Hoe werkt tolken in het Mandarijn eigenlijk bij conferenties, webinars en hybride evenementen: de indeling van de tolken in paren, de overdracht van informatie, de voorbereiding van terminologie en wanneer AI-vertaling de taak overneemt?.
Een tolk Mandarijn vinden is het makkelijke deel. Mandarijn is een van de meest gesproken conferentietalen ter wereld en de meeste bureaus zullen je binnen een dag of twee na je aanvraag namen doorgeven.
Wat er vaak misgaat, speelt zich eerder af rond de tolk dan in de tolkcabine. Of het geluid dat de tolk via de koptelefoon binnenkomt wel goed genoeg is. Of iemand wel de dia's heeft opgestuurd. Hoe de tolk driehonderd mensen in een zaal bereikt, van wie niemand een koptelefoon heeft meegenomen. Of er wel gecontroleerd is of een aanzienlijk deel van het publiek inbelt vanuit Taipei en niet vanuit Shanghai, wat een heel ander vocabulaireprobleem is.
Dat zijn de beslissingen waar je tijd aan moet besteden om ze goed te plannen, en daar gaat dit artikel over.
De zoekinteresse in Mandarijn-tolken is het afgelopen kwartaal sterk gestegen, en dat komt overeen met de boekingen. Er is niet één specifieke sector die deze stijging aanjaagt: evenementen in de toeleveringsketen en de maakindustrie, bijeenkomsten voor farmaceutische onderzoekers, investeerdersdagen, conferenties over batterijen en elektrische voertuigen, en een gestage toename van Chinese delegaties op Europese en Golfstatenbeurzen.
Ook de verwachtingen zijn veranderd. Van een Mandarijnsprekende deelnemer aan een Europese conferentie in 2015 werd stilzwijgend verwacht dat hij zich in het Engels zou redden, en die aanname is achterhaald. Slechts ongeveer 17% van de wereldbevolking begrijpt Engels, en de betrokkenheid neemt aanzienlijk toe wanneer mensen de inhoud in hun eigen taal aangeboden krijgen. Taalondersteuning is niet langer een aardig gebaar, maar een essentieel onderdeel van de strategie om de opkomst te garanderen.
Consecutief tolken, waarbij de tolk wacht tot de spreker een pauze inlast en vervolgens de gesproken tekst overneemt, is geschikt voor bilaterale vergaderingen, rondleidingen in fabrieken, persconferenties en kleinschalige onderhandelingen. Het verdubbelt de duur van alles, wat prima te doen is tijdens een vergadering van 45 minuten, maar volstrekt onwerkbaar is bij een agenda van zes uur.
Simultaanvertaling vindt in realtime plaats, een paar seconden achter de spreker. Voor een congresprogramma, een plenaire sessie, een webinar of iets anders dat via een livestream wordt uitgezonden, is dit de enige verstandige optie, omdat de sessie de natuurlijke lengte behoudt en uw Mandarijnsprekende publiek zich in dezelfde ruimte bevindt als de rest, in plaats van erachteraan te lopen.
Als uw evenement een gepubliceerde agenda heeft en er meer dan ongeveer twintig mensen aanwezig zijn, ga er dan vanuit dat alles gelijktijdig plaatsvindt en ga verder met de moeilijkere vragen.
Simultaan tolken naar het Mandarijn is een zware klus. De syntactische verschillen met het Engels zijn zo groot dat tolken vaak een hele zin in hun geheugen moeten vasthouden voordat ze eraan kunnen beginnen, en de kwaliteit neemt merkbaar af na twintig tot dertig minuten onafgebroken tolken. De standaardpraktijk is twee tolken per talenpaar, die regelmatig wisselen.
Als een tolk voor een hele dag slechts één Mandarijn-tolk beschikbaar heeft, beschouw dat dan als een waarschuwing in plaats van een meevaller. De eerste dingen die een tolk vergeet als hij moe is, zijn getallen, eigennamen en technische termen, oftewel de precieze inhoud waar de mensen voor zitten te wachten. Eén tolk voor een panelgesprek van een uur is prima en volkomen normaal. Eén tolk van negen tot vijf is dat niet.
Het is zeker de moeite waard om bij het vergelijken van offertes het aantal tolken te controleren voordat u de totalen vergelijkt. Twee leveranciers die "zes talen" aanbieden, kunnen in werkelijkheid zes en twaalf tolken inzetten, waardoor de goedkopere aanbieder niet per se goedkoper is.
Stel dat uw evenement in het Engels, Mandarijn, Spaans, Duits en Japans plaatsvindt. Uw Mandarijnse tolk werkt vrijwel zeker vanuit het Engels, net als uw Japanse tolk. Dat blijft zo totdat een Duitstalige het woord neemt. Vanaf dat moment wordt de tolkencabine Duits-Engels het centrale punt en tolkt iedereen die daarna komt vanuit de vertaling van die persoon in plaats van vanuit het origineel.
Dit wordt relay genoemd en het is volledig standaard, maar het voegt ongeveer een seconde vertraging toe en een extra schakel in de nauwkeurigheidsketen. Twee dingen zorgen ervoor dat het werkt. Je pivot-cabine moet je sterkste zijn, omdat elke andere taal ervan afhankelijk is. En het platform moet tolken in staat stellen hun inkomende audiofeed direct te wijzigen, zonder dat een technicus ergens achter de schermen de audio opnieuw hoeft aan te sluiten. Op het RSI-platform van Interprefykiezen tolken hun relay-bron vanuit de virtuele cabine, zodat een taalwisseling op de vloer geen operationele gebeurtenis wordt.
Google organiseerde ooit een sessie op Interprefy in 13 talen met 102 tolken. Op die schaal is de planning van de communicatie tussen tolken niet langer een bijzaak, maar vormt het de kern van het ontwerp.
Dit is de meest rendabele activiteit op de lijst en bijna niemand pakt het vroeg genoeg aan.
Het tolken van Mandarijn loopt het vaakst vast bij bedrijfs- en productnamen, omdat er meestal al een gangbare Chinese vertaling op de markt is. Als uw tolk ter plekke een nieuwe vertaling moet verzinnen, hoort uw publiek een bedrijf dat ze niet herkennen, wat een vreemd en ondoeltreffend effect heeft op een merkevenement.
Getallen vormen het andere punt. In het Chinees telt men in eenheden van 万 (tienduizend) en 亿 (honderd miljoen) in plaats van duizenden en miljoenen, dus elke grote getalsomrekening moet ter plekke en onder tijdsdruk worden uitgevoerd. Tolken zijn hierop getraind en kunnen dit goed, maar u kunt het risico volledig wegnemen door de kaarten van tevoren te versturen, en er is geen reden om dat niet te doen.
Regelgeving en technische terminologie vormen het derde punt. NMPA-referenties, GB-normen, tariefclassificaties en dergelijke hebben allemaal vaste Chinese equivalenten die een algemene tolk mogelijk niet beheerst. Stuur de lijst met acroniemen, de volgorde van de presentaties en de namen van de sprekers met uitspraaknotities, idealiter een week van tevoren. Als u ook live ondertiteling, wordt diezelfde woordenlijst als aangepaste terminologie geladen, zodat de spraakherkenning ook uw eigennamen correct weergeeft.
De oude beperking was fysiek van aard. Tolken Mandarijn van conferentieniveau zijn geconcentreerd in een handvol steden, dus om er een in een zaal in Frankfurt of Dubai te krijgen, betekende dat vluchten, hotels, dagvergoedingen en reisdagen, wat vaak meer kostte dan de tolkkosten zelf. Veel evenementen lieten Mandarijn daarom gewoon achterwege.
Simultaan tolken op afstand maakt daar een einde aan. De tolk werkt vanuit een virtuele cabine, waar hij of zij zich ook bevindt, en de audio komt via internet bij uw evenement terecht. Interprefy geeft een besparing aan van maximaal 75% ten opzichte van een traditionele opstelling op locatie. Dit is weliswaar een maximum, maar de richting is goed. Het meest waardevolle effect is de verschuiving in de talentenpool: van "wie kan er die week reizen?" naar "wie is het meest geschikt voor dit onderwerp?".
Het werkt ook bij fysieke evenementen, wat mensen verbaast die ervan uitgaan dat 'op afstand' virtueel betekent. Herbalife organiseerde een driedaagse distributeursconferentie in Barcelona met 18.000 aanwezigen en tolken in 27 talen, verzorgd door meer dan vijftig tolken die allemaal op afstand werkten. Niemand in de zaal wist waar de tolken waren, en daar was ook geen reden voor.
Niet elke Mandarijn-opdracht vereist een professionele vertaalstudio, en doen alsof dat wel zo is, leidt ertoe dat taalbudgetten verkeerd worden besteed. Interprefy's AI-spraakvertaling ondersteunt meer dan 80 talen, waaronder Mandarijn, Kantonees en Taiwanees Mandarijn, en levert vertaalde audio en ondertiteling binnen enkele seconden na het origineel.
Het werkt goed voor interne teamvergaderingen waarbij het boeken van tolken elke week onmogelijk is, voor breakout- en sidesessies tijdens grotere evenementen, en voor de vele talen die je anders van de lijst zou schrappen.
Menselijke tolken blijven de juiste oplossing wanneer een vertaalfout juridische, medische, financiële of diplomatieke gevolgen heeft. Denk aan vergaderingen van regelgevende instanties, bestuursvergaderingen, vraag- en antwoordsessies met investeerders en onderhandelingen. Veel organisatoren bieden tegenwoordig beide aan: een menselijke tolk voor Mandarijn in de plenaire sessie en AI voor alle andere onderdelen. Dit is doorgaans de meest verstandige verdeling, geen compromis. We hebben eerder al een artikel geschreven over de keuze tussen tolken op aanvraag en geplande RSI (Rapid Support Interpretation) als u deze afweging goed wilt bespreken.
Voor virtuele en hybride evenementen werkt Interprefy met meer dan 80 vergader- en evenementplatformen, waaronder Zoom, Teams, Google Meet, Webex en ON24. Zo kunnen deelnemers hun taal kiezen in de tool die ze al gebruiken, in plaats van naar een andere website te worden doorgestuurd. De actuele lijst is te vinden op de integratiepagina.
Bij fysieke aanwezigheid gebruiken deelnemers de Interprefy mobiele app of een browserlink op hun eigen telefoon met hun eigen oortjes. Dat scheelt de receptie, de borgsommen, de personeelskosten en het gedoe met het controleren van vierhonderd apparaten op de laatste middag. Als de locatie al beschikt over infrarood- of radiodistributie, en veel speciaal daarvoor gebouwde congrescentra hebben dat, kan de cloudaudio rechtstreeks daarop worden aangesloten. Een praktische tip, omdat het mensen vaak over het hoofd ziet: vermeld in de instructies voor deelname dat deelnemers oortjes moeten meenemen, en niet op een bordje bij de registratie.
Vraag wie er daadwerkelijk tolkt en hoe ze zijn gescreend. Interprefy maakt gebruik van een netwerk van meer dan 6.000 professionele tolken, die allemaal een diploma conferentietolken hebben behaald aan een erkende universiteit of instelling en die zijn beoordeeld door middel van interviews, vaardigheidstesten en IT-testen voordat ze aan evenementen van klanten werken. Op de pagina voor het vinden van tolken wordt uitgelegd hoe dat in zijn werk gaat.
Vraag vervolgens waar de audio naartoe gaat. Als de sessie gaat over nog niet uitgebrachte producten, klinische gegevens of contractvoorwaarden, zal iemand van de juridische afdeling of IT uiteindelijk een antwoord willen hebben, en het is veel gemakkelijker om dat antwoord al tijdens de selectie te krijgen dan tijdens de contractondertekening. Interprefy is een Zwitsers bedrijf dat opereert volgens ISO 27001 en de AVG, biedt AVG-conforme EU-gegevensopslag en versleutelt content met AES 256-bits encryptie via TLS en SRTP. Meer informatie is te vinden op de beveiligingspagina.
Het regelen van een Mandarijn-tolking is technisch gezien een opgelost probleem. Waar organisatoren echter nog steeds tegenaan lopen, is dat ze het als een boeking beschouwen in plaats van als een ontwerpbeslissing, en het uitstellen tot het programma vastligt, het platform is gekozen en de zaal al is ingericht. Pak het in plaats daarvan aan: beslis per sessie of er een menselijke of AI-tolk wordt ingezet, deel de woordenlijst tijdig uit, bevestig twee tolken per cabine en controleer of de tolkmethode aansluit bij de zitpositie van het publiek.
Als u een specifiek evenement wilt bespreken, neem dan contact met ons op. Stuur ons de agenda en de talenlijst, dan laten we u weten voor welke sessies een stand echt nodig is en voor welke niet.