Met meer evenementen die online gaan, realiseren eventorganisatoren en managers van traditioneel “offline” evenementen zich dat het landschap veel anders is.
De basisprincipes blijven ongewijzigd, maar de uitdaging is nu het gebruik van moderne digitale technologieën om evenementbelevingen te leveren die anders zijn dan de rest.
Voor degenen die niet bekend zijn met het organiseren van meertalige evenementen online, is weten hoe ze hun evenementen kunnen laten opvallen een echt struikelblok – maar hier kunnen we wellicht wat begeleiding bieden.
In deze blog gaan we’ren verschillende dingen delen die u kunt doen om uw online meertalige evenementen te laten opvallen ten opzichte van de concurrentie.
Hoewel technologie altijd een cruciale rol heeft gespeeld in het succes van evenementen, is het nog nooit zo belangrijk geweest om het correct te kiezen. Nu evenementen online gaan, zijn er tal van zaken waar bedrijven moeten rekening mee moeten nemen voordat ze een platform kiezen: taalondersteuning, cloudgebaseerde connectiviteit, veerkracht… de lijst gaat maar door!
Deze bedrijven moeten ook rekening houden met het feit dat evenementen steeds internationaler worden – bevindingen in ons Event Management Trends 2020 rapport toont aan dat bijna twee derde (64%) van de evenementmanagers die we hebben gesproken (106) het ermee eens waren dat evenementen veel diverser zijn dan vijf jaar geleden!
Daarom is het essentieel dat deelnemers de evenementinhoud in hun gewenste taal kunnen beluisteren. Nu de offline toetredingsdrempels zijn weggenomen, zijn evenementen veel toegankelijker voor grotere, externe doelgroepen, en deze doelgroepen verwachten de mogelijkheid om op nieuwe manieren met sprekers en andere deelnemers te interageren (meer dan drie kwart (78%) van de evenementmanagers gaf aan dat dit het geval is).
Om van deze kans te profiteren, moeten evenementorganisatoren hun content kunnen aanbieden, en dat in realtime, in een verscheidenheid aan verschillende talen. Dit vereist realtime remote simultane interpretatie (RSI).
De meeste conventionele platforms hebben deze functionaliteit niet standaard of bieden slechts “beperkte” ondersteuning, hetzij in de vorm van tekst-naar-spraakvertaling, tot nu toe met beperkte vertaalnauwkeurigheid, of transcripties. Vervolgens, wanneer het gaat om het leveren van een geweldige evenementervaring, schieten deze platforms tekort omdat deelnemers moeten wachten om een onnauwkeurige vertaling van de inhoud in hun gewenste taal te lezen of de transcripties te downloaden nadien het evenement is afgelopen.
Die RSI aanbieden, echter (of geïntegreerd kunnen worden met een RSI‑platform), zorgen ervoor dat content via een tolk kan worden geleverd in de door de deelnemers gekozen taal (of talen). Dit betekent dat de ervaring consistent, boeiend (aangezien deelnemers in hun eigen taal luisteren) en toegankelijk.
Wilt u uw meertalige online‑evenement echt laten opvallen?
Pro‑tip #1
Zet achtergrondmuziek in en laat online deelnemers met elkaar communiceren in chatrooms voor specifieke onderwerpgebieden die u gaat bespreken. Dit kan 15 of 30 minuten vóór de openingsspeech, en deelnemers kunnen een herinnering ontvangen om 5 minuten vóór de start van het hoofd‑gedeelte de hoofdruimte te betreden.
Personalisatietechnologie stelt organisatoren in staat om deelnemers op maat gemaakte aanbevelingen en inhoud te bieden om het evenement aantrekkelijker te maken, waardoor de algehele ervaring verbetert. Bijvoorbeeld, tijdens de registratie vullen potentiële deelnemers een formulier in en beantwoorden ze enkele vragen, i.e. “welke inhoud u het meest interesseert”, “welk type sessies van het evenement u het meest aanspreekt”. Deze informatie wordt vervolgens door de personalisatietechnologie gebruikt om suggesties te doen voor sprekersessies of directe aanmeldingen voor inhoud die zij nuttig kunnen vinden.
Een ander technologische element dat het overwegen waard is voor een meertalige online‑evenement is matchmaking‑technologie. Matchmaking‑toepassingen groeperen mensen op basis van de inhoud waarin ze geïnteresseerd zijn – zowel vóór als tijdens een evenement – zodat deelnemers de gewenste content ontvangen. Deze toepassingen worden vaak geleverd met chatfunctionaliteit, zodat de groepen met elkaar kunnen communiceren en hun verworven kennis kunnen delen.
Als u uw online meertalige evenementen naar een hoger niveau wilt tillen, is het de moeite waard om naar platforms zoals ON24.
ON24 is ontworpen om altijd-aan en gepersonaliseerde ervaringen te leveren tijdens online meertalige evenementen. Het heeft een reeks personalisatietools die u kunnen helpen om betrokkenheid op schaal te stimuleren – van voordat mensen zich aanmelden tot wanneer ze uw online evenement bijwonen.
Wilt u uw meertalige online‑evenement echt laten opvallen?
Pro tip #2
Creëer een meeslepende omgeving. Sommige bedrijven, zoals VII Events, hebben virtuele 3D‑locaties gecreëerd waar deelnemers doorheen kunnen lopen, van kamer tot kamer, en kunnen deelnemen aan presentaties en andere deelnemers. Als het niet buiten uw budget valt, kan het de moeite waard zijn om dit te overwegen!
Welk platform u ook kiest, het moet wrijving verminderen. Bijvoorbeeld, sommige online evenementenplatforms kunnen slechts één of twee sessies tegelijkertijd. Het is pas nadat deze sessies zijn afgerond dat andere kunnen plaatsvinden, en vaak moet de spreker uit zijn dia's klikken om een andere presentator binnen te halen. Het is gewoon niet naadloos genoeg.
Idealiter wilt u een platform dat meerdere “rooms” kan bieden voor verschillende seminars/presentatiesessies. Er moeten ook aparte taalkanalen binnen deze kamers zijn, zodat deelnemers de inhoud in hun gewenste taal kunnen beluisteren terwijl de presentatie verloopt doorgaat.
Het andere voordeel van deze mogelijkheid is dat deelnemers effectief kunnen kiezen welke inhoud ze willen beluisteren.
Wilt u uw meertalige online‑evenement echt laten opvallen?
Pro tip #3
Geef deelnemers de mogelijkheid om hun benen te strekken en direct via uw platform met anderen te netwerken. Zorg ervoor dat er “break rooms” zijn waar deelnemers zich kunnen aansluiten, even kunnen zitten of contact kunnen maken met andere aanwezigen. Het is ook de moeite waard om intermissievideo’s te overwegen – i.e. behind-the-scenes‑beelden, entertainment, hoe u het evenement heeft gepland, bloopers, korte interviews met enkele sprekers en dergelijke. Dit zijn uitstekende manieren om uw evenement te verrijken!
Net zoals bij een offline‑evenement, moeten uw meertalige online‑evenementen ruim van tevoren worden geadverteerd als u de opkomst wilt maximaliseren.
Begin met het identificeren van uw ideale doelgroep en het afstemmen van uw boodschappen op hen. Wat biedt uw evenement dat’s nuttig voor hen? Hoe kan uw content helpen? Door uw boodschap op deze manier te positioneren, moedigt u mensen aan zich aan te melden, omdat ze niets nuttigs willen missen en geen achterstand willen oplopen ten opzichte van hun concurrentie!
Zodra u’heeft uw berichten opgesteld en mensen heeft laten inschrijven, gebruikt u e-mailmarketing om regelmatig, tweewekelijks, nieuwsbrieven maanden van tevoren te versturen. Dit zal niet alleen “hype” rond uw evenement opbouwen, maar ook nieuwe inschrijvingen verhogen en registranten voorzien van interessantere inhoud (die zij hoogstwaarschijnlijk met anderen zullen delen).
U kunt ook sociale media benutten om nieuwe doelgroepen te bereiken. Het creëren van unieke hashtags en het vragen aan registranten om die hashtags te gebruiken en uw inhoud te delen, zal de zichtbaarheid van uw evenement verbeteren en u helpen nieuwe doelgroepen te bereiken.
Ook, maak het overvloedig duidelijk dat uw evenement zal worden geleverd in meerdere talen bij de eerste gelegenheid. Dit is cruciaal omdat als iemand geïnteresseerd is in een evenement en ziet dat het zal worden geleverd in hun taal, de kans dat ze zich inschrijven neemt astronomisch toe.
Overweeg tot slot het gebruik van e-mailautomatisering om u te helpen sjablonen te maken die u in staat stellen deze e-mails op schaal te verzenden. Automatisering stelt u in staat zich te concentreren op activiteiten die waarde toevoegen aan de algehele ervaring, i.e. gepersonaliseerde outreach, het ontwikkelen van de enige content van uw lid’s, werken aan matchmaking, verbinden via sociale mediaplatforms en nog veel meer.
Wilt u echt uw meertalige online evenement laten opvallen?
Pro tip #4
Start een forum of online discussieruimte waar al uw deelnemers naartoe kunnen gaan om te communiceren met u, sprekers en andere deelnemers. Beschouw het als een community-kennisbank dat’s voortdurend evolueert. Het beste is dat het nuttig blijft, zelfs nadat het evenement is afgelopen: gebruik het om opnames te hosten, updates over andere aankomende evenementen te delen en vragen te beantwoorden.
Een van de beste manieren om de hype rond uw evenement te behouden en het te laten opvallen, is om “alleen-leden” content – content die nergens anders te vinden is en inzicht geeft in wat uw evenement zal behandelen.
Mensen haten het missen van zaken die relevant zijn voor hun interesses, dus exclusieve ledencontent kan degenen die zich nog niet hebben aangemeld overtuigen om de stap te zetten. Zorg er gewoon voor dat u deze content achter een portaal vergrendelt (het kan zelfs met een wachtwoord beschermd zijn) zodat mensen moeten om zich aan te melden om het te bekijken en te ontvangen.
Wat betreft de inhoud die u moet creëren, maak inhoud die zich richt op wat tijdens het evenement zal worden besproken en verstrek informatie over de sprekers zelf. Bijvoorbeeld, u kunt een korte uiteenzetting geven van een van de onderwerpen die een spreker op uw evenement zal behandelen, of zelfs een kort interview met een van hen om hun verhaal en expertise te delen.
Wilt u uw meertalige online‑evenement echt laten opvallen?
Pro tip #5
Gamificatie! Als u nog meer deelnemers wilt aantrekken, organiseer dan mini‑evenementen met prijzen (bijv. kortingen op tickets, speciale toegang tot behind‑the‑scenes‑materiaal of zelfs de mogelijkheid om één‑op‑één met een spreker te spreken). Bijvoorbeeld, u kunt deelnemers vragen uw hashtag #inserteventname hier op LinkedIn en Twitter te gebruiken om deel te nemen en vervolgens willekeurig één persoon te selecteren om een van de prijzen toe te kennen. Het vergt weinig inspanning van beide partijen, maar voegt echt een interessant element toe aan uw evenement! Een andere mogelijkheid is gamificatie binnen uw evenementen – vraag sprekers van breakout‑sessies interactieve componenten toe te voegen aan hun presentaties, zodat deelnemers op whiteboards kunnen tekenen of hun gedachten over het onderwerp kunnen presenteren. Dit zijn slechts voorbeelden, maar er zijn talloze dingen die u kunt doen! N.B. Heeft u overwogen om uw deelnemers kortingscodes voor uw producten en diensten aan te bieden?
De beste online meertalige evenementen bieden meerdere perspectieven, omdat dit echt betrokkenheid stimuleert. Als uw sprekerspanel uitsluitend bestaat uit blanke mannen in de zestiger, krijgt u slechts één perspectief: dat van blanke mannen in de zestiger. Om echte waarde aan uw publiek en uw evenement te laten opvallen, moet het experts omvatten met unieke en diverse perspectieven – allen die over het onderwerp/de onderwerpen kunnen spreken
Wilt u echt uw meertalige online-evenement laten opvallen?
Pro tip #6
Voer een enquête vóór het evenement uit om te bepalen welk format het meest aanspreekt bij uw publiek. Net zoals u een divers sprekerspanel wilt, heeft u een divers aanbod aan evenementopties nodig. De enquête vóór het evenement helpt u te beslissen wat het beste is voor uw publiek, waardoor de betrokkenheid uiteindelijk wordt gemaximaliseerd.
Er is veel om over na te denken en het organiseren van een online meertalige gebeurtenis is heel anders dan het offline organiseren.
Veel bedrijven gebruiken momenteel ad-hoc oplossingen; platforms zoals Cisco Webex en Microsoft Teams leveren bijvoorbeeld fantastische kant-klare vergaderinstrumenten, maar ze hebben geen interpretatie-mogelijkheden als standaard. Dat moet worden toegevoegd met een tool van derden (en zelfs dan ondersteunt het mogelijk RSI niet).
Maar dat’s waar we kunnen helpen. Ons platform, Interprefy, is ontworpen om al het bovenstaande te leveren en kan evenementmanagers en organisatoren helpen om RSI voor hun evenementen in elke gewenste taal op te zetten.
Niet alleen is het kosteneffectiever, we kunnen ook toponderrichters leveren via ons netwerk van taalserviceproviders (LSP), wat betekent dat u de talen en expertise krijgt die u nodig heeft, precies op het moment dat u ze nodig heeft.
Ten slotte integreert ons platform met de meest populaire online vergadertools (Zoom, Cisco Webex, Microsoft Teams) om uw meertalige online evenementen te laten opvallen.
Geïnteresseerd om meer te weten? Waarom niet een demo boeken en we zullen u een snelle rondleiding door Interprefy geven.