Het vereenvoudigen van interpretatielogistiek voor de World Government Summit

DLC Events is de grootste aanbieder van conferentiesystemen in het Midden-Oosten, en biedt technische evenementoplossingen voor de lokale en internationale markten. Ze zijn sinds juni 2020 een officiële Interprefy AV-partner. Dankzij hun uitgebreide ervaring die zich uitstrekt over bijna 30 jaar, werd DLC Events gekozen om alle interpretatie- en discussiesystemen te leveren voor de World Government Summit die plaatsvond in maart 2022 in Dubai.

The World Government Summit bracht denkers, wereldwijde experts en besluitvormers van over de hele wereld om te delen en bij te dragen aan de ontwikkeling van hulpmiddelen, beleid en modellen die essentieel zijn voor het vormgeven van toekomstige overheden. 

Overzicht

Gelijktijdig met de sluiting van Expo 2020 Dubai werd Interprefy AV-partner DLC Events aangesteld om oplossingen te bieden voor alle interpretatiebehoeften van deze megaconferentie, het grootste evenement in zijn soort. Simultane vertaling werd ter plaatse geleverd in 8 zalen: één hoofdplenaire zaal, de DP World Arena, met 10 talen, drie hoofd sessiezalen, elk met 5 talen, en vier andere vergaderruimtes, elk met 3 talen.

De uitdaging

Logistiek verminderen terwijl veelzijdig blijven

Afgezien van de taak om ervoor te zorgen dat interpretatie werd geleverd aan 8 zalen, kreeg DLC Events bovendien drie problemen om op te lossen voor het evenement:

• Live webinarstream: Interpretatie moest beschikbaar zijn in alle zalen in een live webinarstream gedurende het evenement, één stream per zaal.
• Altijd en overal: Interpretatie vanuit de DP World Arena moest beschikbaar zijn om te worden gehoord in elk van de andere sessiezalen, op elk moment, mocht men ze gebruiken voor extra zitplaatsen wanneer de zitplaatsen in de plenaire arena vol waren.
• Distance between rooms: Interpretation for all rooms needed to be available in the official media centre for the event, located on the other side of the exhibition centre concourse from the main event.

De aanpak

Interprefy's RSI technology in the Cloud and a trusted remote support team

In plaats van kilometers kabel te leggen, een overvloed aan laptops voor de verbindingen te gebruiken en een groot leger technici te vereisen, koos DLC Events ervoor om Interprefy's remote simultane interpretatieplatform in de cloud te gebruiken.

DLC Events is verheugd om door Interprefy ondersteund te worden voor evenementen in de Golfregio. Interprefy biedt een veilige en betrouwbare oplossing voor die gelegenheden waarin traditionele tolkingssystemen niet geschikt zijn.– Lorraine Ludman, Algemeen directeur bij DLC Events

That way, all languages were streamed to the Interprefy platform using a local Dante audio network in each room and a separate token in every event space.

Het aangaan van de uitdagingen en eisen van het organiseren van een internationaal hybride evenement betekent meestal dat we moeten kiezen tussen kwaliteit of kwantiteit, maar de Interprefy-oplossing integreerde zich moeiteloos in het bestaande technische kader.– Miki Morana, Technisch directeur van het evenement bij Field, Morana en Associates.

Het resultaat

Meer dan 4000 fysieke en online deelnemers konden het evenement naadloos volgen, in de taal van hun keuze, terwijl DLC de remote simultane interpretatieoplossing van Interprefy in de cloud gebruikte om de uitdagingen van het evenement op te lossen:

• Live webinarstream: Er werd een doorlopende webinar georganiseerd voor elke ruimte, waarbij de video en audio van de host‑uitzenders werden gebruikt en Interprefy’s naadloze integratietechnologie werd ingezet, waardoor interpretatie aan de webinar werd toegevoegd zodat externe kijkers dezelfde interpretatie konden horen als de aanwezigen in de ruimte. Interprefy’s remote supportteam stond klaar om continu alle feeds te monitoren en, indien nodig, contact te onderhouden met de on‑site technici van DLC Event.
• Altijd en overal: Met de interpretatie van elke kamer die beschikbaar is via de Interprefy Cloud, was het voor de technici ter plaatse handig om de configuratie in elke kamer te wijzigen van het uitzenden van interpretatie naar het ontvangen ervan. Met de eenvoudige wijziging van token naar het plenaire platform kon DLC Events interpretatie van de plenaire sessies leveren in de ontvangers en koptelefoons van elke andere kamer. De overgang van sessieconfiguratie naar overflow-configuratie duurde minder dan een minuut en voorzag moeiteloos in de snelle beslissingen van de eindklant.
• Afstand tussen zalen: Het mediacentrum huisvestte een groot aantal lokale en internationale journalisten, die voorzien werden van een groot scherm om het evenement te bekijken, laptops en internet om gedurende het hele evenement te gebruiken, en interpretatie-ontvangers om te luisteren in de taal van hun keuze. DLC Events zette één laptop op die was aangesloten op een infraroodzender om de interpretatie van het evenement naar de headsets te sturen die door deze journalisten werden gebruikt. De kamer die op het grote scherm in het mediacentrum werd getoond, varieerde afhankelijk van waar de meest interessante sessies plaatsvonden. DLC coördineerde met de instructies van de host-uitzenders toen de feed naar het mediacentrum veranderde van de ene kamer naar de andere, en wijzigde op zijn beurt het token van de laptop die de interpretatiezender voedde. 

We hadden geen zo vlekkeloos evenement kunnen realiseren zonder de Interprefy-technologie die DLC Events leverde.