Consumenten hebben recentelijk een dramatische verschuiving in verwachtingen ondergaan. Steeds meer consumenten verwachten eersteklas digitale ervaringen. Organisaties haasten zich om hun aanbod bij te werken en de evenementenindustrie is niet anders. Maar zoals McKinsey-onderzoek laat zien, bedrijven hebben slechts een korte overgangsperiode voordat we ons vestigen in de “new normal.”
Dus hoe zullen online evenementen eruitzien onder de “new normal?” In zijn nieuwe boek, Reinventing Live, ondernemer en evenementenexpert Marco Giberti voorspelt dat online evenementen aanzienlijk verfijnder zullen worden. Hij schrijft dat “Post-Covid virtuele evenementen en webinars onherkenbaar zullen zijn. Het zal zijn als het vergelijken van traditionele tv met streaming.”
Spoedig zullen planners niet langer wegkomen met onprofessionele evenementen die “eruitzien als een slechte videogesprek.” Naast deze verschuivingen in klantverwachtingen, staan evenementplanners voor een andere uitdaging die het succes van evenementen beïnvloedt: Zoom‑vermoeidheid.
Met de opkomst van remote werken besteden kijkers steeds meer tijd aan online vergaderingen. Dit kan vermoeiend zijn en de motivatie van uw publiek beïnvloeden. Na een lange werkdag, wie wil er nog meer tijd voor de laptop doorbrengen?
Om zich aan te passen aan de new normal en Zoom‑vermoeidheid te overwinnen, moeten evenementplanners boeiende virtuele ervaringen creëren die de aandacht van de kijker winnen. Putten uit enkele van de beste recente online evenementen, hebben we zes belangrijke stappen samengesteld om uw online evenementen te verbeteren. Laten we erin duiken.
Het verbeteren van de kwaliteit van uw uitzending is de belangrijkste stap om meer professionele evenementen te creëren. Dit kan worden opgelost door uw apparatuurbudget te verhogen. Full HD- en 4K-camera's, bijvoorbeeld, helpen u om scherpe kijkervaringen te bieden. Afhankelijk van uw locatie en type evenement kunt u apparatuur huren, waardoor u het kapitaal bespaart dat nodig is om uw eigen apparatuur aan te schaffen.
Nadat u de juiste apparatuur heeft veiliggesteld, is het inhuren van technische ondersteuning cruciaal om ervoor te zorgen dat uw apparatuur optimaal wordt benut en dat uw uitzending vrij is van technische fouten. U kunt ook een videoconferentieplatform gebruiken dat u in staat stelt de kwaliteit van uw uitzending te controleren en technische ondersteuning biedt. Interprefy heeft bijvoorbeeld een pre-call testfunctie die deelnemers een volledige preview geeft van hun audio en video, hun computerinstellingen en internetsnelheid — dit helpt deelnemers hun geluids- en video‑transmissiekwaliteit te controleren. Het oefenen van het evenement en experimenteren met de plaatsing van camera en microfoon kan ook uw uitzending verbeteren.
Nadat u deze elementen onder de knie heeft, kunt u proberen de productiekwaliteit te verbeteren door meer camerahoeken toe te voegen en b‑roll (secundaire opnames) in uw uitzending op te nemen. Een andere manier om ervoor te zorgen dat uw deelnemers een betrouwbare internetsnelheid hebben, is hen aan te moedigen via een ethernetkabel verbinding te maken. Deze kabels bieden een superieure breedbandverbinding ten opzichte van Wi‑Fi, dus ze moeten door sprekers van het evenement worden gebruikt.
Hoewel het meer initiële inspanning vereist, helpt het onboarden van uw sprekers bij het creëren van gecoördineerde evenementen. Bijvoorbeeld, u kunt deelnemers voorzien van sprekerskits die evenementbriefings, tijdschema's en introductiescripts bevatten. Naast het begrijpen van de structuur van het evenement, moeten sprekers worden getraind in het gebruik van uw evenementplatform. Dit leidt tot een frictieloze ervaring terwijl uw sprekers in staat worden gesteld om alle functies van uw platform volledig te benutten.
Een andere strategie om succesvolle spreekervaringen te waarborgen, is om een gedragscode voor sprekers die online spreekbest practices beschrijft, zoals verlichting, webcamhoeken en het dempen van microfoons wanneer er niet gepresenteerd wordt.
In verband met de vorige stap om de uitzendkwaliteit te verbeteren, moet u het verzenden van apparatuur naar externe sprekers niet uitsluiten. Hoewel dit enige technische onboarding kan vereisen, leidt dit tot een superieure presentatie ten opzichte van wat webcams en laptopmicrofoons kunnen bieden.
Uw publiek zal uw evenement bijwonen met verschillende apparaten en met uiteenlopende niveaus van digitale geletterdheid. Om deelname eenvoudig te maken, moeten evenementplanners rekening houden met deze verschillen. Dit kan worden bereikt door middelen te bieden die deelnemers helpen toegang te krijgen tot en vervolgens uw evenement te navigeren. Dit kan een sectie met veelgestelde vragen omvatten, samen met een gids voor het gebruik van publieks-evenementtools en functies zoals chatrooms. Interprefy heeft bijvoorbeeld een Kennisbank die gebruikershandleidingen en probleemoplossingstips bevat.
Hoewel geautomatiseerde herinneringen deelnemers kunnen helpen het evenementenschema bij te houden, kan iets zo eenvoudigs als duidelijke en beknopte copywriting deelnemers de informatie geven die ze nodig hebben om van uw evenement te genieten.
Om boeiende evenementbelevingen te creëren, moet u verder kijken dan PowerPoint‑presentaties. Voorzie uw sprekers van stijlvolle presentatiesjablonen die multimedia‑assets bevatten. Om een hoog energieniveau te behouden, overweeg een presentator in te huren die lezingen en sprekers introduceert en uitlegt waarom elk onderwerp waardevol is voor het publiek. U kunt ook muziek verkrijgen van websites zoals Jamendo en Bensound om een vergelijkbare rol te vervullen en het publiek te betrekken tijdens pauzes.
Afhankelijk van hoe functioneel uw evenementplatform is, kunt u tools gebruiken om online betrokkenheid bij evenementen te stimuleren. Online peilingen, quizzen en breakout‑chatrooms, bijvoorbeeld, zijn waardevol om Zoom‑vermoeidheid te doorbreken.
Voor evenementdeelnemers zijn er weinig ervaringen die zo frustrerend zijn als het niet duidelijk begrijpen van de boodschap. Met simultane vertaaloplossingen bereiken berichten een breder publiek, maar de interpretatie kan rommelig worden als tolken niet over de juiste hulpmiddelen beschikken om hun werk te doen.
Evenementplanners kunnen dit vermijden en de professionaliteit van hun evenementen verbeteren door te investeren in een professionele remote simultane vertaaloplossing. Deze tools zijn specifiek ontworpen voor tolken en bevatten functies die u in staat stellen tolken efficiënt in te briefen. Deze oplossingen vereenvoudigen de interpretatie door één gebruiksvriendelijk platform te bieden voor alle vertaalbehoeften. Dit elimineert logistieke obstakels, waardoor tolken zich volledig kunnen richten op het leveren van vertalingen van hoge kwaliteit, terwijl deelnemers communiceren in hun voorkeurstaal. Bij Interprefy hebben we bijvoorbeeld een online vertaaloplossing die al meer dan 30.000 virtuele en hybride evenementen heeft ondersteund.
Hoewel het geweldig is om uw inhoud in verschillende talen te hebben, voegt het hebben van een geschreven versie in realtime in die talen toe aan de kwaliteit van uw evenement. Real-time ondertiteling stelt deelnemers die niet duidelijk kunnen horen —zij het door een gehoorbeperking of omdat ze zich op een locatie bevinden waar het geluid niet hoorbaar is— in staat om de inhoud van uw evenement te volgen.
From improving broadcast quality to onboarding speakers and audience members, we’ve
shared how event organisers can meet rising expectations and win audience attention.
For more tips on improving your online event, check out our 2021 guide to remote and hybrid event planning. In it, we unpack how to best use online event tools like Zoom, Microsoft Teams and ON24, along with tips on boosting attendance through online marketing. Download it for free by following the link below.