De COVID-19-pandemie is een belangrijke drijfveer geweest in de snelle adoptie van virtuele omgevingen.
Dit betekent niet dat hun populariteitsstijging onvoorzien was — het format heeft een niche gecreëerd in het evenementenlandschap en zal de kern van fysieke evenementen in de toekomst blijven veranderen. Van hybride evenementen wordt verwacht dat ze steeds relevanter worden, waarbij zowel aanwezige als externe deelnemers worden bediend.
En gedurende enige tijd hebben multinationale ondernemingen, kleinere bedrijven en evenementenbedrijven gekozen voor de online sfeer wanneer fysieke evenementen geen logistieke zin hadden.
De aanhoudende crisis heeft de noodzaak om over te schakelen op digitale-first technologie alleen maar versneld.
Maar met de snelle adoptie komen kinderziektes — een daarvan is de betrokkenheid bij online evenementen. Zonder de stimulatie van een echte omgeving en face-to-face gesprekken, hoe kunnen organisatoren hun online evenementen aantrekkelijker en interactiever maken voor deelnemers?
Naast de uitdagingen van het organiseren van een spannend, stimulerend online evenement, we’re een toename van ‘Zoom‑vermoeidheid’ zien.
Van non-verbale signalen tot lichaamstaal, mensen vertrouwen op meer dan woorden om te begrijpen wat wordt overgebracht. In de virtuele omgeving missen we echter cruciale informatie om lichaamstaal te ontcijferen, waardoor ons brein harder moet werken en tot uitputting kan leiden.
Deze uitdagingen stimuleren innovaties en inspireren evenementorganisatoren om ‘level up’. Een kijkje biedend in wat de toekomst van online evenementbetrokkenheid zou kunnen brengen, het recent aangekondigde NVIDIA Maxine-platform is een cloudgebaseerde suite van GPU-versnelde, AI-videoconferentiesoftware die gericht is op het verbeteren van streamingvideo en betrokkenheid. Bijvoorbeeld, de software’s “gezichtsuitlijning maakt het mogelijk dat gezichten automatisch worden aangepast zodat mensen elkaar lijken te zien tijdens een gesprek, terwijl oogcorrectie helpt om oogcontact te simuleren, zelfs als de camera niet is uitgelijnd met het scherm van de gebruiker”.
Bovendien heeft Zoom de Beta-versie van OnZoom, die een marktplaats is voor meeslepende ervaringen die een reeks extra functies biedt om betrokkenheid te vergroten. Zoals Microsoft, met zijn snel groeiende reeks integraties voor Microsoft Teams. Als onderdeel van hun integratieaanbod heeft Microsoft onlangs aangekondigd dat ze Interprefy hebben uitgenodigd om een RSI-integratie voor Teams te bouwen.
Alle bewijzen wijzen erop dat de grote spelers hun spel verbeteren om de online evenementbeleving te optimaliseren.
We hebben de impact van het annuleren van fysieke evenementen op onze wereldeconomie nog niet gezien. Een studie, in opdracht van de Events Industry Council in 2018 illustreert hoe internationale evenementen tot nu toe belangrijke economische drijvers zijn geweest:
Vooruitkijkend, Bizzabo-onderzoek wijst op een verschuiving van fysieke naar virtuele evenementen. Hun statistieken benadrukken de algemene stemming in het zakelijke landschap op dit moment:
Nu we een tijdperk van digitale interactiviteit betreden, is het aan evenementorganisatoren om nieuwe manieren te vinden om dezelfde economische voordelen als hierboven vermeld te genereren. Daarom moeten online evenementen — en zelfs overtreffen — de waarde, betrokkenheid en interactiviteit bieden die hun live tegenhangers bieden.
Daaruit volgt dat hoe boeiender de evenementen zijn, hoe meer mensen zich ervoor zullen inschrijven.
U kunt bijna voelen hoe de lucht uit de ruimte wordt gezogen wanneer een spreker de aandacht van het publiek verliest. Het’s al moeilijk genoeg om een menigte mensen elke woord van u te laten volgen in een ‘live’ setting, dus stel u de uitdaging voor om een ruimte te beheersen wanneer iemand simpelweg zijn camera uitschakelt en de afleiding de overhand krijgt.
Publieksbetrokkenheid is een van de meest kritieke factoren voor het succes van een evenement. Niet alleen helpt betrokkenheid het ‘het ijs breken’, het zorgt ook voor een betere ervaring als geheel — een ervaring waar mensen eerder waardevolle lessen uit halen.
Echter, het genereren van betrokkenheid is makkelijker gezegd dan gedaan. Evenement MB’s Staat van de Industrie Rapport illustreert de betrokkenheidszorgen van evenementorganisatoren:
Als we naar die statistieken kijken, lijkt het erop dat het antwoord op het genereren van betrokkenheid tweeledig is.
1) Organisatoren en hosts moeten zich onderdompelen in de technologie om het volledige potentieel voor online evenementen te benutten.
2) Of je het nu leuk vindt of niet, de virtuele omgeving verschilt van het live podium. In plaats van te proberen het te repliceren, hebben organisatoren de kans om de aandacht van een veel breder publiek te trekken.
Alles wat nodig is, is wat out-of-the-box denken...
Het creëren van een ruimte waarin mensen zich voldoende op hun gemak voelen om te interageren en hun inzichten te delen, begint vóór het evenement. Gelukkig hebben evenementorganisatoren verschillende creatieve kanalen en strategieën tot hun beschikking.
Als het gaat om het creëren van hype in de aanloop naar een evenement, zijn sociale media en e‑mail uw beste partners. Facebook en LinkedIn stellen u in staat om de mensen die het meest waarschijnlijk zullen registreren te targeten, met behulp van betaalde media‑advertenties, gesponsorde berichten of pop‑upformulieren. Deze kunnen potentiële deelnemers naar een landingspagina met waardevolle inhoud of een registratiepagina voor het evenement leiden. Zodra ze geregistreerd zijn, kan e‑mail nurturing tijdgebonden communicatie inzetten om opwinding op te bouwen en lezers te voorzien van content die de daadwerkelijke evenementervaring verrijkt.
Voor het evenement, het’s een uitstekend idee om geregistreerde deelnemers te onboarden zodat ze weten hoe ze het platform en de interactieve functies moeten gebruiken. Dit zorgt ervoor dat uw publiek zich kan concentreren op de presentaties, in plaats van gefrustreerd te raken omdat ze de chatfunctie niet kunnen begrijpen.
Gamificatie is een andere uitstekende manier om uw publiek te betrekken, zowel vóór als tijdens een evenement. Het opnemen van trivia, puzzels en quizzen in het programma laat mensen ook weten dat het evenement ruimte biedt voor enige ‘ontspanning’, wat een verademing kan zijn als een evenement naar verwachting bijzonder veeleisend voor de geest is.
Het koppelen van prijzen aan spellen in de aanloop kan mensen stimuleren zich te registreren en evenementinhoud te delen om extra aanmeldingen te genereren.
Ten slotte, houd het kort! Zorg voor break‑out‑sessies en zorg ervoor dat er aan het einde van elke presentatie tijd is gereserveerd voor Q&As. Door overbodige elementen te schrappen en de tijdsblokken behapbaar te houden, blijft de aandacht van het publiek minder snel afnemen. Wanneer u hosts selecteert, don’t laat u niets aan het toeval over — ze moeten ervaring hebben met het platform, praktische kennis van de tools die you’ll gebruiken, en een aantoonbare staat van dienst in het leveren van vlotte content die het publiek boeit.
Door het evenement kort te houden, zorgt u er ook voor dat uw deelnemers zich inzetten om tijd vrij te maken voor actieve betrokkenheid tijdens het evenement. Stel u voor dat u zich heeft aangemeld voor een virtueel evenement van 8 uur — hoe groot is de kans dat u de volledige duur voor uw scherm zit? Of schakelt u af en toe tussen uw dagelijkse routine, vergaderingen en komt u af en toe even langs?
Het platform dat u kiest, heeft een directe impact op de betrokkenheid bij uw online evenement. Het moet in staat zijn om het verwachte aantal deelnemers te verwerken zonder concessies te doen aan de visuele en audio‑integriteit. Het moet beschikken over een geïntegreerde chat‑ of Q&A‑tool die snelle en eenvoudige interactie met presentatoren mogelijk maakt, evenals een gemakkelijk toegankelijke hub die bronnen, documentatie en inhoud huisvest die deelnemers waardevol en informatief zullen vinden.
Om netwerken vóór en na het evenement te stimuleren, zoekt u naar functionaliteit die deelnemers helpt één-op-één vergaderingen met sprekers en/of andere deelnemers te plannen zonder het platform te verlaten.
Online-evenementen maken het gemakkelijker dan ooit om mensen van alle hoeken van de wereld samen te brengen. Voor mensen van verschillende nationaliteiten om in realtime deel te nemen, hebben ze intuïtieve tools en software nodig die naadloze vertaling biedt terwijl het evenement zich ontvouwt.
Realtime‑vertalingstools voor multinationale evenementen bevorderen inclusiviteit en zorgen ervoor dat iedereen gedurende het evenement kan deelnemen. Het kunnen genieten van een evenement in een taal waarin u zich prettig voelt — zonder gedoe — is een effectieve manier om een geweldige ervaring te creëren, die mond-tot-mondreclame en potentiële merkambassadeurschap kan stimuleren.
Evenementorganisatoren die zich aanpassen aan nieuwe technologieën en presentatiemethoden, zullen uiteindelijk profiteren van een grotere betrokkenheid en hogere opkomstcijfers in de toekomst.
Een van de meest effectieve manieren om online betrokkenheid bij evenementen te creëren, is ervoor te zorgen dat alle deelnemers van alle talen en nationaliteiten worden bediend.
Van een kant‑klare Remote Simultaneous Interpretation‑platform (RSI) tot het toevoegen van realtime vertaling aan toonaangevende platforms, Interprefy heeft de tools die u nodig heeft voor het succes van uw evenement. Door gebruik te maken van onze cloud‑gebaseerde, live‑vertalingsoplossing, kunt u meer talen aan deelnemers aanbieden, de betrokkenheid van het publiek vergroten en ervoor zorgen dat de inhoud wordt geleverd aan een divers publiek.
Heeft u een aankomend evenement? Plan uw 15-minuten introductiegesprek met een Interprefy-verkoopconsultant over hoe u een verbluffende meertalige ervaring kunt toevoegen om de betrokkenheid bij online evenementen te bevorderen.