Ik zat onlangs op een vlucht van Barcelona naar Londen en betrof mezelf nadenkend over de moeilijke situatie waar evenementorganisatoren vandaag mee te maken hebben als het gaat om het gebruik van technologie.
De reden voor mijn reis was om een vakbeurs bij te wonen waar ons bedrijf exposeerde. Deze beurzen zijn een goede manier om de vinger aan de pols van de industrie te houden en daarom slaagde ik erin wat tijd te vinden om enkele van de keynote‑presentaties bij te wonen.
Keer op keer spraken keynote‑sprekers en exposerende leveranciers gepassioneerd over één centraal doel: conferentiebetrokkenheid. Evenementpubliek was in het verleden slechts passieve toeschouwers, zo luidt het argument. Maar vandaag, met geavanceerde technologie binnen handbereik, conferentie betrokkenheid is een belangrijke focus voor deelnemers. Apps, presentatiesoftware en passieve betrokkenheidstechnologieën zijn de instrumenten die PCO's tot hun beschikking hebben om te versterken conferentie betrokkenheid. En de verwachting van de klant is om enige begeleiding te hebben over welke technologieën ze in hun evenement moeten opnemen om het aantal interacties te maximaliseren.
Conferentie organisatoren willen van nature goede resultaten voor hun klanten. En er is enorme druk op organisatoren om het technologische landschap te begrijpen, dat bezaaid is met duizenden apps – sommige omvatten kant-en-klare engagementoplossingen, andere bieden zeer specifieke toepassingen. Het probleem is dat er bij elk evenement vaak verschillende apps zijn, waardoor deelnemers door digitale distributieplatformen moeten scrollen en vervolgens binnen een app moeten zoeken naar zeer specifieke informatie. Hoewel je zou kunnen beweren dat dit engagement is, kun je even goed zeggen dat het’ s een afleiding. En een onnodige.
Dus, hoe kunnen evenementprofessionals technologie effectief omarmen om te versterken conferentiebetrokkenheid onder deelnemers?
Als 2019 was het jaar van betrokkenheid, ik geloof dat 2020 zal het jaar van onderdompeling zijn. Mijn eigen achtergrond is communicatie en marketing. In het hart van mijn beroep staat goed verhalen vertellen. Elk succesvol merk zal in staat zijn zijn waarden duidelijk en beknopt te communiceren om zijn relevantie en vitaliteit te behouden in onze snel veranderende wereld. Op dezelfde manier moeten evenementen een verhaal vertellen, en als we echte conferentie betrokkenheid op emotioneel niveau, zij zullen een consistente en coherente reeks waarden moeten overbrengen bij elke stap van het planningsproces.
Waarom is jouw conferentie plaatsvindt op deze locatie? Hoe zijn uw sprekers en optredens relevant voor de overkoepelende boodschap die u probeert over te brengen? Hoe houdt u rekening met de specifieke behoeften van uw publiek en heeft u een diversiteitsbeleid om tegemoet te komen aan de culturele en linguïstische achtergronden van uw publiek?
Toen het vliegtuig landde op Heathrow, concludeerde ik dat om de technologische problematiek te overwinnen, dit de soorten vragen zijn die in de planningsfase moeten worden aangepakt. Als organisatoren dit kunnen doen, zullen ze later goed gepositioneerd zijn om te verhogen conferentiebetrokkenheid over de hele linie. Zodra een logische reeks gebeurtenissen is gepland met een onderzoek naar de demografie van het publiek, zullen evenementorganisatoren goed gepositioneerd zijn om technologieën te zoeken bij leveranciers die hun waarden delen en daardoor in staat zijn een meeslepende en transformerende gebeurtenis te creëren.
Begrijp het evenement. Zet het om in een reis. En laat het publiek zien dat je aan hen hebt gedacht. Dan heb je een meeslepende reis die mensen zich zullen herinneren.