Hoe Interprefy in te stellen voor virtuele en hybride conferenties

De evenementenindustrie bevindt zich in onbekend terrein. Met veel conferenties die zich moeten aanpassen aan de virtuele omgeving als gevolg van de COVID-19 pandemie, wat houdt de toekomst in voor internationale conferenties, en hoe zal de wereldwijde evenementenindustrie — waarde $1,5 biljoen* — herstellen?

Het goede nieuws is dat herstel is mogelijk. Terwijl het nog te vroeg is om te zeggen of de evenementenindustrie zal terugkeren naar haar biljoen-dollarwaarde, of hoe lang het zal duren om te herstellen en verder te groeien, zijn virtuele conferenties en evenementen nu een levensvatbaar alternatief voor hun fysieke tegenhangers en blijven ze bestaan.

Dat gezegd, we’re allemaal verlangen naar een deel van de persoonlijke evenementbeleving. Fysieke of “offline” evenementen zullen zeker terugkeren, maar ze zullen waarschijnlijk inspelen op hybride doelgroepen. Dit opent meer kansen voor deelnemers wereldwijd — de barrières zijn verdwenen — en voor evenementorganisatoren, meer manieren om waarde te leveren. 

Beheer van een virtuele conferentie

De vraag voor eventprofessionals wordt: “Hoe kunnen we wereldklasse online-evenementen en virtuele conferenties aanbieden?” — het is geen vraag van “If-”. Dus, wat zijn de praktische aspecten van het organiseren van een soepele virtuele conferentie?

Van promotie tot uitvoering en feedback, u’ zult afhankelijk zijn van digitale platforms. Of u nu promoot op sociale medianetwerken of het evenement zelf organiseert. Platforms zoals Intrado, Hopin, SpotMe of ON24 zijn bekende namen en iedereen zal ermee vertrouwd zijn. De meeste van die virtuele conferentieplatformen bieden conferentie‑organisatoren de volgende functies:

• Interactieve en boeiende publieksbeleving
• Hoofdtrajecten en break-out sessies
• Netwerkgebieden en 1:1 chat- en video-mogelijkheden
• Analyse
• Gebruiksvriendelijke tools voor producenten en presentatoren
• Aanpasbare omgevingen

De alomtegenwoordigheid van online platforms maakt het voor deelnemers aan virtuele conferenties gemakkelijk om zich te oriënteren, en de professionele functies zorgen ervoor dat organisatoren meeslepende, waardevolle ervaringen bieden. 

Virtuele conferenties hebben echter unieke uitdagingen. Zo kan, nu de deelname locatie‑onafhankelijk is, het nodig zijn voor organisatoren om vertaalservices in meer talen aan te bieden als ze’re echt inclusief willen blijven. Gelukkig kan dit, met de hulp van Remote Simultaneous Interpretation (RSI), gemakkelijker zijn dan het lijkt.  

Sinds de Covid-19-pandemie heeft Interprefy’s RSI-technologie duizenden virtuele evenementen online gebracht en is het de voorkeursoplossing geworden voor taalinterpretatie bij meertalige, virtuele conferenties en evenementen - van virtuele technologische topbijeenkomsten naar medische congressen. Omdat Interprefy samenwerkt met toonaangevende platformproviders voor in‑app‑interpretatie en naast elk gekozen platform opereert. It’s schaalbaar, flexibel en betrouwbaar, dus of you’re 200 of 10.000 deelnemers host, simultane vertaaldiensten zijn één zorg minder.

Door het toevoegen van Interprefy’s RSI-diensten aan uw virtuele conferentie kunt u:

• Verwijder logistieke complexiteit
  Het cloudgebaseerde platform is eenvoudig te gebruiken, vereist geen configuratie en kan worden opgeschaald om evenementen van elke omvang te bedienen. Interprefy’s projectteam zorgt ervoor dat alles soepel op de achtergrond verloopt.

• Lever content in meer talen
  Interprefy zorgt voor de technologie, levert RSI en vindt de beste conferentie‑tolken met kennis van uw vakgebied om content aan uw publiek te leveren.

• Blijf op uw voorkeursplatform voor evenementen
  Interprefy werkt samen met toonaangevende virtuele evenementenplatformen om een taalkeuzeselector voor interpretatie te integreren in uw gekozen evenementenplatform.

Maar praten over voordelen is één ding. Laten’s demonstreren hoe eenvoudig het opnemen van RSI kan zijn. Hier’s een overzicht van hoe u Interprefy kunt instellen voor uw volgende virtuele conferentie.

Hoe Interprefy in te stellen voor virtuele en hybride conferenties

Interprefy biedt zijn eigen videoconferentieplatform met Connect and Connect Pro. Het biedt state-of-the-art videoconferentiefuncties — zoals chats, actieve hostfunctionaliteit, peilingen en stemmen (in Pro), Interprefy gaat een stap verder door ingebouwde RSI-mogelijkheden aan te bieden.

Gebruikers kunnen bovendien profiteren van de flexibiliteit om RSI toe te voegen aan hun gekozen conferentie‑ en evenementenplatform via Interprefy Select. De software kan op één van twee manieren met uw conferentieplatform verbinden:

• Via een widget of pop‑up venster voor taalselectie
  Indien, net als bij ON24, Intrado, Hopin of SpotMe, het platform een Interprefy‑partner is, wordt er een widget opgenomen in de evenementinterface. Deelnemers kunnen vervolgens een taal selecteren en de audiobron dempen.

• Via de Interprefy mobiele app
  Deelnemers op afstand of ter plaatse downloaden eenvoudig de Interprefy‑app vanuit de app store, voeren de evenementtoken in en luisteren naar de vertaling op hun smartphone terwijl ze de video‑inhoud op hun desktop volgen.

En het verkrijgen van deze functionaliteit is eenvoudig! Hier’s hoe u het stap voor stap instelt:

Interprefy Selecteren

1. Neem contact met ons op voor een offerte voor uw aangevraagde talen en diensten.
2. Uw toegewezen projectmanager vindt de beste tolken voor uw talen en vakgebied. U’ bent welkom om uw vertrouwde tolken mee te nemen, en we’ll leren hen de fijne kneepjes van ons platform.
3. We zullen helpen met de technische integratie, gebruikershandleidingen bieden en evenementtokens maken.
4. Op de dag van het evenement zelf zal ons technische remote‑ondersteuningsteam ook de interpretatiekanalen monitoren.
5. Als u de app gebruikt, downloaden gebruikers eenvoudig de app, voeren de code in en selecteren hun taal.

Interprefy Connect of Connect Pro

1. Zodra uw conferentie-interpretatiediensten bij Interprefy zijn geboekt, zullen wij u de inloggegevens voor elke gebruikersgroep verstrekken.   
2. Gebruikers volgen webinars/conferentiesessies via het browsergebaseerde platform of de mobiele app.
3. Beheerde authenticatie betekent dat organisatoren vooraf lijsten met e‑mailadressen of telefoonnummers kunnen uploaden. Alleen vermelde leden kunnen inloggen op het evenement en ontvangen de bevestigingscode via sms‑tekstbericht of e‑mail om in te loggen.

Het is zo eenvoudig! Wees gerust, wanneer on-site-evenementen hun weg terug naar onze agenda’s vinden, zal ons deskundige team laten zien hoe gemakkelijk het is om zich aan te melden en in te stellen om ook onze on-site-RSI-diensten te gebruiken en on-site-AV-apparatuur te combineren met ons cloud-gebaseerde platform: Interprefy Events en Events Pro.

Lever een succesvolle virtuele conferentie van elke omvang

Overstappen op virtuele evenementen vereist zorg en partners die u kunt vertrouwen. En dat’s waar wij kunnen helpen. Ons platform, Interprefy, is een RSI‑oplossing die wordt gedreven door ondersteuning van begin tot eind, met een toegewijd projectteam dat u ondersteunt gedurende het hele traject, van voorbereiding tot uitvoering. 

Als een service van topklasse hechten wij waarde aan hoge kwaliteit en innovatie — en zorgen we ervoor dat de vertaling betrouwbaar en overal ter wereld toegankelijk is via een netwerk van cloud‑gebaseerde redundante servers. Onze gepatenteerde RSI‑technologie stelt tolken bovendien in staat om op afstand te werken, waardoor het mogelijk is de beste tolken wereldwijd te vinden voor elke taalkombinatie en vakinhoudelijke expertise. 

Om het af te ronden, hebben we geavanceerde beveiligingsfuncties ingebouwd die organisatoren en deelnemers beschermen tegen datalekken zonder concessies te doen aan de kwaliteit van RSI-transmissie. We gebruiken de meest geavanceerde beveiligingsnormen in de sector, waaronder tweefactorauthenticatie (2FA) (in Connect en Connect Pro), enterprise-grade encryptie voor audio- en videostreams, en afzonderlijke online sessies.

Aan de slag

Geïnteresseerd om meer te weten? Neem contact op en boek een 15-minuten gesprek om uw aankomende evenement te bespreken. We zullen u een rondleiding geven door Interprefy en staan klaar om eventuele vragen te beantwoorden.