"Hybrid event" kan wel het woord van het jaar worden binnen de evenementenindustrie. Het is het gesprek van de dag, het concept van hybride evenementen heeft seismische golven door de evenementenindustrie gestuurd, waardoor de creativiteit en verbeeldingskracht van evenementplanners' wordt aangewakkerd, voorbij de beperkingen van fysieke locaties.
Hybride evenementen bieden unieke evenementkansen nu we een half-digitale, half-fysieke wereld betreden. Volgens EventMB, "66,5% van de evenementorganisatoren plant hybride te gebruiken als hun voorkeursformaat zodra fysieke evenementen worden hervat.”
Maar wat is precies het aspect waardoor de meerderheid van de evenementplanners zich tot Hybrid wendt?
De zes grote voordelen van hybride evenementen
Terwijl het aantal virtuele evenementen dat elke dag wordt georganiseerd blijft toenemen, komen evenementformaten die sterk afhankelijk zijn van een fysieke locatie langzaam terug. We verlangen allemaal naar persoonlijk contact en de Zoom-vermoeidheid heeft zeker geleid tot een sterkere drang om fysiek met elkaar te interacteren. Maar de wereld is veranderd, en de manier waarop we leven en zaken doen zal nooit meer hetzelfde zijn.
Het virtuele component en een snel evoluerend landschap van evenemententechnologie bieden evenementplanners de mogelijkheid om verbluffende evenementen te creëren voor zowel aanwezige publieken als voor degenen die virtueel deelnemen.
1. Schaal uw evenement
Persoonlijke evenementen gaan gepaard met twee grote beperkingen - de eerste is dat de opkomst vaak wordt beperkt door de capaciteit van de locatie, en de tweede is de mogelijkheid voor deelnemers om vrij te nemen, te reizen en de bijbehorende kosten te betalen. De verschuiving naar virtueel heeft aangetoond dat fysieke barrières de weg naar een groot, wereldwijd verspreid publiek niet hoeven te blokkeren.
The Atlantic, bijvoorbeeld, zag een dertiendubbele groei in het aantal bezoekers door het jaarlijkse festival virtueel te maken. Door het beste van beide werelden te combineren, kunnen eventplanners hun volledige bereik benutten om de opkomst drastisch te vergroten.
Een uitstekend voorbeeld van de kansen die hybride biedt, is het Coachella Valley Music and Arts Festival. Met een beperkt aantal tickets beschikbaar, en vele miljoenen die willen deelnemen, besloot het Coachella‑team in 2020 de ervaring naar huizen over de hele wereld te brengen. Het festival investeerde zwaar in live‑streaming op hun YouTube‑kanaal. En terwijl tickethouders het live‑evenement bijwoonden zoals gewoonlijk, was dit voor muziekliefhebbers die couldn't komen, een keerpunt. Een nieuwe term, Couchella, ontstond – met privé‑satellietfeesten thuis op de couch toegevoegd aan het festivalprogramma. Vandaag is het Coachella YouTube‑kanaal gegroeid tot meer dan 1.66M abonnees.
Uiteindelijk kunnen hybride evenementen u helpen uw bereik, websiteverkeer, zakelijke leads en uw ticketverkoop en sponsoring te vergroten.
2. Ontgrendel het betrokkenheidspotentieel van uw publiek
Hybride evenementen kunnen vele formaten aannemen, van het virtueel aanbieden van on-demand opnames na het evenement tot een onderling verbonden ervaring. Een hybride evenement kan veel meer zijn dan alleen het live streamen van het podium naar YouTube. Het ontsluit de mogelijkheid voor alle deelnemers – zowel fysiek als online – om met elkaar, met sprekers en met de inhoud te communiceren. Het biedt de gelegenheid voor deelnemers om ideeën te delen, met presentatoren te interageren en in realtime te netwerken met collega‑deelnemers, waardoor passieve toeschouwers uiteindelijk worden omgevormd tot actieve deelnemers.
Lees meer over tools, tactieken en tips om publieksbetrokkenheid te stimuleren in dit blogartikel.
3. Breid toegankelijkheid en inclusiviteit uit
Hybrid maakt meer inclusieve evenementen mogelijk. Volledig op locatie evenementen zijn locatiegebonden. De enige mensen die kunnen deelnemen, zijn degenen die de middelen, beschikbaarheid, gezondheid—om daar te reizen hebben.
Niet alleen beperkt dit uw aanwezigheid, maar ook de aantrekkingskracht van top‑presentatoren die mogelijk niet in staat zijn zich voor een volledige dag aan uw evenement te committeren.Het bieden van een virtueel toegangspunt tot uw evenement betekent dat u mensen van overal ter wereld kunt aantrekken, waardoor uw inhoud wordt verrijkt met een diversiteit aan perspectieven.
Virtuele evenemententechnologie en -diensten maken het mogelijk. Niet alleen verbinden ze mensen over de hele wereld, maar ze bieden uw diverse deelnemergroepen extra waarde via tools zoals live-vertaling, ondertiteling, gebarentaalinterpretatie of schermlezen.
Werken met een aanbieder van remote simultane interpretatie (RSI) zoals Interprefy, stelt zowel aanwezige als virtuele deelnemers in staat om live vertalingen te raadplegen - ofwel op hun mobiele telefoon of via een Interprefy-integratie in het door u gekozen evenementplatform. Dit betekent dat, ongeacht waar uw publiek aanwezig is, een professionele en vakinhoudelijk onderlegde tolk de toespraak op elk moment in de gewenste taal kan vertalen.
Ontdek hoe u de diversiteit en inclusie van uw online evenement kunt verbeteren in dit blogartikel.
4. Verkrijg meer evenementgegevens en publieksinzichten
Traditioneel moesten evenementplanners vertrouwen op algemene KPI's, zoals registraties of aanwezigheid, om succes te bepalen. Maar het afgelopen jaar hebben virtuele evenementplatformen een overvloed aan gedetailleerde gegevens en inzichten geleverd.
U kunt de aanwezigheid en betrokkenheidsactiviteiten centraliseren en meten in een evenementplatform dat hybride ondersteunt. Door een centrale plek te bieden waar uw virtuele en fysieke deelnemers zich kunnen registreren, tickets kunnen kopen, verbinding maken en on-demand content bekijken, krijgt u waardevolle inzichten in de prestaties van uw evenement. U heeft toegang tot online analyses over hoe deelnemers met uw evenement omgaan, welke sessies ze bijwonen, hoe lang ze blijven en welke onderwerpen de betrokkenheid stimuleren.
Dit zal u uiteindelijk helpen uw doelgroep beter te begrijpen, toekomstige evenementen te verfijnen en uw marketing- en bedrijfsstrategieën af te stemmen.
5. Verbeter uw ecologische voetafdruk
Van reizen tot accommodatie, tot catering tot materiaalafval - wanneer u alle elementen van een fysiek evenement in overweging neemt, kan de CO2-voetafdruk van uw evenement er behoorlijk angstaanjagend uitzien. Een rapport van Hope Solutions suggereert dat Britse evenementenindustrie alleen stoot 1,2 miljard kg CO2e per jaar uit. Virtuele evenementen verbruiken tot wel 40 keer minder CO2-uitstoot dan fysieke evenementen, een andere studie concludeerde eerder dit jaar.
De verschuiving naar virtueel heeft geholpen de impact van de industrie's op emissies drastisch te verminderen. En door de virtuele component te blijven omarmen, kunnen evenementplanners bijdragen aan een groenere toekomst.
6. Blijf flexibel en bereid je voor op het onverwachte
Een van de dingen de afgelopen jaar heeft ons geleerd dat we moeten plannen voor het onverwachte. We kunnen niet voor alle mogelijke verstoringen plannen en moeten wendbaarheid in onze planning integreren om ervoor te zorgen dat evenementen kunnen doorgaan. Het bouwen van een hybride evenement dat niet alleen streaming toevoegt, maar evenveel aandacht besteedt aan virtuele deelnemers als aan fysieke deelnemers, kan helpen het annuleringsrisico te verkleinen.
Conclusie
Hybrid‑evenementen zijn niet ontstaan door de pandemie, maar bestaan al lang vóór de uitvinding van sociale afstand. Het afgelopen jaar heeft echter de manier waarop we leven en werken veranderd, waardoor nieuwe en unieke evenementkansen zijn ontstaan.
Nu we een halfdigitale, halffysieke wereld betreden, kunnen we deelnemers over de hele wereld aantrekken en betrekken. Ongeacht of uw deelnemers in een conferentiecentrum zitten, in een café aan de andere kant van de wereld, of op de bank met hun gezin, ze zullen willen afstemmen.
Op zoek om te ontdekken hoe Interprefy uw meertalige hybride evenementen kan ondersteunen? Plan vandaag nog een kennismakingsgesprek met ons.
Wilt u meer lezen?
Downloaden vanuit de App Store
Downloaden van Google Play
Meer downloadlinks
