Elk meertalig evenement genereert veel meer dan alleen een herinnering aan de dag. Opnames, ondertitels en transcripties stapelen zich op de achtergrond op terwijl het evenement zelf centraal staat, en zodra de afsluitende opmerkingen zijn gedaan, blijft die inhoud vaak gewoon liggen. Uiteindelijk vraagt iemand om het Franse transcript van de parallelsessie, of de Engelse ondertiteling van de keynote, en dan begint de zoektocht.
Voor organisaties die evenementen in meerdere talen organiseren, is dit geen klein ongemak. Ondertiteling en transcripties maken de inhoud van een evenement achteraf bruikbaar: doorzoekbaar, vertaalbaar, deelbaar en geschikt voor rapportage. Zorg voor een goede toegang na afloop van het evenement, en een enkel evenement blijft maandenlang waarde opleveren. Gaat het mis, dan gaat het grootste deel van die waarde verloren zodra deelnemers uitloggen.
Deze handleiding beschrijft wat ondertiteling en transcriptie na een evenement precies zijn, hoe ze worden gegenereerd vanuit een live meertalig evenement, de problemen waar de meeste organisaties tegenaan lopen bij het verkrijgen ervan, en waar je op moet letten bij een oplossing die dit goed afhandelt.
Ondertiteling en transcripties zijn niet zomaar toegankelijkheidsfuncties die verdwijnen zodra de live sessie is afgelopen. Na een evenement vormen ze de basis voor een verrassend scala aan vervolgactiviteiten: trainingsmateriaal gebaseerd op een opgenomen sessie, interne rapporten die citeren wat er daadwerkelijk is gezegd, marketingmateriaal dat is overgenomen van een keynote, of compliance-documenten die bewijzen wat er is gecommuniceerd en wanneer.
Bij meertalige evenementen zijn ondertiteling en transcripties extra belangrijk, omdat ze vaak de enige toegankelijke weergave zijn van wat er in elke taal is gezegd. Een opname alleen helpt een compliance-team niet om te bevestigen wat de Duitse tolk daadwerkelijk heeft gecommuniceerd. Een doorzoekbaar transcript doet dat wel. En waar live ondertiteling de toegankelijkheidslaag vormt tijdens het evenement zelf (zie de richtlijnen van het W3C Web Accessibility Initiative over ondertiteling voor het belang hiervan), bieden de ondertitels na het evenement diezelfde toegankelijkheid aan iedereen die er niet live bij kon zijn.
Om te begrijpen waarom toegang na een evenement vaak moeilijker is dan zou moeten, is het nuttig om te weten wat er precies geproduceerd wordt tijdens een live, meertalig evenement.
Een typische sessie genereert verschillende parallelle contentstromen. Er is de live audio van de spreker, in de originele taal. Daarnaast is er de audio met vertaling of AI-gegenereerde audio in elke doeltaal. En waar ondertiteling is ingeschakeld, worden er per taal ondertitelingsbestanden gegenereerd, meestal als SRT- of WebVTT- bestanden voor integratie in een videospeler, of als platte tekst voor andere toepassingen.
Transcripten zijn een aparte output, die na de opname wordt gegenereerd in plaats van tijdens de gebeurtenis. Waar ondertiteling is getimed op de video, worden transcripten doorgaans als doorlopende tekst opgemaakt, wat beter geschikt is om te lezen, te doorzoeken of in een ander document te verwerken.
De twee termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze dienen verschillende doelen. Ondertiteling is voorzien van een tijdstempel en is ontworpen om naast de video te worden weergegeven, synchroon met wat er op elk moment wordt gezegd. Transcripten zijn de volledige tekst van een sessie, bedoeld om te worden gelezen, doorzocht of hergebruikt als een zelfstandig document. Een goed georganiseerd evenement zou u beide moeten bieden, idealiter in elke taal die uw publiek nodig heeft. Als u nog bezig bent met het instellen van ondertiteling voor het live-evenement zelf, behandelen onze artikelen over ondertiteling op het scherm voor evenementen op locatie en hoe Interprefy AI de toegankelijkheid van live ondertiteling mogelijk maakt, dit aspect uitgebreider.
Vraag de meeste event- of communicatieteams wat er gebeurt nadat een meertalig evenement is afgelopen, en een bekend patroon komt naar voren. Opnames blijven bij de ene leverancier. Ondertitelingsbestanden bij een andere. Transcripten, als die er al zijn, komen dagen later per e-mail binnen, vaak alleen in de brontaal. Niemand in het team heeft één centrale plek waar alle opnames van een bepaalde sessie te vinden zijn.
Dit is belangrijk omdat de vertraging zich opstapelt. Een trainingsteam dat een cursus wil samenstellen op basis van een opgenomen sessie kan pas beginnen als het transcript binnen is. Een communicatieteam dat een sessie nauwkeurig wil citeren in een vervolgmail, zit vast in de wachtrij voor ondertiteling. Tegen de tijd dat alles eindelijk verzameld is, is het moment om het goed te gebruiken vaak al voorbij en blijft de inhoud ongebruikt.
Er is ook een taaldimensie aan dit probleem die gemakkelijk onderschat wordt. Wanneer een evenement in zes talen plaatsvindt, is een vertraging in één ondertitelingsbestand niet één probleem, maar potentieel zes problemen, die elk een eigen vervolgactie met een eigen leverancier of workflow vereisen.
Gerelateerd artikel:
Interprefy lanceert Media Hub voor directe ondertiteling, transcripties en AI-samenvattingen
Als uw organisatie regelmatig meertalige evenementen organiseert, is het de moeite waard om te evalueren hoe de inhoud na het evenement wordt verwerkt, met dezelfde zorgvuldigheid als waarmee de live tolking zelf wordt uitgevoerd. Een aantal zaken verdienen specifieke aandacht.
Interprefy Media Hub is precies ontwikkeld om deze problemen aan te pakken. Zodra een sessie is afgelopen, worden opnames, ondertiteling, transcripties en door AI gegenereerde samenvattingen per sessie georganiseerd en binnen ongeveer tien minuten beschikbaar gesteld in Media Hub. Deze zijn toegankelijk via een beveiligde, zelfservice-link, in plaats van via een supportticket.
Ondertitels kunnen worden gedownload als SRT, VTT of platte tekst voor elke taal die tijdens de sessie is ingeschakeld, en transcripten kunnen op aanvraag worden gegenereerd vanuit de opname zelf. Als een schriftelijke samenvatting nodig is in plaats van een volledig transcript, kan Media Hub er een genereren in meer dan tachtig talen, waaronder talen die niet live tijdens het evenement werden gebruikt. Opnames kunnen ook worden ingekort en de timing van de ondertiteling kan direct vanuit de previewpagina worden aangepast, zodat een gepolijste, deelbare versie beschikbaar is zonder externe bewerkingsprogramma's. Alles blijft een volledig jaar na het evenement toegankelijk. Voor teams die volledig geproduceerde output nodig hebben in plaats van zelfservicetools, biedt Interprefy ook Managed Media Services.
Het resultaat is dat een enkel meertalig evenement geen eenmalige gebeurtenis meer is, maar een waardevolle bron: trainingsmateriaal, rapportagedocumenten, vervolgcommunicatie en herbruikbare meertalige content, allemaal afkomstig uit dezelfde sessie, in de talen die uw organisatie daadwerkelijk nodig heeft.
Als het verkrijgen van ondertiteling en transcripties na elk evenement momenteel iets is waar uw team achteraan moet in plaats van iets waar u op kunt vertrouwen, is het de moeite waard om dit als een proces te beschouwen dat verbeterd moet worden in plaats van als een ongemak dat u moet tolereren. Begin met het in kaart brengen van de tijd die uw team momenteel nodig heeft om een bruikbaar transcript of ondertitelingsbestand te ontvangen na afloop van een evenement, in elke taal waarin u werkt. Dat cijfer alleen al is meestal een goede reden om een beter systeem te implementeren.
Om te zien hoe Interprefy Media Hub in de praktijk omgaat met ondertiteling en transcripties na een evenement, kunt u Interprefy Media Hub.
Hoe lang duurt het normaal gesproken om ondertiteling en transcripties te ontvangen na een evenement? Bij de meeste leveranciers is een wachttijd van enkele dagen gebruikelijk, vooral wanneer er meerdere talen bij betrokken zijn en elke taal afzonderlijk verwerkt en aangeleverd moet worden. Een goed opgezet systeem voor contentbeheer na een evenement zou ervoor moeten zorgen dat ondertiteling en transcripties binnen enkele minuten na afloop van een sessie beschikbaar zijn, en niet pas na dagen.
In welke bestandsformaten moeten ondertitels en transcripten na een evenement worden aangeleverd? Ondertitels zijn doorgaans het meest bruikbaar als SRT- of VTT-bestanden, omdat beide formaten direct compatibel zijn met standaard videospelers en bewerkingsprogramma's. Transcripten zijn meestal nuttiger als platte tekst, omdat ze bedoeld zijn om te worden gelezen en doorzocht, in plaats van gesynchroniseerd met een videotijdlijn. Een goede oplossing zou alle drie de formaten standaard moeten aanbieden.
Kan een transcript of samenvatting worden gegenereerd in een taal die niet live tijdens het evenement is gebruikt? Ja, mits de onderliggende opname of audio van de tolk in een bruikbare vorm beschikbaar is. Interprefy Media Hub kan bijvoorbeeld schriftelijke samenvattingen genereren in meer dan tachtig talen op basis van een sessieopname, ongeacht welke talen er daadwerkelijk live zijn gesproken.
Verloopt de content na een evenement? Dat hangt volledig af van de aanbieder. Sommige platforms verwijderen content na een paar weken, waardoor de bruikbaarheid ervan voor iets anders dan directe follow-up beperkt is. Andere platforms, waaronder Media Hub, houden de content een heel jaar toegankelijk, waardoor het realistisch is om deze te gebruiken voor trainingen, rapportages of het creëren van content, lang na het evenement zelf.