Kunnen conferenties doorgaan ondanks de dreiging van het coronavirus?

Als een sector die afhankelijk is van reizen en floreert op persoonlijke interacties (conferenties, seminars en lezingen), is het coronavirus een dringende zorg voor veel professionals in het evenementenbeheer en hun deelnemers alike.

Inderdaad, gezien de snelle verspreiding van het virus’, zijn talrijke evenementen wereldwijd geannuleerd of uitgesteld om het risico op besmetting te minimaliseren. Dit komt doordat internationaal reizen een van de grootste bedreigingen vormt wanneer een pandemie wereldwijde proporties bereikt.

Bovendien hebben sommige landen  tijdelijk de toegang verboden aan buitenlandse staatsburgers die China hebben bezocht om de situatie te helpen beheersen, terwijl alle reizen, behalve “essentiële” reizen van en naar het vasteland van China onder zware restricties vallen. Dus voor degenen in China die van plan zijn om evenementen bij te wonen of zelfs te organiseren (in China of in het buitenland), of voor degenen die van plan zijn naar China te reizen voor een evenement, zijn hun plannen tot stilstand gekomen… maar er zijn oplossingen.

Kan live-streaming de oplossing en de toekomst voor evenementenbeheer zijn?

In dergelijke gevallen biedt technologie vaak de oplossing. Voor sprekers, delegaten en tolken is het fysiek bijwonen van een conferentie of seminar in China tot het einde van de pandemie geen optie. Ook, nu het coronavirus de wereld overspoelt, zijn gezondheid en veiligheid  moet de hoogste prioriteit hebben  onafhankelijk daarvan. Het is dus waarschijnlijk dat hetzelfde geldt voor iedereen die een evenement in het buitenland bijwoont.

Maar wat als die evenementen gehost, beheerd en op afstand geleverd konden worden? Wat als die evenementen aan diverse doelgroepen geleverd konden worden  en in elke taal? Het coronavirus heeft de bewegingsvrijheid van en naar China (en in zekere mate van andere getroffen regio's) mogelijk beperkt, maar er zijn manieren om evenementen te leveren zonder afbreuk te doen aan gezondheid en veiligheid.

Het is volledig mogelijk en de technologie bestaat: we gebruiken het elke dag. Aan de onderkant hebben we Skype, Google Hangouts en andere video‑communicatietools. Deze tools stellen ons in staat vergaderingen te houden en met mensen te communiceren, waar en wanneer dan ook – alleen zonder de vertaaldiensten. Aan de hogere kant hebben we software voor remote evenementconferenties en systemen en diensten voor simultane vertaling. Deze oplossingen maken gesprekken op schaal mogelijk ȁ – ondersteunen  een onbeperkt aantal gebruikers ȁ – en kan realtime interpretatie gebruiken, wat betekent dat taalbarrières nooit een probleem zijn. Met deze technologieën is er geen noodzaak om naar een evenement te reizen, aangezien mensen “digitaal” kunnen deelnemen.

Dus, kan technologie evenementmanagers helpen evenementen te organiseren  ondanks de dreiging van het coronavirus? Absoluut – en Remote Simultaneous Interpretation (RSI) kan helpen.

Wat is remote simultane interpretatie?

Evenementconferentiesoftware is eenvoudig – het stelt u in staat om evenementen digitaal te creëren en te beheren – maar wat betreft Remote Simultaneous Interpretation (RSI)?

Nou, RSI brengt traditionele vertaling een stap verder; in plaats van te wachten tot een spreker een zin in zijn moedertaal heeft voltooid, gaat RSI erom dit te doen  terwijl die zin nog in uitvoering is. Dit wordt simultane interpretatie (SI) genoemd.

Vervolgens heeft u het “remote” element. Door gebruik te maken van moderne technologieën kunnen conferenties van elke omvang toegankelijk worden gemaakt voor meertalige doelgroepen. Het enige wat evenementmanagers hoeven te doen, is tolken inhuren.

Ook, aangezien deze diensten doorgaans cloudgebaseerd zijn en geleverd worden via software of een app, er’s geen behoefte aan tolken of apparatuur ter plaatse. Evenementen worden vervolgens digitaal – alle sprekers en deelnemers hoeven alleen maar verbinding te maken met het platform (via internet of de app) en de tolken vertalen de inhoud in realtime (deelnemers kunnen hun taal aangeven en de juiste vertaling ontvangen). En als deelnemers vragen hebben, kunnen ze deze rechtstreeks in het platform typen.

Voor meer informatie over hoe RSI werkt, klik hier.

Uw evenementbeheer naar een hoger niveau tillen

De voordelen van RSI zijn duidelijk: het’s schaalbaar, efficiënt, kosteneffectief, op afstand en perfect voor situaties waarin sprekers, delegaten en tolken niet kunnen reizen. Het zorgt ervoor dat evenementen soepel kunnen doorgaan en voor iedereen, overal toegankelijk zijn.

• Er is geen behoefte aan infrastructuur – download gewoon het platform of de applicatie en u bent klaar om te gaan.
• Het kan elk aantal sprekers, delegaten en tolken ondersteunen.
• Omdat het digitaal wordt gehost, is er geen reis nodig; dit helpt kosten te verlagen,  duurzaamheid verbeteren en de gezondheid en veiligheid maximaliseren.
• Het is flexibel en veelzijdig – evenementen, conferenties, seminars, vergaderingen kunnen op korte termijn worden geregeld en kunnen vanaf elke locatie worden geleverd, mits er een goede internet- of Wi-Fi-verbinding is.

Heeft u overwogen Interprefy te gebruiken?

Interprefy is een van de toonaangevende RSI-platformen en kan de kosten van het tolken van een evenement met meer dan 50% verlagen zonder concessies te doen aan de kwaliteit.  Het kan worden gebruikt voor conferenties, paneldiscussies, online vergaderingen en webinars, seminars en zelfs kleine bijeenkomsten.

Omdat het cloud-gebaseerd is, is geen apparatuur vereist (wat helpt om vloerruimte te besparen en de duurzaamheid te verbeteren) en kan het samenwerken met bestaande oplossingen voor evenementconferenties voor een “volledige” ervaring. Als er technische problemen optreden tijdens het evenement, staat het ondersteunend personeel altijd klaar om eventuele problemen op te lossen.

Interprefy heeft ook geluid van hoge kwaliteit  zonder te vertrouwen op dure apparatuur zoals radiozenders en microfoons, en deelnemers kunnen hun eigen apparaten gebruiken om naar het geluid te luisteren.

Ten slotte, zonder de noodzaak om zich te richten op het organiseren van vluchten of accommodatie voor sprekers en professionele tolken, kunnen evenementbeheerders zich concentreren op wat het belangrijkst is: de kwaliteit van het evenement en de tolken.