De COVID-19-pandemie en de daaropvolgende lockdowns in 2020 en 2021 dwongen evenementorganisatoren om opnieuw na te denken hoe zij conferenties, seminars, workshops en andere bijeenkomsten organiseren.
Met veiligheid als primaire zorg, en de grootste hindernis voor het organiseren van live‑evenementen, hadden evenementorganisatoren een alternatief nodig.
Voor velen boden digitale evenementen een natuurlijke en kosteneffectieve oplossing — ze stelden evenementbeheerders in staat door te gaan terwijl ze zich hielden aan de richtlijnen voor sociale afstand.
Maar dat is niet alles — het combineren van het beste van digitaal en ter plaatse, hybride evenementen bieden verschillende voordelen ten opzichte van traditionele evenementen, inclusief een groter bereik, duurzaamheid (zowel vanuit een milieu- als financieel perspectief), hogere inclusiviteit, flexibiliteit voor deelnemers — als ze kiezen hoe ze deelnemen, met veel minder “red tape” aangezien ze online toegankelijk zijn en veel meer.
Nu de lockdownbeperkingen tot het verleden behoren, plannen veel eventmanagers om door te gaan met het gebruik van of te beginnen met het adopteren van hybride evenementformaten, door hun aanwezigheid op locatie te vergroten terwijl ze profiteren van online oplossingen. Volgens onderzoek van de Event Manager Blog (een Skift-merk), 70% van de evenementen is nu hybride of heeft de mogelijkheid om virtueel deel te nemen.
Hybride evenementen zijn duidelijk een voorkeursformaat geworden.er wordt verwacht dat het zal groeien met een samengestelde jaarlijkse groei (CAGR) van 23,2% van 2020 tot 2027 — terwijl veel professionals in eventmanagement op zoek zijn naar nieuwe manieren om online- en virtuele evenemententechnologieën te benutten en nieuwe ervaringen te creëren.
Laten we echter een paar stappen teruggaan en een belangrijke vraag behandelen.
Eenvoudig gezegd, een hybride evenement is een beurs, conferentie, seminar, workshop, of een andere bijeenkomst die een “live” in-person event combineert met een “virtual” online component.
Neem bijvoorbeeld een seminar — de sprekers van het seminar (of panelleden) kunnen persoonlijk bijeenkomen, terwijl het publiek “op afstand” deelneemt via online videoconferentieoplossingen. Deze aanpak biedt verschillende voordelen, van kostenreductie en de fysieke voetafdruk van het evenement tot het in staat stellen van eventmanagers om een breder publiek te bereiken en een hoger niveau van betrokkenheid te genereren.
U bent mogelijk ook geïnteresseerd in onze blogartikel “Wat is een hybride evenement en hoe begin ik?”
In vergelijking met traditionele on-site opstellingen, hybride evenementen zijn fundamenteel toegankelijker en bieden het “beste van beide werelden” — of zelfs meer.
Bijvoorbeeld, het online onderdeel van hybride evenementen betekent dat ze onbeperkt kunnen worden uitgebreid, waardoor eventmanagers eerder onbereikbare doelgroepen kunnen bereiken. Nieuwe doelgroepen die verschillende talen spreken kunnen ook gemakkelijk worden bediend via het gebruik van tolken — die beiden op afstand kunnen werken aangezien uw evenement online is. Het is niet nodig om te betalen voor visumvergunningen of vliegtickets. U hoeft alleen een online eventmanagementplatform en een realtime tolkoplossing (zoals Interprefy) te installeren om dit mogelijk te maken. Een andere optie is het gebruik van een AI-spraakvertalingsoplossing, zoals Interprefy Aivia, die zowel voor fysieke als virtuele deelnemers werkt.
Bovendien, door uw evenementen online te organiseren, zijn ze veel “flexibeler” — u bent niet langer gebonden aan een specifieke tijd of locatie en u heeft mogelijk zelfs alleen een kleinere locatie nodig.
We zijn allemaal bekend met de voordelen van offline‑evenementen — connectiviteit, personalisatie, enzovoort, en dat blijft zelfs bij hybride evenementen, waarbij deelnemers de optie om persoonlijk aanwezig te zijn.
Lees meer over de voordelen van hybride evenementen hier.
Natuurlijk kunnen hybride evenementen uitdagend zijn - van logistiek tot het creëren van nieuwe waarde voor exposanten en sponsors tot het bedienen van verschillende tijdzones. Maar de echte uitdaging zal zijn om de mindset van wie u’re te bedienen te veranderen. Het organiseren van een fysiek evenement met online toegang als een extra optie kan afstandelijke deelnemers teleurstellen.
De sleutel tot het oplossen van deze uitdaging is het creëren van één evenement, maar twee ervaringen — en we hebben enkele best practice‑tips over hoe dit te doen.
Het begrijpen van uw publiek helpt u om een uitgebreide lijst met hybride‑evenementoplossingen en tips te verfijnen. Zodra u weet wat uw deelnemers nodig hebben — kunt u de juiste technologie kiezen, bijvoorbeeld event‑managementplatforms, en de beleving definiëren. Zorg ervoor dat u zich gelijkmatig richt op de behoeften van beide doelgroepen. Hoewel de verleiding kan bestaan om iets meer nadruk te leggen op deelnemers op locatie, omdat zij waarschijnlijk hogere kosten hebben (reizen, visum, tickets, etc.), kunnen remote doelgroepen het aantal deelnemers op locatie ruimschoots overtreffen. Het is daarom essentieel om u te richten op de behoeften van de diverse doelgroepen die u wilt aantrekken.
Om het voor uw publiek gemakkelijker te maken om met u en andere deelnemers te communiceren en zich te engageren, heeft u vertegenwoordigers voor zowel de fysieke als de online ervaring. Deze deelnemers kunnen uw gasten bedienen, hen voorzien van evenementinformatie en -inhoud, en hen begeleiden naar wat ze zoeken.
Online vertegenwoordigers zijn bijzonder belangrijk, omdat ze deelnemers kunnen helpen met eventuele technische problemen of kwesties die ze ondervinden, en tevens nuttige inhoud kunnen delen en hen kunnen helpen contact te maken met andere online deelnemers.
Om de opkomst van uw hybride evenement’s te maximaliseren, moet u het evenement ruim van tevoren op de markt brengen en promoten. Dit kan onder meer e‑mailmarketing, sociale media (van cruciaal belang in de huidige digitale‑first wereld) en het bereik van uw sprekers en sponsors omvatten. Het is de moeite waard uw sprekers en sponsors te vragen uw evenement via hun kanalen (met name LinkedIn) te promoten, omdat dit u een reeds gevestigd en betrokken publiek oplevert.
Overweeg ook het ontwikkelen van “exclusieve” content voor potentiële deelnemers — maak duidelijk op de landingspagina van het evenement dat degenen die zich aanmelden toegang krijgen tot content achter de schermen. Dit kan veel opwinding en hype rond uw evenement creëren. Zodra het ’s over is, maak de content toegankelijk voor iedereen zodat u geïnteresseerde partijen kunt blijven aantrekken.
Wat gebeurt er als een microfoon uitvalt of er verbindingsproblemen optreden? Voor elk mogelijk “probleem” heeft u beschikbare ondersteuning nodig, meer dan bij een uitsluitend offline of online evenement. Bovendien moeten zowel online als on-site teams beschikken over goede communicatie. In het geval van Interprefy kunnen we ons netwerk van on-site AV partners inzetten. We kunnen ook samenwerken met welke partners de klant ook heeft.
Idealiter dient u voor uw hybride evenementen technisch personeel en partners nauwlettend te laten monitoren om eventuele problemen op te lossen — u moet ook de deelnemers (zowel online als offline) geruststellen dat de normale service relatief snel zal worden hervat.
Als uw online evenementbeheersoplossing faalt, is het altijd de moeite waard om een backupoptie te hebben die snel kan worden ingezet.
Geen twee locaties zijn hetzelfde; veel zullen standaard hun eigen mogelijkheden hebben. Sommige zijn beter geschikt voor evenementen dan andere — bijvoorbeeld podiums en surround sound die al zijn geïnstalleerd — dus u moet elke optie zorgvuldig beoordelen om te bepalen wat geschikt is voor uw hybride evenement.
Bandbreedtecapaciteiten zijn essentieel, uiteraard, aangezien u’ll online publiek bedienen en hoogwaardige video- en audiostreams nodig hebben. Evenzo zal de esthetiek van de locatie van belang zijn voor zowel aanwezigen ter plaatse als online, dus zorg ervoor dat u een plek kiest die er goed uitziet en het “thema” van uw evenement belichaamt.
Naast het vinden van de juiste locatie, werk samen met de locatie-exploitanten om de “ideale” on-site architectuur te creëren. U moet ook proberen het zo “veilig” en zo duurzaam-verantwoord mogelijk te maken. Dit zal de deelnemers geruststellen en het merksentiment verhogen.
Aanbevolen resource:
Milieuvriendelijke evenementenplanningsgids: Gratis download verkrijgen
Online evenementbeheer en virtuele hostingplatforms bieden allemaal verschillende functies. Sommige zijn geschikt voor grootschalige evenementen en conferenties, terwijl anderen schitteren wanneer ze’re worden gebruikt voor kleine, persoonlijke bijeenkomsten.
Neem de tijd om de aangeboden oplossingen te evalueren en ze te vergelijken met wat u nodig acht. Het is beter om iets te vinden dat geschikt is voor uw eisen dan te investeren in een allesomvattende oplossing met functies die u nooit gebruikt.
Naast het vinden van de juiste platforms voor uw hybride evenement, heeft u partners en technische opstellingen nodig voor uw on‑site evenement en om verbinding te maken met uw virtuele evenement. U heeft een team nodig dat klaarstaat om dit alles voor u te beheren en personeel om de deelnemers te verzorgen; anders stelt u zich bloot aan enorme onbekende risico’s.
Doordat een hybride evenement oneindig toegankelijker is, mag u verwachten dat mensen van over de hele wereld zullen deelnemen. Met dit in gedachten dient u ervoor te zorgen dat u vertalers en tolken heeft die kunnen inspelen op de meest “gebruikelijke” taalbehoeften. De eenvoudigste manier om deze informatie te achterhalen, is door uw deelnemersgegevens te bekijken — welke talen spreken de meeste deelnemers? Op basis van die gegevens vindt u de juiste vertalers en tolkpartners.
Om een naadloze ervaring te garanderen — zowel op locatie als online — heeft u realtime interpretatieoplossingen nodig die hen in staat stellen de inhoud te beluisteren en deze voor het publiek te interpreteren.
Oplossingen zoals Interprefy maken het eenvoudig om evenementen op grote schaal aan een multinationaal publiek te leveren, en tolken kunnen vanaf elke locatie op elk moment werken. En Interprefy’s project- en technische ondersteuningsteams kunnen u ter plaatse of op afstand ondersteunen.
Het beste deel? Interprefy kan worden toegevoegd aan de meeste populaire webconferentie‑, evenementen‑ en virtuele hostingplatforms. Dus er’s heel weinig dat u hoeft te doen om het werkend te krijgen.
Het belangrijkste ingrediënt voor publieksbetrokkenheid is het bieden van de mogelijkheid aan deelnemers om deel te nemen en te communiceren met mensen op het evenement. Deze “two-way street” is eenvoudig te realiseren met de juiste technologische basis in plaats. Bijvoorbeeld, sprekers kunnen inhoud van virtuele deelnemers integreren door de chatvenster in de gaten te houden of door een toegewijde curator interessante of grappige opmerkingen te laten selecteren en doorgeven. Een andere tactiek is om enkele videostreams van virtuele deelnemers uit te zenden als onderdeel van de presentatie. Wanneer elke deelnemer zichzelf ziet als onderdeel van het evenement, garandeert dat vrijwel zeker een meer meeslepende en betekenisvolle ervaring.
Zodra het evenement voorbij is, is er’s geen reden om de dynamiek niet voort te zetten met nieuwe gerelateerde content die naar de deelnemers kan worden gestuurd. U kunt ook ondersteunende evenementen achteraf koppelen, zoals een paneldiscussie die belangrijke thema's dieper verkent of zelfs deelnemers de kans geven om deel te nemen als ze aan bepaalde criteria voldoen. Door de dynamiek na het evenement voort te zetten, kunt u maximale waarde uit uw investering halen en een continue cyclus van merkblootstelling en betrokkenheid creëren.
Als evenementorganisatoren en deelnemers blijven de voordelen inzien van het kunnen kiezen hoe ze respectievelijk evenementen hosten en bijwonen, hybride evenementen zullen blijven aantrekken van publiek over de hele wereld, zowel online als offline.
De uitdaging voor evenementmanagers is de complexiteit van een dubbele aangelegenheid. Eén evenement, twee ervaringen — en ze moeten consistent zijn. Wat’s online wordt aangeboden, moet offline zo nauwkeurig mogelijk worden gerepliceerd. Evenementmanagers moeten nauwlettend letten op hoe hun evenementen door beide doelgroepen worden ervaren en die informatie gebruiken om continu te verbeteren wat ze doen.