Intertask: Het leveren van remote tolken aan meer dan 90 sessies

Intertask Conferences is sinds 1973 de toonaangevende leverancier van conferentie-, expositie- en speciale evenementendiensten in Canada’s. Een professioneel congresorganisator (PCO) adviesbureau dat volledige PCO-diensten aanbiedt, van budgetontwikkeling tot programmasupport, wetenschappelijk abstractbeheer, tot expositie- en sponsorverkoop en -uitvoering. Er is geen enkele PCO-taak die Intertask niet op enig moment heeft uitgevoerd.

Overzicht

Ervaren in het leveren van simultane vertaling bij fysieke evenementen, in maart 2020, toen de wereld ontwaakte in de nieuwe realiteit, moest Intertask eveneens schakelen en overschakelen naar het beheer van volledig virtuele meertalige evenementen. Dit bracht Intertask ertoe meer dan 40 virtuele conferentieplatformen te onderzoeken en te demonstreren, waarbij bleek dat zeer weinig geïntegreerde vertaaldiensten – totdat ze Interprefy ontdekten.

De uitdaging

Het vinden van volledig externe, beheerde tolkdiensten

Het virtuele evenement zou over een periode van 5 dagen worden geleverd, met 90 sessies, over meerdere tijdzones, en moest gelijktijdig in het Engels, Frans en Spaans beschikbaar zijn, wat meer dan 30 tolken per dag vereiste. Intertask vond het een uitdaging om een bedrijf te vinden dat niet alleen dit aantal mensen kon leveren, maar ook volledig beheerde diensten aanbod.

De aanpak

Werken met het toonaangevende RSI-platform dat wordt aanbevolen door virtuele conferentieplatformen

Door hun test- en demoproces werd Interprefy consequent aanbevolen aan Intertask door de virtuele evenementplatformen. Van het vinden van tolken, integratietesten tot technische ondersteuning op de live‑dag, was Interprefy de natuurlijke keuze.

Hoe meer we interacteerden met Interprefy (..) in de aanloop naar de live datum, hoe zekerder we werden, en we wisten dat het zou werken.

"Aanvankelijk waren we een beetje nerveus omdat Interprefy een internationaal bedrijf is zonder kantoren in Canada – en we kenden niemand die daadwerkelijk met hen had gewerkt. Maar naarmate we meer interactie hadden met het projectmanagementteam van Interprefy tot aan de live datum, werden we steeds zekerder, en we wisten dat het zou slagen " zegt Leeanne Akehurst, directeur bij Intertask Conferences.

Ons team werkte nauw samen met Intertask om tolken te vinden, het platform te testen, tolken op afstand te ondersteunen tijdens de evenementen en de evenementen op te nemen. 

Interprefy maakte het naadloos en verwijderde veel stress.

"Interprefy kon het aantal tolken leveren dat we nodig hadden. Als we dit zelf hadden beheerd, zouden we meerdere leveranciers hebben moeten gebruiken. Zij waren verantwoordelijk voor het vinden en inplannen van de tolken, ervoor zorgend dat ze verschenen en indien nodig vervangers vonden. Interprefy maakte het naadloos en verwijderde veel stress. We ontvingen ongevraagde opmerkingen over de kwaliteit en nauwkeurigheid van de vertaling in alle talen, dus het was geweldig," zei Leeanne.

Het resultaat

Intertask heeft niet alleen een vertrouwde internationale partner gevonden die hen kan ondersteunen bij het zware werk voor al hun remote-interpretatiebehoeften, maar maakt nu ook gebruik van RSI voor hun hybride evenementen. 

Onze ervaring met Interprefy was uitstekend. Ik zou hen ten zeerste aanbevelen. 

"Als u een meerdaagse conferentie heeft en interpretatie nodig heeft voor gelijktijdige sessies, dan is het, wanneer u de kosten van extra AV-apparatuur en on-site tolken meerekent, volgens mij even duur of iets goedkoper om Interprefy te gebruiken" Leeanne concludeert.

Gerelateerde artikelen:

Het opzetten van een hybride evenement bij CICG om aanwezige en externe delegaten en tolken te verbinden