Interprefy-plannen - Voorwaarden & Condities

Laatst gewijzigd: feb 2, 2026

1. Toepassing

Tenzij schriftelijk anders specifiek overeengekomen, worden deze voorwaarden opgenomen in elke offerte, prijsopgave, aanvaarding en elk contract voor de verkoop van Interprefy-plannen en de levering van goederen of diensten door Interprefy, en worden alle door de klant voorgestelde voorwaarden hierbij uitgesloten. 

 2. Acceptatie

Alle offertes worden onder voorbehoud van bevestiging door Interprefy bij ontvangst van de klant's bestelling en er wordt geen contract gesloten totdat die bevestiging is gegeven, of de klant's bestelling anderszins wordt geaccepteerd. Elke bestelling, wanneer geaccepteerd, vormt een afzonderlijk contract. 

 3. Acceptatieperiode

De periode waarin een offerte kan worden geaccepteerd, loopt tot aan de vervaldatum, zoals gespecificeerd op de offerte.

4. Prijzen & Diensten

De prijzen die in de offerte staan, omvatten geen belasting over de toegevoegde waarde (BTW) of andere belastingen, tenzij specifiek vermeld. Deze geoffreerde prijzen zijn gegarandeerd vanaf de datum van uitgifte en blijven ongewijzigd gedurende de volledige looptijd van de overeenkomst.

1. Klanten dienen een vergoeding te betalen zoals bepaald door het toepasselijke tarief voor bestelde diensten.
2. Het Interprefy-plan heeft een maximale geldigheid van 12 maanden vanaf het moment dat de klant hun onboarding ontvangt of het eerste evenement uitvoert — welke ook eerst gebeurt.

3. Onboarding-diensten omvatten tot drie (3) uur onboarding-ondersteuning. Deze uren kunnen worden geleverd ofwel in één (1) sessie van maximaal drie (3) uur of in drie (3) afzonderlijke één-uur sessies, zoals overeengekomen tijdens de planning. Onboarding-diensten worden één keer geleverd, als onderdeel van de initiële installatie alleen.

   
   

5. Facturering & Betalingen

Door dit akkoord te ondertekenen, verbindt de Klant zich tot aankoop en is daarom verplicht te betalen voor de diensten die zijn gekocht als onderdeel van het Interprefy-plan en volgens de volgende voorwaarden: 

1. Basisbetaling
   De klant is verplicht een basisbetaling te doen, die vooraf, maandelijks, per kwartaal of via een gespecificeerd aantal facturen kan worden gefactureerd, afhankelijk van de overeengekomen voorwaarden. Dit basisbedrag wordt verdeeld over gelijke termijnen en moet vooraf worden betaald gedurende de verbintenisperiode. Behalve in gevallen waarin specifieke uitzonderingen van toepassing zijn, zoals schriftelijk overeengekomen door beide partijen.
2. Aanvullende kosten
   Naast het basisbedrag kunnen facturen kosten bevatten voor eventuele extra diensten die door de klant zijn besteld voor vergaderingen die in de vorige periode hebben plaatsgevonden (bijv. opnames).
3. Verplichting
   De klant is verplicht te betalen voor de bestelde diensten, zelfs als ze niet volledig worden benut tegen het einde van de 12‑maandenperiode.
4. Betalingstermijn
   Betalingen zijn verschuldigd binnen 30 dagen na de factuurdatum, tenzij een andere afspraak is overeengekomen.
5. Betaalmethoden en vergoedingen
   1. Betalingen met creditcard: Een toeslag van 3,2% is van toepassing.
   2. Alle transactiekosten zijn voor rekening van de klant

6. Gebruikscalculatie
   naar het dichtstbijzijnde blok. Facturering begint wanneer de eerste deelnemer (Spreker, Host of Audio Routing Panel, afhankelijk van de evenementconfiguratie) de sessie betreedt en eindigt wanneer de laatste deelnemer vertrekt. Deze aanpak zorgt voor eerlijke en transparante facturering voor alle klanten.
   
   

6. Vroegtijdige beëindiging binnen de eerste twee maanden

Vroegtijdige beëindiging is toegestaan binnen de eerste twee maanden van het contract. Het recht om te beëindigen is afhankelijk van het feit dat de klant het gecontracteerde plan binnen de bovenstaande termijn heeft gebruikt.

Financiële verplichtingen bij beëindiging binnen de eerste twee maanden:

Bij beëindiging is de klant verplicht alle kosten die tot het moment van beëindiging zijn gemaakt, te voldoen, inclusief:

1.  Betaling voor alle diensten die zijn verleend vóór de ontvangst van het beëindigingsverzoek.
2. Alle toepasselijke kosten voor uren die de maximale toewijzing van het Plan's overschrijden, gefactureerd tegen het per-uur tarief dat specifiek is voor de klant's aangekochte tier.
3. Een afrekeningsvergoeding die het verschil weergeeft tussen de verdisconteerde tarieven die onder de verbintenis zijn verstrekt en eventuele standaardtarieven die zonder dergelijke kortingen van toepassing zouden zijn geweest. Deze vergoeding compenseert de volumekorting die is ontvangen onder de veronderstelling van een volledige verbintenisperiode.

De beëindiging moet schriftelijk aan Interprefy worden ingediend en is onderhevig aan haar bevestiging. Voor eventuele vragen of om een beëindigingsverzoek in te dienen, neem contact op met Sales Operations op corpsalessupport@interprefy.com  

7. Vroegtijdige beëindiging na de eerste twee maanden

Als de klant de overeenkomst beëindigt na de eerste 2 maanden en vóór de minimale contractduur van 12 maanden, is de klant volledig verplicht het volledige contractbedrag en alle bijbehorende kosten te betalen. Bij het starten van het beëindigingsproces komen beide partijen overeen een afsluitprocedure te volgen die de teruggave van gehuurde apparatuur, definitieve factuuraanpassingen en de voltooiing van eventuele openstaande diensten binnen de opzegtermijn omvat.

8. Annulering, uitstel en overurenkosten

De volgende voorwaarden zijn specifiek van toepassing op Interpreter’s Plan en Professional Services Plan. Dit geeft een overzicht van de kosten die gelden voor annuleringen, uitstel en overuren:

Annulerings- & uitstelkosten

• Binnen 24 uur: 100% van het geannuleerde deel, toegepast op het platform, professionele diensten en tolken.
• Binnen 48 uur: 50% van het geannuleerde deel, toegepast op professionele diensten en tolken.
• Binnen 72 uur: 25% van het geannuleerde deel, toegepast op professionele diensten en tolken.

Opmerking: dezelfde annuleringskosten zijn van toepassing, ongeacht of het contract gedeeltelijk of volledig wordt geannuleerd

Overurenkosten

• Overuren zijn van toepassing op alle plannen, inclusief het Platformplan, het Professionele Dienstenplan en het Tolkenplan.
• Tolken worden ingezet voor de afgesproken vergaderduur. Als een vergadering de oorspronkelijk geplande tijd overschrijdt, zal dit automatisch een nieuwe toewijzing van 1 uur vanuit het tolkenplan activeren.
• Dit extra uur wordt afgetrokken van het totale saldo van het interpreterplan en is afhankelijk van de beschikbaarheid van tolken.

9. Het plannen van de vergadering(en) & toeslagen (Plan voor tolken en Professionele dienstenplan)

• Vergaderverzoeken of wijzigingen in de technische opstelling die met ten minste 24 uur’ kennisgeving worden gedaan, worden geleverd volgens de Algemene Voorwaarden zonder extra toeslagen.
• Vergaderverzoeken of wijzigingen die minder dan 24 uur’ van tevoren worden gedaan, brengen geen toeslagkosten met zich mee, maar zijn afhankelijk van de beschikbaarheid van tolken en Interprefy's team.
  

10. Wijzigingen van de voorwaarden

Interprefy behoudt zich het recht voor om deze Algemene Voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen of bij te werken. Klanten worden op de hoogte gebracht van dergelijke wijzigingen, en de gewijzigde Algemene Voorwaarden worden van kracht op de datum die in de kennisgeving is gespecificeerd. Voortgezet gebruik van de diensten na de ingangsdatum vormt acceptatie van de gewijzigde Algemene Voorwaarden.

Wijzigingen die materieel van invloed zijn op de rechten of verplichtingen van een bestaande klant’s, kunnen, indien vereist, onderworpen zijn aan aanvullende acceptatie.

11. Minimumverplichting & Beëindiging van het contract 

Deze overeenkomst gaat in op de ingangsdatum, gedefinieerd als de datum van ondertekening van de offerte. De klant mag de uren gebruiken gedurende een periode van 12 maanden vanaf de datum van ontvangst van de onboarding of het uitvoeren van het eerste evenement, afhankelijk van wat het eerst gebeurt. Zowel het contract als de gebruiksperiode eindigen aan het einde van deze 12-maandenperiode.

12. Verantwoordelijkheden van de klant voor Interprefy-diensten

Om de soepele werking en hoogwaardige levering van Interprefy-diensten te waarborgen, zijn klanten verplicht bepaalde verantwoordelijkheden na te komen, tenzij een andere regeling schriftelijk is overeengekomen. Deze verantwoordelijkheden omvatten:

1. Zorgen voor voldoende bandbreedte en apparatuur: Klanten moeten garanderen dat alle deelnemers die bij het evenement betrokken zijn—inclusief delegaten, aanwezigen en tolken (wanneer door de klant geleverd)—toegang hebben tot voldoende internetbandbreedte. Dit kan via Ethernet, Wi-Fi, of mobiele netwerken. Daarnaast is het cruciaal dat deelnemers betrouwbare en Interprefy-goedgekeurde elektronische apparaten, microfoons en headsets gebruiken, in overeenstemming met de richtlijnen van Interprefy.
2. Toegang bieden voor installatie en testen van de service: Klanten zijn verantwoordelijk voor het waarborgen dat zowel remote internettoegang als toegang ter plaatse tot de evenementlocatie tijdig aan Interprefy wordt verstrekt. Deze vroege toegang is noodzakelijk voor de installatie en het testen van Interprefy-diensten en -apparatuur, waardoor een naadloos en efficiënt installatieproces wordt gefaciliteerd. 
3. Begrijpen van de aard van interpretatie- en ondertiteldiensten: Het is belangrijk voor klanten om te erkennen dat de interpretatie en ondertiteling die tijdens live- en opgenomen versies van vergaderingen of evenementen worden geleverd, bedoeld zijn om de communicatie te ondersteunen. Deze diensten creëren geen authentiek of letterlijk verslag van de oorspronkelijke toespraken. In gevallen van discrepanties tussen de interpretatie of ondertiteling en de oorspronkelijke toespraak, moeten de woorden van de oorspronkelijke spreker worden beschouwd als de autoritaire bron.
4. Levering van voorbereidingsmaterialen: Klanten moeten alle benodigde voorbereidingsmaterialen voor tolken en het Interprefy AI-platform verstrekken. Dit zorgt ervoor dat tolken goed voorbereid zijn en dat de technologie geoptimaliseerd is voor de specifieke behoeften van de vergadering of het evenement.
   
   

13. Garantie  

Interprefy garandeert dat de geleverde diensten en apparatuur in overeenstemming zullen zijn met de offerte (of, als andere diensten en apparatuur worden vervangen, zal deze niet inferieur zijn aan die in de offerte).

14. Aansprakelijkheid  

Onder deze overeenkomst zal Interprefy AG geen aansprakelijkheid of verplichting hebben jegens de tegenpartij, haar agenten, dochterondernemingen, klanten of enige andere gerelateerde of getroffen partij, inclusief verlies van winst, bedrijfsonderbreking, of enige andere directe of indirecte kosten of verliezen, anders dan het leveren van de diensten zoals geoffreerd, volgens deze voorwaarden en condities. In het geval van enige schending van deze overeenkomst door Interprefy AG, inclusief niet of gedeeltelijke levering van de geoffreerde diensten, zal Interprefy AG’s totale aansprakelijkheid voor dergelijke schending of falen beperkt zijn tot het dubbele van de totale waarde van deze overeenkomst.

15. Vertrouwelijkheid  

Interprefy verbindt haar medewerkers, zowel interne als onderaannemers, tot het strikt vertrouwelijk behandelen van de documentatie en andere daarin vervatte informatie, of informatie verkregen door blootstelling aan de kantoren of het personeel van de Client’s. 

16. Jurisdictie  

Het contract wordt beheerst door het Zwitserse recht. 

17. Definitie  

De klant betekent de persoon, firma of onderneming die het contract aangaat met Interprefy AG. DEZE ALGEMENE VOORWAARDEN KUNNEN ENKEL WORDEN AANGEPAST MET DE SCHRIFTELIJKE OVEREENKOMST VAN INTERPREFY AG.

Door het accepteren van deze offerte, stemt De Klant ermee in gebonden te zijn aan deze voorwaarden en aan Interprefy’s Data Protection Policy (een kopie hiervan is te vinden op https://www.interprefy.com/privacy-policy).