Als gevolg van COVID-19 worden evenementen en conferenties over de hele wereld massaal geannuleerd om de verspreiding van het virus’ te beperken.
Voor veel evenementorganisatoren is de oplossing geweest om evenementen online te verplaatsen – kleinere, meer intieme sessies voor deelnemers te leveren. De resultaten zijn tot nu toe overweldigend positief.
In veel opzichten, dit vertegenwoordigt de toekomst van de industrie: het’s gemakkelijker, kosteneffectiever en snel schaalbaar. Er’s geen limiet aan wat bereikt kan worden en vanuit een gezondheids- en veiligheidsstandpunt, er’s geen risico.
Maar hoewel online gaan oplossingen biedt, brengt het ook zijn deel van problemen met zich mee – het meest opvallende is de kwestie van diversiteit en inclusie.
Het verbeteren van diversiteit en inclusie bij evenementen is een voortdurend doel geweest voor evenementorganisatoren en -managers over de hele wereld; het versterkt niet alleen de kwaliteit van de ontvangen inhoud en betrokkenheid, maar helpt ook om evenementen te onderscheiden.
Het verbeteren van diversiteit en inclusie bij een fysiek evenement is echter al moeilijk genoeg, laat staan bij een online gehost evenement. De uitdaging blijft dezelfde, maar de manier waarop deze wordt aangepakt, is volledig anders.
Om u te helpen ervoor te zorgen dat uw online evenementen divers, inclusief en zo succesvol mogelijk zijn, we’hebben een paar tips samengesteld om u te begeleiden in de komende maanden en in de toekomst als het gaat om diversiteit en inclusie voor online evenementen.
Als u uw online‑evenementen diverser en inclusiever wilt maken, moet u taalbarrières wegnemen. U kunt dit doen door interpretatie‑ en vertaaldiensten aan te bieden zodat deelnemers de inhoud in hun gekozen taal kunnen beluisteren.
Er is hier een kans voor online evenementorganisatoren en -managers om een diverser publiek aan te trekken. Veel te vaak gaan mensen niet naar evenementen waarin ze geïnteresseerd zijn omdat de sessies en inhoud worden gepresenteerd in een taal die ze niet begrijpen of niet goed begrijpen. Door uw evenementen online te verplaatsen, de diensten van tolken in te schakelen en hen op afstand te laten werken, kunt u dit probleem onmiddellijk oplossen en content in verschillende talen aanbieden. Hoe meer talen u kunt aanbieden, hoe toegankelijker, diverser en inclusiever uw evenement wordt.
Een belangrijk probleem in de huidige evenementenmarkt is een gebrek aan diversiteit. Dit betreft etniciteit, achtergrond, opleidingsniveau en ervaring.
Om uw online evenementen diverser te maken (en daardoor interessanter en representatiever voor de hedendaagse kwesties), brengt u een verscheidenheid aan experts uit verschillende achtergronden en levenswandel. Bijvoorbeeld, als u een evenement zou organiseren over “Achieving Business Success” en al uw online sprekers witte mannen in de zestiger jaren waren, terwijl uw publiek bestaat uit jongere mannen en vrouwen, zwart en wit, zal uw publiek zich dan inbegrepen voelen? Waarschijnlijk niet.
Wanneer het gaat om diversiteit en inclusie, is het essentieel om rekening te houden met de samenstelling van uw publiek en hun verwachtingen. Geef prioriteit aan vrouwelijke, LGBTQ- en minderheidssprekers – niet voor PR-doeleinden, maar omdat ook zij waardevolle inzichten en kennis hebben die elders mogelijk niet te vinden zijn. Overweeg bovendien een “blind” sprekersselectie. Stel uw basiscriteria vast – d.w.z. leeftijd (afhankelijk van het publiek), sector, expertise – maar vraag geen andere identificerende informatie. Op deze manier zorgt u ervoor dat sprekers worden geselecteerd op basis van de kwaliteit van hun aanvraag.
Don’t alleen uw online evenement op één publiek richten – denk aan de andere doelgroepen die mogelijk geïnteresseerd zijn in de seminars en sessies die u beschikbaar heeft. Voer enkele online enquêtes en marktonderzoek uit om te begrijpen wie mogelijk geïnteresseerd is.
Met de verkregen informatie kunt u beginnen andere doelgroepen te identificeren die mogelijk naar uw online evenementen willen komen. U kunt vervolgens een weloverwogen beslissing nemen over welke talen u tolken wilt inhuren en, op basis van wie uw evenement wil bijwonen, uw platform naar behoefte opschalen.
Dit is een relatief goedkope aanpak die geweldige resultaten voor uw evenement kan opleveren. Gooi uw hengel uit en kijk wat er bijt!
Kosten en beschikbaarheid kunnen de meest significante drempels vormen voor veel mensen. Er zullen ongetwijfeld mensen zijn die naar uw evenement willen gaan, maar ofwel a) het zich niet kunnen veroorloven of b) er geen tickets meer zijn.
Om uw online‑evenementen inclusiever en daardoor diverser te maken, is het’s de moeite waard om ticketkortingen en subsidies te overwegen zodat meer bedrijven kunnen deelnemen – denk aan niet‑gereguleerde organisaties, met name non‑profitorganisaties die afhankelijk zijn van subsidies en donaties, en onderwijsinstellingen met beperkte budgetten die geen ‘extracurriculaire’ uitgaven kunnen veroorloven.
Overweeg bovendien om extra tickets in reserve te houden en ze te korten voor specifieke organisaties waarmee u wilt verbinden of waarvan u weet dat ze niet kunnen toezeggen tot een bepaalde datum. Internationale organisaties hebben bijvoorbeeld tijd nodig om te beslissen wie ze willen laten deelnemen aan uw online evenement.
Ten slotte, nu de datum van het evenement dichterbij komt, organiseer loterijen voor deelname op sociale media. Mensen zullen geneigd zijn om te delen wat je ’doet, wat uiteindelijk je bereik vergroot en je helpt meer geïnteresseerde partijen aan te trekken!
Door al het bovenstaande te doen, ziet u er niet alleen goed uit, maar toont u bedrijven dat u geeft om hen en dat u uw online‑evenementen voor iedereen beschikbaar wilt maken.
We don’t evenementen organiseren of hosten, maar we kunnen een platform bieden om uw evenementen diverser, inclusiever en boeiender te maken.
Ons platform – Interprefy – maakt evenementen toegankelijker door ze online te hosten en in verschillende talen aan te bieden.
Interprefy is een cloud‑gebaseerd interpretatieplatform voor online‑ en on‑site‑evenementen. Via dit platform kunnen tolken vanaf elke locatie werken, waardoor zij hun diensten op afstand kunnen leveren.
Evenementdeelnemers kunnen evenementen “digitaal” bijwonen door verbinding te maken met het platform via de Interprefy-app, en ze kunnen de inhoud beluisteren in hun gewenste taal – realtime geleverd via de tolk. Met Interprefy kunt u de evenementbeleving, diversiteit en inclusie verbeteren, alles met minimale investering.
Ontdek meer over de trends die momenteel de evenementenbeheer in 2020 vormgeven, download ons gratis e‑book door op de onderstaande knop te klikken.