Voorwaarden & Condities

Laatst gewijzigd: 14 oktober 2025

1. Toepassing

Tenzij anders schriftelijk specifiek overeengekomen, worden deze Voorwaarden opgenomen in elke offerte, prijsopgave, aanvaarding en overeenkomst voor de verkoop of levering van goederen of diensten door Interprefy, en worden alle door de Klant voorgestelde voorwaarden hierbij uitgesloten. 

2. Acceptatie

Alle offertes worden onder voorbehoud van bevestiging door Interprefy bij ontvangst van de klant's bestelling en er mag geen contract worden gesloten totdat zo'n bevestiging is gegeven, of de klant's bestelling anderszins wordt geaccepteerd. Elke bestelling die wordt geaccepteerd vormt een afzonderlijk contract.   

3. Tijd voor acceptatie

De periode waarin een offerte kan worden geaccepteerd, loopt tot aan de vervaldatum, zoals gespecificeerd op de offerte.   

4. Prijzen

De genoemde prijzen zijn exclusief btw (belasting over de toegevoegde waarde) en eventuele andere belastingen (tenzij anders vermeld) en gelden op de datum van de offerte. Het genoemde bedrag is een schatting op basis van het type evenement‑opstelling, de duur van het evenement, het verwachte aantal gebruikers en/of andere overeengekomen diensten. De te factureren bedragen zijn onderhevig aan afronding na het evenement met platformgebruik, overuren voor remote support, extra projectmanagement, overuren van tolken of andere extra diensten zoals door de klant gevraagd, en kunnen in rekening worden gebracht.

5. Betaling

Vooruitbetalingen

1. Voor contracten met een waarde tussen $30,000 en $99,999 kunnen onderhevig zijn aan een vooruitbetaling van 25%
2. Voor contracten met een waarde van $100.000 en hoger, kan onderhevig zijn aan een vooruitbetaling van 50%

Alle vooruitbetalingen zijn onderworpen aan de annulerings- en restitutievoorwaarden zoals uiteengezet in Clausule 6.

Betalingsvoorwaarden

Tenzij anders overeengekomen, moet de betaling uiterlijk 30 dagen na de datum van Interprefy's factuur ("de vervaldatum") worden gedaan. Betalingen met creditcard brengen een toeslag van 3,2% met zich mee. Alle transactiekosten zijn voor rekening van de klant.

6. Annuleringskosten & Restitutiebeleid

Annulering of uitstel door de klant — of dit nu volledig, gedeeltelijk of via een vermindering van de scope gebeurt — is onderhevig aan kosten die worden toegepast op het geannuleerde deel van het contract, als volgt:

Contracten met een waarde van $25,000 en hoger

• 15–8 werkdagen vóór het evenement: 25% van het geannuleerde deel vóór het evenement
• 7–4 werkdagen vóór het evenement: 50% van het geannuleerde deel
• 3 of minder werkdagen vóór het evenement: 100% van het geannuleerde deel

Contracten met een waarde van $5.000 tot $24.999

• 10–8 werkdagen vóór het evenement: 25% van het geannuleerde deel
• 7–4 werkdagen vóór het evenement: 50% van het geannuleerde deel
• 3 of minder werkdagen vóór het evenement: 100% van het geannuleerde deel

Contracten met een waarde onder $5,000

• 7–4 werkdagen vóór het evenement: 50% van het geannuleerde deel
• 3 of minder werkdagen vóór het evenement: 100% van het geannuleerde deel

“Werkdag(en)” betekent elke dag behalve een zaterdag, zondag, of officiële feestdag in Zwitserland, wanneer banken in Zürich over het algemeen open zijn voor zaken. Alle tijdlijnen en deadlines zijn gebaseerd op Midden-Europese Tijd (CET). Als een vervaldatum of tijdlijn op een dag valt die geen Werkdag is, wordt deze automatisch verplaatst naar de volgende Werkdag.

Tolkdiensten
Dezelfde annuleringskosten zijn van toepassing op tolkdiensten. Gedeeltelijke annuleringen (bijv. verminderd aantal tolkdagen of talen) worden behandeld als annuleringen en in rekening gebracht volgens het bovenstaande schema.

Overurenbeleid

• Overuren zijn van toepassing op tolkdiensten.
• Als de diensten de geplande evenementtijd overschrijden, worden overurentekosten in rekening gebracht.
• Overuren zijn afhankelijk van de beschikbaarheid van tolken. Tolken kunnen overuren weigeren tenzij van tevoren overeengekomen.

Terugbetalingen voor vooruitbetalingen

Als een klant annuleert na het doen van een vooruitbetaling, is het standaard annuleringsbeleid van toepassing. Terugbetalingen worden verwerkt op basis van de volgende voorwaarden:

1. Annuleringen die meer dan 15 werkdagen vóór het evenement worden gedaan - De volledige vooruitbetaling wordt terugbetaald, minus eventuele transactiekosten.
2. Annuleringen gemaakt binnen 15 werkdagen van het evenement - Er wordt geen terugbetaling gedaan, en de volledige vooruitbetaling wordt behouden volgens het bovenstaande annuleringsschema.

Overwegingen voor grote deals
Voor bijzonder grote deals kan de vereiste annuleringsperiode worden verlengd tot meer dan 15 werkdagen. Dit wordt per geval beoordeeld en gecommuniceerd aan de klant op het moment van contractondertekening.

7. Offerte Acceptatie & Toeslagen

Als deze offerte niet wordt geaccepteerd binnen de hieronder vermelde termijnen, zijn de volgende toeslagen van toepassing:

1. Elke RSI (Remote Simultaneous Interpreting) aanvraag met 3 werkdagen’ kennisgeving is onderhevig aan een toeslag van 25% die aan de volledige offerte wordt toegevoegd.
2. Elke RSI-aanvraag met 2 werkdagen’ kennisgeving is onderhevig aan een toeslag van 50% die aan de volledige offerte wordt toegevoegd.   
3. Elke RSI aanvraag met 1 werkdag’ kennisgeving (minder dan 24 uur) is onderhevig aan een toeslag van 100% die aan de volledige offerte wordt toegevoegd.
4. Geen toeslag voor Interprefy AI-diensten.
   
   

8. Evenement- en vergadervereisten

Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is het de verantwoordelijkheid van de klant om ervoor te zorgen dat:

1. conform de richtlijnen opgesteld door Interprefy, is het de verantwoordelijkheid van de klant om ervoor te zorgen dat alle deelnemers (delegaten, aanwezigen en tolken - wanneer door de klant geleverd) voldoende bandbreedte hebben, via Ethernet, Wi-Fi of mobiele netwerken, evenals de benodigde betrouwbare apparatuur - inclusief door Interprefy goedgekeurde elektronische apparaten, microfoons en headsets.
2. Indien nodig wordt zowel remote internettoegang als toegang ter plaatse tot de locatie ruim van tevoren beschikbaar gesteld aan Interprefy om installatie en testen van de diensten en apparatuur mogelijk te maken.
3. De interpretatie en ondertiteling van de vergadering of het evenement, zowel in de live- en de opgenomen versie, dienen om de communicatie te vergemakkelijken en vormen geen authentiek of letterlijk verslag van de oorspronkelijke toespraak. In geval van afwijkingen moet de oorspronkelijke spreker voorrang krijgen.
4. Voorbereidingsmaterialen voor tolken en Interprefy AI moeten door de klanten worden aangeleverd.
   
   

9. Garantie

Interprefy garandeert dat de geleverde diensten en apparatuur in overeenstemming zijn met de offerte (of, als andere diensten en apparatuur worden vervangen, dat deze niet inferieur zijn aan die in de offerte). 

10. Aansprakelijkheid

Onder deze overeenkomst zal Interprefy AG geen aansprakelijkheid of verplichting hebben jegens de tegenpartij, haar agenten, dochterondernemingen, klanten of enige andere gerelateerde of getroffen partij, inclusief voor verlies van winst, bedrijfsonderbreking, of enige andere directe of indirecte kosten of verliezen, anders dan het leveren van de diensten zoals geoffreerd, volgens deze voorwaarden en condities. In het geval van enige schending van deze overeenkomst door Interprefy AG, inclusief niet- of gedeeltelijke levering van de geoffreerde diensten, zal Interprefy AG’s totale aansprakelijkheid voor dergelijke schending of falen beperkt zijn tot het dubbele van de totale waarde van deze overeenkomst. 

11. Apparatuurverhuur

De klant is verantwoordelijk voor de staat en veilige bewaring van de gehuurde apparatuur (RSIBOXes en sBoxes of andere hardware/apparatuur geleverd door Interprefy, zoals geluidskaarten, capture-kaarten, enz.) en is aansprakelijk voor alle apparatuur die verloren gaat, wordt gestolen of beschadigd raakt tijdens de huurperiode.

12. Vertrouwelijkheid

Interprefy verbindt zijn medewerkers, zowel intern als onderaannemers, tot het strikt vertrouwelijk behandelen van de documentatie en andere daarin vervatte informatie, of informatie verkregen door blootstelling aan de kantoren of het personeel van de klant’ s. 

13. Jurisdictie

Het contract wordt beheerst door het Zwitserse recht.

14. Definitie

Klant betekent de persoon, firma of onderneming die het contract aangaat met Interprefy AG. DEZE VOORWAARDEN EN BEPALINGEN KUNNEN ENKEL WORDEN AANGEPAST MET DE SCHRIFTELIJKE OVEREENKOMST VAN INTERPREFY AG.   

Door dit aanbod te accepteren, stemt de Klant ermee in gebonden te zijn aan deze voorwaarden en bepalingen evenals Interprefy’s Privacybeleid (een kopie hiervan is te vinden op https://www.interprefy.com/privacy-policy).