Wat het afgelopen jaar ons heeft geleerd over inclusiviteit bij evenementen

In maart 2020 publiceerden we een blogpost met advies over hoe te de diversiteit en inclusie van uw online evenementen verbeteren. Terwijl het nog de beginfase van de pandemie was en de ware impact van regionale lockdowns nog niet was gezien, was het al duidelijk dat er een dramatische verandering was in hoe evenementen werden gepland, gehost en bijgewoond.

Nu, meer dan een jaar later, we’ hebben de tijd gehad om deze impact zich te laten ontvouwen. Zijn evenementplanners de uitdaging aangegaan en hebben ze ervoor gezorgd dat hun evenementen zo divers en inclusief mogelijk zijn, of hebben de zaken zich verslechterd doordat technologie en virtuele evenementen traditionele barrières en uitsluitingen versterken? Bovendien, nu vaccinatieprogramma’s vorderen en de samenleving zich opent, zullen evenementen terugkeren naar hun pre‑pandemische staat, of zijn fysieke evenementen voorgoed verdwenen?

In dit artikel, we’ll een paar belangrijke lessen onderzoeken die we’ve hebben geleerd over inclusiviteit voor online evenementen als gevolg van de COVID-19-pandemie.

Diversiteit blijft essentieel

Voordat u de lessen bekijkt over hoe u diversiteit en inclusie voor online evenementen kunt maximaliseren, is het ’ de moeite waard om opnieuw te bekijken waarom het vergroten van diversiteit in evenementen zo gunstig blijft voor evenementorganisatoren en -managers.

Aan de ene kant is diversiteit een ethische verplichting. Dit is vanzelfsprekend, aangezien het uitsluiten van iemand van deelname – of van het kunnen genieten van dezelfde kwaliteit van ervaring – alleen omdat ze een andere culturele achtergrond hebben of een andere taal spreken, niet echt eerlijk is en meer kwaad dan goed doet.

Maar er is een concreter voorbeeld voor diversiteit – of het nu op de werkvloer, bij gebruikerstesten voor een product of applicatie, of bij aanwezigheid en deelname aan evenementen is. Diverse meningen en achtergronden leiden tot betere ideeën, minder impliciete vooringenomenheid, en een nauwkeurigere weergave van de manier waarop de samenleving werkelijk is. Voor een bedrijf betekent dit een beter begrip van de sociale, historische en culturele context waarin zij opereren – wat leidt tot een grotere capaciteit om echte behoeften te vervullen en op de lange termijn succesvol te zijn.

Belangrijke voordelen van diversiteit en inclusie in online evenementen omvatten: een verhoogde opkomst, meer inzichtelijke inhoud, betere betrokkenheid, en een algehele grotere sociale voetafdruk die toekomstige evenementen kan versterken.

Nu let’s duiken in enkele praktische lessen die we’ve geleerd sinds we ons blogbericht vorig jaar hebben gepubliceerd.

Het wegnemen van taalbarrières is net zo belangrijk

Het aanbieden van verschillende talen was destijds essentieel, en het is nu ook essentieel. Zelfs voor tweetalige sprekers en deelnemers maakt het kunnen ontvangen van inhoud in iemands’ moedertaal een enorm verschil in betrokkenheid, begrip en de algehele evenementervaring.

Als het gaat om het organiseren van een virtueel evenement, zijn de inzet veel hoger: uw deelnemers spreken waarschijnlijk een verscheidenheid aan talen, omdat ze vanaf elke locatie met een internetverbinding content kunnen streamen en uitzenden.

Met technologie als een integraal onderdeel van het organiseren van een online evenement, is er ook geen excuus om deze diverse linguïstische behoeften te negeren. Interpreteeroplossingen zijn gemakkelijk te vinden, zoals ons platform, en zijn uiterst kosteneffectief gezien de positieve impact die ze kunnen hebben voor deelnemers, sprekers en evenementbeheerders.

Toegang verbeteren voor mensen met gezondheidsproblemen of beperkingen

Hoewel taalinterpretatie een goede basis is om tegemoet te komen aan diversiteit in een online evenement, moet een inclusief evenement inspelen op deelnemers met meer gespecialiseerde behoeften: zoals die met visuele of gehoorbeperkingen. Toegankelijkheid voor online evenementen verbeteren is eenvoudig, zolang it’s niet een bijzaak.

Bij het plannen van het evenement – van het briefen van sprekers tot het ontwerpen van dia's, tot het selecteren van uw softwareplatform en technologische partners – denk aan degenen met een verminderde zicht- of gehoorbeperking.

Zorg ervoor dat kleurovergangen geschikt zijn voor kleurenblinden; moedig sprekers aan om beschrijvend te zijn in hun taal; bied live-ondertiteling en/of gebarentaal aan; en zorg voor de dia's om te downloaden of vooraf beschikbaar te stellen. 

Door deelnemers vooraf te informeren over uw toegankelijkheidsmaatregelen, u’ zult de opkomst maximaliseren en mensen aantrekken die niet gewend zijn aan dergelijke zorg en aandacht van andere evenementorganisatoren.

U kunt zelfs een stap verder gaan en potentiële deelnemers vragen naar hun toegankelijkheidsbehoeften. Zo’n initiatief helpt u de best mogelijke evenementervaring te bieden, terwijl u oprechte zorg en aandacht van uw merk laat zien.

Voorzie in verschillende digitale toegang en vaardigheden

Thuiswerken heeft duidelijk gemaakt hoe sterk velen van ons afhankelijk zijn van technologie in ons dagelijks leven. Een andere belangrijke les is echter dat we niet allemaal dezelfde mate van technologische toegang vanuit onze woningen hebben. Hetzelfde geldt voor deelnemers aan online evenementen. Terwijl sommigen beschikken over razendsnelle glasvezel, hebben anderen tragere verbindingen die moeite hebben met hoge bandbreedte. Om al uw deelnemers te bedienen, kunt u overwegen meerdere kanalen of opties aan te bieden die minder bandbreedte vereisen voor streaming.

Digitale geletterdheid is een andere factor om te overwegen. Als uw evenement redelijk complex is qua functies, platforms en interactiviteit, biedt dan de deelnemers educatief materiaal dat hen kan helpen het maximale uit de ervaring te halen. En voor degenen die ’ niet op de daadwerkelijke dag kunnen, overweeg om enkele of alle sessies on-demand beschikbaar te stellen in de dagen of maanden daarna.

Neem een authentieke, mensgerichte benadering 

De pandemie heeft zijn tol geëist van iedereen: mentale, fysieke en emotionele gezondheid zijn voor velen onder druk. Bij het organiseren van een online evenement, it’ll een groot verschil maken voor alle betrokkenen als het authentiek menselijk aanvoelt en mensen helpt oprechte verbindingen met elkaar te bevorderen. Dit omvat alles, van uw boodschap en inhoud, evenals het bieden van kansen aan deelnemers om elkaar te ontmoeten, te engageren en te verbinden. Bijvoorbeeld, u kunt breakaway‑kamers of een evenementchat aanbieden zodat mensen een pauze kunnen nemen van de presentaties en kunnen genieten van luchtig geklets. Het zichtbaar stimuleren van diversiteit en inclusie is de beste manier om uw online evenement authentiek menselijk te maken.

Bij Interprefy kunnen we u helpen uw online evenementen diverser, inclusiever en boeiender te maken.

Onze cloudgebaseerd interpretatieplatform voor online, hybride, en on-site evenementen zorgt ervoor dat deelnemers van over de hele wereld kunnen genieten van dezelfde hoogwaardige ervaring, ongeacht welke taal ze spreken.

Om meer te weten te komen over ons platform en wat het voor uw organisatie kan betekenen, plant een gesprek van 15 minuten met een lid van het team: