Hoe TEDxIbiza de toegankelijkheid van evenementen verbeterde met Interprefy Live‑vertaling

Overzicht 

TEDxIbiza is een overwegend door vrijwilligers gerund cultureel evenement dat sprekers, artiesten en publiek uit de internationale en lokale gemeenschappen van Ibiza bijeenbrengt. Oorspronkelijk gelanceerd als TEDxDaltVila in 2023, verwierf de organisatie de naam TEDxIbiza na het opbouwen van een sterke reputatie voor haar productie en programmering. 

Voor het evenement in maart 2026 wilde TEDxIbiza de publieksbeleving toegankelijker maken voor een meertalige aanwezige menigte. Op een eiland waar Engels, Spaans en Catalaans deel uitmaken van het dagelijks leven, wilde het team een live‑vertalingsoplossing die verschillende taalbehoeften kon ondersteunen zonder extra wrijving voor deelnemers of productieteam. 

Met Interprefy introduceerde TEDxIbiza live‑vertaling en ondertiteling die meer deelnemers hielpen de inhoud te volgen in de taal die bij hen paste.

De Meertalige Uitdaging

TEDxIbiza had een live publiek van ongeveer 290 personen, die diverse nationaliteiten en taalachtergronden vertegenwoordigen.

Voor het productieteam was taaltoegankelijkheid geen formaliteit om af te vinken; het maakte integraal deel uit van het creëren van een evenement dat aansluit bij het eiland zelf. Het team streefde ernaar de perceptie te vermijden dat TEDxIbiza uitsluitend voor een internationaal of expat-publiek bestond, en wilde de ervaring juist meer verwelkomend maken voor Spaans- en Catalaans-sprekende gemeenschappen.

 Voor ons is het echt belangrijk om geen enkele lokale cultuur uit te sluiten. - Bex Hronek, Show Producer, TEDxIbiza  

In voorgaande jaren had het evenement meer traditionele interpretatie‑opstellingen gebruikt, waaronder gehuurde headsets en stille disco‑koptelefoons. Die opties veroorzaakten praktische problemen:

• geluid kon zich verspreiden tussen de toeschouwers
• mensen die geen vertaling gebruiken, konden nog steeds nabijgelegen audio horen
• de logistiek voegde druk toe aan de live‑showomgeving

TEDxIbiza had een flexibelere aanpak nodig voor simultane vertaling en live-ondertiteling die naadloos zou functioneren in een live-locatie.

Waarom TEDxIbiza voor Interprefy koos 

Interprefy werd aanbevolen door een teamlid dat ervaring had met verschillende vertaaltools die bij seminars en evenementen werden gebruikt. Terwijl TEDxIbiza de opties beoordeelde, viel Interprefy op doordat het gemakkelijker te gebruiken is, beter toegankelijk, en eenvoudiger te beheren vanuit het perspectief van een organisator’s.

 Interprefy stond bovenaan een aanbevelingslijst. - Bex Hronek, Show Producer, TEDxIbiza 

De aankoopervaring was ook belangrijk. Het TEDxIbiza-team vond Interprefy responsief, gemakkelijk om mee te communiceren en ondersteunend gedurende de planningsfase. Dat hielp om vroeg vertrouwen op te bouwen, vooral voor een door vrijwilligers geleid team dat een complex live‑evenement beheert.

De beslissing werd niet alleen genomen op basis van het product zelf, maar ook op basis van de kwaliteit van de implementatie, ondersteuning en responsiviteit vóór het evenement.

De aanpak

Interprefy ondersteunde TEDxIbiza vóór en tijdens het evenement met:

• gebruikershandleidingen en praktische stapsgewijze begeleiding

• extra hulp tijdens technische runs

• responsieve communicatie via WhatsApp

• ondersteuning ter plaatse voor extra gemoedsrust op de dag zelf

 Interprefy ging verder dan verwacht in hun ondersteuning voor ons. - Bex Hronek, Show Producer, TEDxIbiza 

Voor deelnemers werd de interpretatie-ervaring geleverd op persoonlijke apparaten in plaats van via gedeelde headset-infrastructuur. Dat veranderde de ervaring op twee belangrijke manieren.

Ten eerste gaf het de deelnemers meer controle. Mensen konden kiezen of ze live-ondertiteling of vertaalde audio wilden gebruiken zonder anderen om hen heen te beïnvloeden.

Ten tweede verminderde het de verstoring in de zaal. Omdat audio alleen werd afgespeeld wanneer een deelnemer actief de luidsprekeroptie selecteerde, werden naburige gasten niet gestoord.

Interprefy hielp TEDxIbiza ook om ondersteuning uit te breiden buiten het Engels en Spaans door Catalaans aan te bieden, wat vooral belangrijk was om meer van de lokale gemeenschap te bereiken.

Het resultaat

Interprefy hielp TEDxIbiza haar fysieke evenement toegankelijker te maken voor een meertalige doelgroep, terwijl de live productierervaring beheersbaar bleef.

Wat is er veranderd

• TEDxIbiza kon deelnemers ondersteunen in Engels, Spaans en Catalaans
• Publieksleden konden interpretatie discreet op hun eigen apparaten benaderen
• Het productieteam had een praktischere alternatief voor gehuurde headsets en silent‑disco‑apparatuur
• Organisatoren voelden zich ondersteund vóór het evenement, tijdens de repetities, op de locatie op de dag zelf, en na het evenement

Wat viel het team op

Het TEDxIbiza-team beschreef de ondersteuning van Interprefy als grondig, gebruiksvriendelijk en consequent responsief. Vragen werden snel beantwoord, en de organisatoren voelden zich op elk moment comfortabel om problemen aan te kaarten.

De feedback was ook specifiek en geloofwaardig. 

 Elke keer dat ik een vraag stelde via WhatsApp, kreeg ik een direct antwoord. - Bex Hronek, Show Producer, TEDxIbiza 

Grotere impact

De waarde van de dienst reikte verder dan het evenement zelf. TEDxIbiza zei dat het Interprefy opnieuw zou gebruiken en het aan andere organisatoren zou aanbevelen. De lokale raad vroeg ook om Interprefy’s details na het zien van het belang van meertalige evenementondersteuning in de Ibiza-context.

 Interprefy is zeker een dienst waar we naar zouden terugkeren, opnieuw gebruik van zouden maken en aanbevelen. - Bex Hronek, Show Producer, TEDxIbiza 

Gerelateerde artikelen:

Hoe PPA (Professional Photographers of America) de meertalige toegang heeft uitgebreid met Interprefy AI-spraakvertaler