Hoewel thuiswerken meer flexibiliteit heeft geboden, is het nog steeds bijna onmogelijk om al het personeel op één plek tegelijk te verzamelen.
Agenda’s zijn volgeboekt met vergadering na vergadering, en er is altijd één persoon die met verlof is.
Het’s een lastige situatie, vooral wanneer je belangrijke bedrijfsupdates aan de hele personeelsbestand wilt geven.
Dat is de reden waarom veel organisaties beginnen virtuele town‑hall‑stijl vergaderingen te omarmen.
Het verschil tussen een normaal evenement en een virtuele town hall bijeenkomst is dat het doorgaans bedrijf brede leiderschapsteams bevat die de hele personeelsbestand voorzien van overzichtelijke updates om iedereen up-to-date en op de hoogte te houden.
Met een virtuele townhallvergadering krijgen medewerkers veel van de voordelen van een fysieke bijeenkomst, met als extra bonus dat ze van overal ter wereld kunnen deelnemen.
Ze zijn ook een geweldig hulpmiddel om de bedrijfscultuur te versterken, de teamgeest te vergroten en iedereen afgestemd te houden op de visie van de organisatie.
Het kan echter een uitdaging zijn om de betrokkenheid tijdens een virtueel evenement te behouden, vooral als het een hele dag duurt en veel mensen uitgeput raken door constante videogespreksbijeenkomsten.
Dus, met 55 procent van thuiswerkers voelen zich momenteel minder verbonden met hun bedrijf en 69 procent die burn‑out ervaren, hier zijn mijn top tips voor evenementorganisatoren om hun virtuele town‑hall‑bijeenkomsten boeiender te maken.
Speel wat muziek op de achtergrond terwijl je collega's langzaam beginnen in te bellen. Het kan even duren tot iedereen’s verbonden is en je de sfeer kunt zetten terwijl de anderen wachten.
Dit zet niet alleen de sfeer, het’s een geweldige ijsbreker, omdat het’s meestal een leuke en onverwachte verrassing voor de meesten!
Wat is een betere manier om het moreel van het personeel te verhogen dan te beginnen met een viering?
Werknemerherkenning is een effectieve manier om betrokkenheid te stimuleren, en town hall‑bijeenkomsten zijn de perfecte manier om te benadrukken dat elke persoon’s bijdrage wordt gewaardeerd.
Het kan een medewerker van de maand award zijn, maar het kan ook zo simpel zijn als een shout-out van een andere collega, een beloning voor uitzonderlijke prestaties, of een erkenning voor het demonstreren van bedrijfswaarden.
Onderzoek toont zelfs aan dat werknemers geven de voorkeur aan publieke lof of erkenning boven een loonsverhoging, dus wees niet bang om wat welverdiende erkenning uit te delen.
Er is zoveel dat je je collega's wilt vertellen, maar zo weinig tijd.
Met ieders agenda’s die al druk zijn, wil je hun aandacht niet overbelasten.
Houd het kort, met een duidelijke en realistische agenda en niet meer dan 4 onderwerpen. En zelfs bij deze onderwerpen, probeer te veel in detail te treden te vermijden.
Zorg ervoor dat je de grotere boodschap overbrengt en dat deze blijft hangen. Te veel details geven maakt de boodschap alleen waterig en je loopt het risico de aandacht van je collega's te verliezen.
Altijd dezelfde sprekers gebruiken, of zelfs slechts één host, bij elke town hall is voorspelbaar en eentonig. Waarom niet de microfoon aan iemand anders geven om hun mening te delen?
Nog beter, breng wat pit in de zaak door een verscheidenheid aan presentatoren uit verschillende afdelingen en managementniveaus te gebruiken. Sommige organisaties zijn zelfs een stap verder gegaan en boeken gast- en motivatiesprekers om hun gesprekken bij te wonen.
Maar overweeg om bij elke bedrijf brede townhallbijeenkomst minstens één nieuwe spreker op te nemen, evenals de kans te bieden dat medewerkers gehoord worden. Dit maakt niet alleen verschillende perspectieven vertegenwoordigd, maar creëert ook een eerlijker gevoel van wat er gaande is in de hele organisatie.
De gemiddelde menselijke aandachtsspanne is ongeveer 8 seconden, dus het kort, krachtig en to the point houden is essentieel om mensen betrokken te houden.
Kortere evenementen, niet langer dan één uur, krijgen doorgaans de beste betrokkenheidspercentages onder het publiek, omdat hoe langer het duurt, hoe groter de kans is dat mensen afgeleid raken en de focus verliezen.
Break-out sessies zijn ook een geweldige manier om de concentratie te behouden, net als het toestaan van tijd aan het einde van elke presentatie of sectie voor Q&As. Door de overtollige inhoud te schrappen en de tijdslots behapbaar te houden, is de aandacht van het publiek veel minder geneigd te wankelen.
Betrek uw collega's door een poll of een simpel spel in enkele van uw agendapunten op te nemen. Er is geen eenvoudigere manier om te betrekken dan één enkele klik, maar het creëert een snelle verbinding.
Werknemers verlangen naar nieuwe manieren om met elkaar in contact te komen en een kans weg van de stereotiepe videogespreksbijeenkomst, dus wees creatief.
Vergaderingen don’ t zelfs niet meer binnen de vier muren van het kantoor plaatsvinden. Moedig medewerkers aan om af en toe een wandeling te maken terwijl ze nog steeds via hun smartphones inbellen.
Niet elk idee hoeft een geweldig idee te zijn. Variatie is de specerij van het leven, dus don’t wees niet bang om te experimenteren.
Zorg ervoor dat je feedback krijgt van je team en pas je aanpak aan wanneer nodig om de betrokkenheid op een consistent niveau te houden.
Online townhall-bijeenkomsten maken het gemakkelijker dan ooit om mensen uit alle hoeken van de wereld samen te brengen. Het probleem is dat niet iedereen dezelfde taal spreekt.
Om mensen van verschillende nationaliteiten en achtergronden in realtime met elkaar te laten communiceren, hebben ze intuïtieve tools en software nodig die naadloze interpretatie biedt terwijl het evenement zich ontvouwt.
Realtime vertaaltools zoals het Interprefy-platform voegen livevertaling toe voor multinationale evenementen van alle groottes, terwijl ze organisaties helpen inclusiviteit te bevorderen en taalbarrières te doorbreken, via:
In staat zijn om van een evenement te genieten in je moedertaal is waarschijnlijk de meest effectieve manier om een betrokken publieksbeleving te creëren waar iedereen aan kan deelnemen.
Zodra je je bedrijfsupdates en aankomende doelen hebt gedeeld, zorg ervoor dat je medewerkers de kans krijgen om vragen te stellen en direct contact te maken met je leiderschapsteam.
Overweeg om wat Q&A-tijd in te plannen na elke spreker in de agenda van je virtuele townhall.
Maar zelfs in de meest open en ondersteunende cultuur kan het stellen van een vraag aan het management voor het hele bedrijf intimiderend zijn.
Werknemers kunnen zich ervan weerhouden uit angst om mogelijke onwetendheid bloot te stellen. Maar als een leider opstaat en een vraag stelt, hebben werknemers de mogelijkheid om vanuit een sterke positie deel te nemen.
Er is niets erger dan naar een vergadering gaan en geen woord van iemand kunnen begrijpen. Breng alleen financiële gegevens mee, als je ze tot leven kunt brengen en ze relevant kunt maken voor waar het bedrijf zich hierna op moet richten.
Of it’s te veel zakelijk jargon of vermoeiende dia's, streef ernaar om te ingewikkelde onderwerpen voor je all-hands vergaderingen te vermijden en houd de boodschap simpel, begrijpelijk en to the point.
Townhall-bijeenkomsten zijn veel meer dan alleen een bedrijfsleider die een presentatie geeft aan een menigte mensen.
Deze allesomvattende evenementen kunnen een cruciale rol spelen bij het verhogen van de werknemersmoraal, het sturen van de organisatie‑richting en, belangrijker nog, iedereen betrokken houden.
Hoewel het nog steeds lastig kan zijn om het hele personeelsbestand op één oproep te krijgen, is het vanaf het begin behouden van betrokkenheid bij deze oproepen een zekere manier om je vergaderingen net zo leuk te maken als ze leerzaam zijn.