Gids om het maximale uit virtuele conferentieplatformen te halen

Gezien de uitdagingen die COVID-19 met zich meebrengt, vinden steeds meer evenementen online plaats.

Dankzij moderne technologieën is het gemakkelijker dan ooit voor bedrijven om vergaderingen, conferenties en seminars via internet te verzorgen.

We’re already seeing a rapid shift to digital platforms: in April, Microsoft announced that all of its events will be “digital-only until July 2021” due to the coronavirus pandemic, while the likes of Apple, Facebook, IBM, Dell, Intel, SAP, Qualcomm and others, says Forbes, have “engaged in a quick pivot to create or participate in online events to connect with and serve their customers”.

Maar terwijl de toekomst van evenementen ongetwijfeld digitaal is, “online gaan” is niet zo eenvoudig als het downloaden van een oplossing, deze activeren en delegaten uitnodigen om deel te nemen, vooral voor degenen die grote evenementen in meerdere talen moeten hosten.

Voor deze bedrijven is de enige echte optie een online conferentieplatform dat in staat is evenementen op schaal te leveren aan een meertalige doelgroep.

U bevindt zich mogelijk in deze situatie – maar met zoveel verschillende online conferentieplatformen om uit te kiezen, waar moet u op letten en hoe kunt u het maximale uit de technologie halen?

1. Controleer de mogelijkheid voor externe interpretatie

In het huidige klimaat is de enige manier waarop bedrijven die grote online evenementen voor meertalige doelgroepen organiseren simultane vertaling kunnen bieden, wanneer de tolken op afstand zijn verbonden. Dit soort technologie stelt tolken in staat om vanaf elke locatie te werken, zonder gebruik te maken van ingewikkelde, propriëtaire specialistische apparatuur – ze kunnen gewoon een laptop met hun microfoon en headset gebruiken.

Met een virtueel conferentieplatform op zijn plaats, is er:

• Geen apparatuur nodig ter plaatse – evenementen worden veel veerkrachtiger als er een probleem op locatie is (bijv. apparatuur stopt met werken) of een tolk niet kan reizen (beperkingen, pandemieën zoals COVID-19), ze hebben de optie om op afstand te werken.
• Meer flexibiliteit – uw evenementen zijn niet langer beperkt tot één locatie. U kunt uw evenementen eenvoudig online verplaatsen en uw gebruikelijke tolken inschakelen om hun dienst op afstand te leveren. Bovendien, nu uw evenementen online zijn, kunnen meer mensen deelnemen omdat ze niet langer door reizen worden beperkt. U kunt zelfs hybride of cluster evenementen organiseren – deels op locatie, deels online!
• Lagere kosten – je hoeft niet te betalen voor de reis of accommodatie van tolken, je betaalt alleen voor hun dienst. Het bespaarde geld kan vervolgens worden besteed aan het aanbieden van vertaling in meer talen.
• Betere kwaliteit Je zit niet langer vast met lokaal beschikbare tolken, je kunt de beste tolken ter wereld gebruiken, ongeacht waar ze wonen

Echter, houd er rekening mee dat hoewel een virtueel conferentieplatform mogelijk remote tolken aanbiedt, de aanbieder van deze oplossing een netwerk van gespecialiseerde conferentietolken heeft waaruit u kunt kiezen? Het hebben van het platform is slechts de eerste stap; u heeft nog steeds ervaren, hooggekwalificeerde tolken nodig om uw inhoud in de vereiste talen te leveren.

2. Haal zoveel mogelijk talen binnen

Wanneer u uw evenementen online brengt, vermindert en/of verwijdert u enkele toetredingsdrempels, namelijk: locatie, tijd en kosten.

Maar wat betreft de taal?

On‑site‑evenementen zijn beperkt doordat er’s slechts een beperkte ruimte voor tolkenhokjes, waardoor vaak alleen de paar meest populaire talen worden gekozen. Spiace, die wellicht voor meer deelnemers had kunnen worden gebruikt. Echter, door evenementen online te nemen hoef je je geen zorgen te maken over ruimte en kun je zoveel tolken inschakelen als je wilt. Bovendien, omdat uw evenementen zijn online, u heeft nu toegang tot een veel, veel groter publiek.

Het geld dat u bespaart op infrastructuur kan worden gebruikt om aan te schaffen meer conferentie‑niveau tolken, inclusief taaltolken voor slechts een paar deelnemers. Dit zal niet alleen meer mensen aantrekken voor uw online evenementen, het zal ze ook inclusiever maken, omdat u iedereen.

Ons advies? Controleer of uw aanbieder van het online conferentieplatform een netwerk heeft van conferentieniveau tolken (zoals hierboven vermeld) en diensten. Ze kunnen een korting aanbieden als onderdeel van het pakket, en tolken leveren die vertrouwd zijn met het platform dat u gebruikt.

3. Controleer of technische ondersteuning en/of apparatuur wordt geleverd

Het online brengen van uw evenementen vereist veel meer dan alleen een platform – u heeft een provider nodig die in staat is u te helpen bij het configureren en beheren ervan.

De juiste provider zal in staat zijn u te “onboarden”, dat wil zeggen uitleggen hoe de oplossing werkt, deze voor u implementeren en – tegen een kleine extra vergoeding – toegewijde ondersteuning bieden vóór, tijdens en na uw evenementen.

Bijvoorbeeld, zullen zij:

• Train u en uw team in het gebruik van het platform?
• Biedt u toegewijde ondersteuning vóór, tijdens en na het evenement?
• Helpt u bij het opzetten van apparatuur voor tolken? (Niet zozeer het leveren van de apparatuur zelf, maar het uitleggen hoe u de best mogelijke audio-/videokwaliteit uit de huidige apparaten haalt)
• Audio en/of video opnemen voor gebruik na het evenement, inclusief voor transcripties?

Dit zijn allemaal relatief onschuldige vragen, maar ze moeten toch gesteld worden. Om het maximale uit uw online conferentieplatform te halen, vind een leverancier die u met elk aspect ervan kan helpen, want dit maakt uw leven veel, veel gemakkelijker!

4. Onderzoek kwalificaties en vakinhoudelijke kennis

Laten we’ aannemen dat de provider die u kiest om mee samen te werken een netwerk van tolken op conferentieniveau heeft en dat u enkele van hen wilt inschakelen voor een aankomend evenement.

Maar hoe weet u of u de beste prijs-kwaliteitverhouding krijgt?

Zoals u ’heeft gedaan met het zorgvuldig opzetten van uw online conferentieplatform (en bijbehorende diensten), moet u ervoor zorgen dat de aangeboden tolken daadwerkelijk aan uw eisen voldoen.

Enkele zaken om in gedachten te houden bij het evalueren van de tolken:

• Zijn ze even bekwaam en deskundig als je ze nodig hebt?

Bijvoorbeeld, kunnen zij aantonen dat ze de onderwerpen die tijdens uw evenement besproken zullen worden, begrijpen? Beheersen ze de terminologie? Het zou zinloos zijn om een tolk in te schakelen die de nuances van de inhoud niet begrijpt, omdat ze het materiaal mogelijk verkeerd overbrengen. Dit is vooral belangrijk bij zeer technische onderwerpen, waarbij moeilijk materiaal vaak moet worden samengevat en duidelijk aan het publiek moet worden uitgelegd.

• Wat zijn hun kwalificaties en welk ervaringsniveau heeft u nodig?

Elke interpreter die u kiest, moet gekwalificeerd zijn op een niveau waarop hij/zij zich comfortabel voelt om te spreken over de onderwerpen die u van plan bent te presenteren. Hij/zij moet ook over het juiste ervaringsniveau beschikken zodat hij/zij kalm, beheerst en in staat is om inhoud te leveren in de juiste manier. Bijvoorbeeld, een ervaren interpreter zal consistent kunnen leveren onder druk, en zal in staat zijn om overbodige inhoud te verwijderen en zich te concentreren op de meest relevante elementen.

• Zijn ze bekend met conferentiesoftware/-tools – d.w.z. uw gekozen platform?

Van de vragen tot nu toe is dit wellicht de belangrijkste. De grootste problemen ontstaan wanneer een tolk niet weet hoe hij de technologie die u heeft geïmplementeerd moet gebruiken. Dit betekent dat u geld moet uitgeven om hen te trainen. Gewoonlijk zal een provider in staat zijn om tolken te trainen in het gebruik van hun online conferentieplatform. Ook, als ze een netwerk van tolken hebben, is het waarschijnlijk dat deze tolken al weten hoe ze het al gebruiken.

• Werk samen met een leverancier die u bij elke stap ondersteunt

Bij Interprefy zijn we gespecialiseerd in het leveren van remote simultane interpretatie (RSI) voor meertalige on‑site en online evenementen. We bieden de wereld’s toonaangevende cloud‑gebaseerde RSI‑platform (of virtueel conferentie/online evenementenplatform). Het stelt tolken in staat om vanaf elke locatie, op elk moment, en zonder gespecialiseerde apparatuur te werken, het is eenvoudig op te zetten en te gebruiken, en het is schaalbaar en flexibel (waardoor het geschikt is voor elk evenement).

Als je specifieke talen nodig hebt, kan ons netwerk van taalserviceproviders (LSP) de beste conferentieniveau-interpreten voor je vinden, zodat je je kunt concentreren op het geweldig maken van je evenement. We bieden zelfs technische ondersteuning en expertise om ervoor te zorgen dat je evenementen soepel verlopen.

We staan elke stap van de weg voor je klaar, dus als je echt op zoek bent naar hulp om je evenementen online te brengen – waarom neem je dan niet contact met ons op?

Voor meer informatie over online evenementen en het evalueren van RSI-leveranciers, kunt u hieronder ons gratis e-book downloaden!