten blijven heroverwegen hoe we de betrokkenheid hoog kunnen houden”.

Verbind wanneer u het meest nodig bent — SBC Digital Summit

De SBC Digital Summit van 2020 transformeerde wat mogelijk was voor de gok- en gamingindustrie. Door de verstoring en (begrijpelijke) annuleringen veroorzaakt door de pandemie te omzeilen, voerde SBC een grootschalige digitale conferentie uit die ervoor zorgde dat 140 leidinggevenden uit de sector een platform hadden om hun zakelijke inzichten te delen wanneer exploitanten en hun toeleveringsketen ze het hardst nodig hadden.

Digital gaan zorgde ervoor dat belanghebbenden in de industrie konden samenwerken op een moment dat veilig bijeenkomen in groepen van welke grootte dan ook bijna onmogelijk was. Dankzij technologie konden deelnemers tentoonstellingen bekijken, lezingen bijwonen en netwerken in een volledig interactieve ruimte die groepen en individuen verbond.  

De beste evenementen steunen op teamwerk

Deze baanbrekende teams hebben ervoor gezorgd dat online‑evenementen niet langer aanvoelen als de arme verwant van “the real thing”. Zullen we terugkeren naar het organiseren van fysieke evenementen? Bijna zeker! Zal het ooit zijn monopolie herwinnen over de manier waarop we verbinden, communiceren en netwerken? Waarschijnlijk niet. 

Online‑evenementen zijn uitgegroeid tot iets eigen, en er’s geen ontsnappen meer aan een slordige aangelegenheid — de lat is permanent hoger gelegd. 

Niemand organiseert een professioneel evenement zonder hulp, en de kwaliteit van uw team bepaalt hoe goed u in staat bent om te voldoen aan de behoeften van uw klant en de bezoekers van het evenement. En niets spreekt kwaliteit als toegankelijkheid. Voor digitale evenementen die de deelname hebben uitgebreid naar een wereldwijd publiek, is het implementeren van deskundige RSI essentieel om toegankelijkheid en inclusiviteit te waarborgen.   

Het aanbieden van uw evenementpubliek toegang tot de evenementinhoud in meerdere talen is een belangrijk onderdeel van het handhaven van de hoge standaard die online‑bezoekers van evenementen verwachten. 

Door gebruik te maken van platforms zoals Interprefy’s, bent u verzekerd van gemoedsrust bij het creëren van zeer toegankelijke evenementen die de betrokkenheid van het publiek vergroten en uw inhoud leveren aan een breder, meertalig publiek. Bereik het publiek in hun taal. Klik op de onderstaande knop en neem contact met ons op om precies te zien hoe eenvoudig het kan zijn.