Belangrijke inzichten uit het plannen van een virtuele eindejaarsviering

Terwijl we druk bezig zijn met de eindejaarsplanning, brainstormen veel teams over hoe we eindejaarsbijeenkomsten aanpakken en de feestdagen vieren, zelfs als we niet fysiek op dezelfde locatie of zelfs in dezelfde tijdzone kunnen zijn.

Als volledig gedistribueerd bedrijf betekent dit het herontwerpen van eindejaarsbijeenkomsten voor het virtuele domein. Hoewel we het samenzijn in de massa en het aanmoedigen met collega's van andere afdelingen, die altijd zo genereus zijn geweest in het ons te ondersteunen wanneer nodig, zeker missen, kunnen virtuele vieringen op maat worden gemaakt om verrassende en zelfs nieuwe sociale activiteiten te introduceren.

Bij Interprefy kwamen we virtueel samen voor de eindejaarsvieringen in 2020 en 2021, en hoewel het voor velen een eerste was, resulteerden ze in vrolijke en gedenkwaardige ervaringen die maandenlang het gesprek van de dag waren.

Here are our key takeaways from planning a virtual End-of-the-Year Celebration.

1. Begin vroeg met plannen

Er zijn letterlijk duizenden bedrijven en freelancers die een mooie niche hebben gevonden in het bieden van entertainment voor virtuele bijeenkomsten, van comedy tot muziek en zelfs virtuele escapejachten. Vroegtijdige planning helpt u de beste entertainers en productiepartners voor uw virtuele viering veilig te stellen.

Onthoud ook dat sommige van uw collega's hun vakantie vroeg kunnen beginnen, dus zorg ervoor dat u de datum van de viering tijdig communiceert en een 'save the date' verstuurt.

2. Laat voldoende tijd in de planning voor sociale activiteiten

Wanneer u het programma voor uw viering samenstelt, onthoud dan dat dit voor velen een unieke kans is om collega's uit verschillende afdelingen te ontmoeten en informele gesprekken buiten het werk te voeren. Virtuele vermoeidheid kan een bedreiging vormen voor elk online evenement als u een vier uur durend schema volpropt. Probeer het officiële programma op een behapbare duur te houden, met pauzes, netwerksessies of zelfs speed‑dating‑activiteiten om willekeurige collega's te ontmoeten.

3. Betrek een productieteam om alle puzzelstukken samen te voegen

Break-out sessies, presentaties, spellen, fotohokjes - het in elkaar puzzelen van alle onderdelen en het creëren van een naadloze ervaring kan een uitdaging zijn. Het vroegtijdig inschakelen van een virtueel eventproductieteam zorgt voor foutloze ervaringen voor iedereen en garandeert dat u 'niet hoeft te troubleshooten en daadwerkelijk van het evenement kunt genieten.

4. Schakel een presentator in om uw teams door het programma te leiden

Als u van plan bent om deelnemers gedurende het evenement naar verschillende zones te leiden, moet het duidelijk zijn wat er op elk moment van hen wordt verwacht. Het inzetten van een presentator die de viering opent, het programma presenteert, de huisregels introduceert en een vleugje humor toevoegt, is zeer effectief. Vorig jaar hadden wij een fantastische Britse komiek die de viering opende met een Interprefy-themalied, ons bedrijfsoprichter interviewde en de betrokkenheid gedurende het hele evenement hoog hield.

5. Less is more

Zeker, u heeft talloze geweldige ideeën voor evenementactiviteiten. Maar onthoud dat, terwijl sommige mensen zich op hun lokale kantoor verzamelen, veel mensen voor hun computers kunnen zitten en een geval van virtuele vermoeidheid kunnen krijgen als het te lang doorgaat.

Maak het kort, boeiend en memorabel, maar open voor degenen die normaal gesproken als laatste aan de bar blijven staan.

5. Spellen zijn een must

Spellen zoals virtuele escapejachten of pubquizzen kunnen een uitstekende manier zijn om uw collega's te vermaken en mensen van over de hele wereld samen te brengen in kleine teams voor teambuilding. Onderaan dit artikel u' zult een lijst met ideeën voor leuke activiteiten vinden.

6. Maak de toespraak van uw CEO's onvergetelijk

Het jaaroverzicht van de CEO is altijd onmisbaar. Probeer uw CEO te ondersteunen met ideeën voor de toespraak om deze kort en gedenkwaardig te maken. Voor onze viering vorig jaar hebben we een grafisch ontwerper ingeschakeld om de toespraak om te zetten in een live-tekening, terwijl de toespraak doorging. Iedereen kon onze CEO zien spreken en tegelijkertijd een tekening zien evolueren op het scherm. Dit resulteerde in een prachtige jaaroverzicht-tekening die nu een muur in ons hoofdkantoor siert.

7. Creëer een after‑party‑kader

Hoewel uw officiële programma 2-3 uur kan duren, zullen veel van uw collega’s graag blijven en een toast uitbrengen op hun collega’s. Vorig jaar maakten we gebruik van de virtuele video‑netwerkapp wonder.me, die een landschap biedt met meerdere zones waarin mensen vrij kunnen rondlopen, groeps‑videogesprekken kunnen voeren of één‑op‑één contact kunnen leggen.

8. Maak het een inclusieve en toegankelijke ervaring

Het is essentieel om ervoor te zorgen dat al uw collega's zich gelijkwaardig betrokken voelen bij de evenementbeleving. Het kan zijn dat sommige collega's niet volledig vertrouwd zijn met hun zakelijke Engels. Of sommige collega's hebben een visuele of gehoorbeperking die hun ervaring kan beïnvloeden. Er zijn tal van hulpmiddelen die u kunnen helpen om de viering een inclusieve ervaring te maken, variërend van platforms die verschillende kleurcontrasten en toegankelijkheidsfuncties bieden, tot live-ondertiteling en live-taalinterpretatie. 

Leuke ideeën voor je virtuele eindejaarsviering van het personeel

1. Mixologie sessies - Creëer uw eigen bedrijfsgerichte dranken, stuur iedereen de drankrecepten en een boodschappenlijst en schakel een mixoloog in om iedereen live tijdens het evenement deze cocktails of mocktails te leren maken.
2. Virtuele fotohokje - Een geweldige manier om een wereldwijde teamfoto te krijgen, maar ook om een fotowedstrijd te organiseren die past bij het thema van uw evenement.
3. Leuke awardceremonie - Maak leuke categorieën aan en laat teams van tevoren stemmen zodat u mensen kunt belonen met humoristische awards, zoals de "Je bent nog steeds op mute award".
4. Talentenshow - Toon verborgen talenten in uw bedrijf door het podium te geven aan een collega die de stem van een engel heeft of de troon van Slash uitdaagt.
5. Pubquiz - plaats mensen in willekeurige groepen om deel te nemen aan een pubquiz en beloon het winnende team. Een geweldige manier om mensen samen te brengen en de teamgeest over afdelingen heen te bevorderen.
6. Who am I? - Ask your colleagues beforehand to provide a surprising fact about themselves and host a quiz to see how well you know your colleagues.

Samengevat: de hemel is de limiet. Wees creatief, probeer het hapklare, sociaal, leuk, vermakelijk en uiteindelijk: memorabel.

En als u hulp nodig heeft bij het verbinden van uw collega's in hun eigen taal, voel u dan vrij om contact opnemen op elk moment.