Als het gaat om het beoordelen van het succes van een evenement, is een belangrijke variabele om te overwegen de betrokkenheid van het publiek. Meningen, discussies, vragen – dit zijn allemaal tekenen van publieksbetrokkenheid en, nog belangrijker, bewijs dat je evenement interessant is.
Echter, hoewel het ’ gemakkelijk is om betrokkenheid te meten bij een on‑site‑evenement (en vervolgens je volgende te verbeteren), wat dan voor degenen die je online host?
Het feit is dat we ons bevinden in vreemde en zorgelijke tijden. In de nasleep van lokale en internationale evenementen die geannuleerd zijn vanwege de COVID-19 pandemie, vinden veel geplande evenementen en conferenties online plaats. Deze evenementen, hoewel veel toegankelijker, inclusiever en diverser, zijn veel moeilijker om boeiend te maken.
Veel van deze moeilijkheid komt voort uit het medium: weinig online conferentieplatformen bieden de functies die nodig zijn voor grootschalige publieksbetrokkenheid. Voor kleinere evenementen en vergaderingen is de mogelijkheid om ‘hand op te steken’ of ‘scherm te delen’ van onschatbare waarde en geeft gebruikers macht, maar bij grootschalige online evenementen met mogelijk duizenden mensen, hoe kunnen deelnemers deelnemen?
En het gaat niet alleen om het leveren van content. Het gaat om het leveren van content waar je publiek zich mee kan bezighouden – en om dat te doen moet je het voor hen gemakkelijk maken, of dat nu via je platform is of vóór het online evenement. Voor velen die nu thuiswerken als gevolg van COVID-19, zal interactie via een evenementplatform onbekend voor hen zijn.
In deze blog, we’re gaan verschillende tips delen die je helpen de betrokkenheid van het publiek te verbeteren vóór en tijdens je volgende online evenement.
Een van de beste manieren om een online evenement te promoten (en daarmee de betrokkenheid vóór en tijdens een evenement te verbeteren) is het delen van relevante content. Dit kan van alles zijn, van het plaatsen van korte video-opnames tot het starten van een discussieforum uitsluitend voor deelnemers. Door content te creëren en deze online met je publiek te delen, geef je hen een insiderervaring die hen enthousiast maakt om aanwezig te zijn.
Naast het creëren van content moet het worden gedeeld via de sociale mediakanalen die uw publiek vaak bezoekt.
Twitter en LinkedIn zijn de belangrijkste kanalen voor promotie, maar overweeg het creëren van privé‑groepen voor registranten waar je gloednieuwe inhoud en beeldmateriaal kunt delen. Maak duidelijk op de registratiepagina van het evenement dat deelnemers door zich te registreren toegang krijgen tot deze afgeschermde inhoud.
Het sprekerspanel en de geleverde inhoud zijn de belangrijkste factoren bij het bepalen of iemand een online evenement bijwoont. In een steeds internationaler wordende online evenementenruimte moet het gekozen panel divers zijn (niemand wil dezelfde mening horen van vijf verschillende mensen met dezelfde achtergrond) en duidelijke expertise hebben.
Met dit in gedachten moet je sprekers selecteren die nieuwe inzichten en perspectieven kunnen bieden die je publiek op het puntje van hun bureaustoel houden! Dit zal hen ook aansporen meer vragen te stellen, omdat het interessante informatie is die ze haven’t eerder hebben gehoord of minder van weten.
Neem tenslotte wat tijd vrij voor Q&A.
Online‑evenementen aren’t lezingen (zo gemakkelijk als het voor sprekers is om de overhand te krijgen bij het gebruik van online platforms) maar educatieve seminars of discussies. Door het publiek voldoende tijd te geven om vragen te stellen, voelen ze zich betrokken en daardoor geëngageerd door de spreker(s). Ook helpen vragen om meer duidelijkheid te scheppen over de door de sprekers besproken onderwerpen; het kan zijn dat ze didn’t genoeg tijd hadden om elk aspect van een onderwerp te behandelen; publieksvragen kunnen helpen de antwoorden naar voren te brengen.
Onze enquête heeft ons laten zien dat een belangrijk onderdeel van publieksbetrokkenheid het vermogen is om vóór en tijdens een online evenement met andere deelnemers en sprekers te communiceren.
Inderdaad, volgens onze Event Industry Trends 2020-enquête (met 106 respondenten, die allemaal ervaring hebben met het organiseren van evenementen), stemden 78% toe dat deelnemers aan evenementen nieuwe manieren willen om met elkaar en met sprekers te communiceren.
Met de vooruitgang in evenemententechnologie en communicatieplatforms, is het’s makkelijker dan ooit voor jou (en je sprekers) om in realtime met je publiek te interacteren. De meeste online conferentietools hebben een ‘chat’ functie – gebruik dit om publieksvragen te verzamelen en te cureren. Deze aanpak geeft sprekers tijd om hun antwoorden op vragen te lezen en erover na te denken en betrekt het publiek.
U kunt ook communicatieplatforms gebruiken om feedback van uw publiek te verzamelen om te beoordelen hoe goed het evenement in realtime verloopt. Deze informatie kan vervolgens worden gebruikt om wijzigingen aan te brengen in de manier waarop het evenement wordt geleverd – misschien wil het publiek dat de spreker langer bij specifieke dia's blijft of de dia's na het online evenement deelt.
Ten slotte maakt het hebben van deze technologie mogelijk dat je begrijpt hoe goed je in staat bent om om te gaan met publieksbetrokkenheid en aan verwachtingen te voldoen. Het kan zijn dat je publiek veel vragen had, maar je sprekers konden ze niet allemaal beantwoorden vanwege tijdsbeperkingen. Dus de volgende keer kun je de spreektijd en het vraagsegment verlengen.
Een van de belangrijkste barrières voor publieksbetrokkenheid is taal. Bijvoorbeeld, stel dat een Duitser zich wil aanmelden voor je online evenement. De aangeboden inhoud spreekt hen aan, net als de lijst met sprekers, maar er is slechts één probleem: het evenement is in het Engels en zij spreken alleen Duits.
Nu is dit scenario gebruikelijk. Er zijn tal van online evenementen die uw doelgroep graag zou willen bijwonen, maar ze kunnen dit niet vanwege taalbarrières. Het is 2020 – er is geen reden dat uw online evenement zonder interpretatieopties is.
Er zijn platforms beschikbaar (zoals Interprefy) die u in staat stellen uw evenementen online te hosten voor grote publieken en tolken op afstand te laten verbinden. In de huidige omgeving bespaart dit u geld en geeft u meer toegang tot een reeks online tolken.
Denk dus na over welke talen je voor je publiek moet aanbieden. Als deze opties beschikbaar zijn, zal de betrokkenheid van het publiek aanzienlijk toenemen.
De betrokkenheid van het publiek lijdt wanneer het moeilijk is voor deelnemers, vooral nieuwkomers, om te bepalen welke online sessies voor hen relevant zijn.
It’s daarom in je eigen belang om een agenda op je website te plaatsen en deze via e-mail naar al je deelnemers te sturen.
Een ander aspect om te overwegen voor je volgende online evenement is om te vragen wat je deelnemers willen zien. Dit stelt je in staat om de volgende keer meer gepersonaliseerde content te leveren, waardoor de betrokkenheid van het publiek opnieuw toeneemt!
Ten slotte, voor nieuwkomers op uw evenement, gebruikt u een matchmaking-platform voor evenementen. Deze platforms zijn ontworpen om deelnemers die geïnteresseerd zijn in specifieke onderwerpen en/of sprekers op uw evenement bij elkaar te brengen. Dit maakt het veel gemakkelijker voor mensen om van tevoren goed te communiceren en verbinding te maken, waardoor opwinding wordt opgebouwd en de betrokkenheid verbetert.
Bij Interprefy bieden we een online evenementenoplossing die het voor jou gemakkelijker maakt om contact te leggen met je publiek en content aan hen te leveren, waar en wanneer dan ook.
Ons platform maakt gebruik van realtime remote simultane interpretatie om evenementen toegankelijker te maken voor sprekers van verschillende talen. Dit stelt uw deelnemers in staat om zich te verbinden met uw evenementen “digitally” en stelt u in staat om taalopties te bieden die voorheen te kostbaar zouden zijn geweest.
It’s een toegankelijke en schaalbare oplossing: het kan overal en op elk moment worden gebruikt en werkt zowel voor kleine als grootschalige evenementen. Wat de installatie betreft, is er geen hardware of configuratie nodig; download gewoon de applicatie en ga.
Uw publiek zoekt steeds meer naar technologie die hen in staat stelt te verbinden en dat is iets waar wij bij kunnen helpen.
Als u meer wilt weten over hoe evenementen veranderen in 2020, kunt u ons gratis eBook – Event Management Trends 2020 – downloaden door op de onderstaande knop te klikken.